Birden Fazla Toptancıdan Tek Talepte Teklif Nasıl Alınır? Pazar Yerinde RFQ Akışı Adım Adım

RFQ nedir ve pazar yerinde neden kullanılır?

RFQ (Request for Quotation, teklif talebi), bir alıcının belirli ürünler için satıcılardan fiyat ve satış koşulu istemesi sürecidir. Fiyatın yanında ödeme vadesi, teslim süresi ve geçerlilik gibi koşullar da istenir; talep ne kadar net ve standartsa gelen teklifler o kadar kolay karşılaştırılır. Bu yöntem özellikle model kodu belli, standart ürünlerde iyi sonuç verir.

Güvenlik kamerası, alarm, yangın ve geçiş kontrol işlerinde kurulumcu genellikle bir proje için birden fazla kalem alır: kameralar, kayıt cihazı, switch, kablo, sarf malzeme. Her toptancıyı tek tek arayıp aynı listeyi yeniden okumak zaman alır ve herkese farklı bir cümleyle anlatılan liste, karşılaştırılamayan teklifler üretir. Pazar yerinde RFQ bu sorunu çözer: liste bir kez yazılır, aynı şekilde tüm ilgili toptancılara ulaşır.

Bu yazı, talebin nasıl yazılacağını değil, Bayifi pazar yerinde akışın hangi adımlarda işlediğini ve kimin neyi yaptığını anlatır. Talebin içeriğini nasıl yazacağınız için toptancıdan teklif isterken RFQ nasıl yazılır rehberine, gelen teklifleri karşılaştırma yöntemi için farklı toptancıların tekliflerini eşit zemine getirme rehberine bakabilirsiniz.

Akış adım adım: kurulumcu ne yapar, sistem ne yapar?

Akış altı adımda özetlenebilir ve her adımda sorumluluk net biçimde ayrılır. Kurulumcu talebi tanımlar ve teklifleri değerlendirir; sistem talebi uygun toptancılara ulaştırır ve teklifleri düzenli biçimde gösterir; toptancı fiyatını ve koşullarını verir.

• 1. Talebi açma (kurulumcu): Proje başlığı, şehir (teslim yeri) ve ürün satırları girilir. Her satırda marka, model kodu, adet ve gerekirse açıklama bulunur; ihtiyaç tarihi başlığa veya açıklamaya yazılır.
• 2. Katalog eşleştirmesi (sistem): Her satırdaki model kodu pazarın ürün kataloğuyla karşılaştırılır. Büyük-küçük harf, tire, boşluk ve nokta farkı sayılmaz; katalogda karşılığı olmayan satır hiçbir toptancıya gönderilmez ve kurulumcuya bildirilir.
• 3. Dağıtım (sistem): Talep, satırdaki ürünü pazarda aktif ve stoklu listeleyen toptancılara iletilir. Kurulumcunun engellediği firmalar listeye dahil edilmez.
• 4. Teklif verme (toptancı): Toptancı satır bazında birim fiyatını girer, teslim süresi ve garanti gibi bilgileri not alanına yazar. Veremeyeceği satırı nedenini yazarak reddedebilir; ret nedeni kurulumcuya görünür.
• 5. Karşılaştırma ve seçim (kurulumcu): Gelen teklifler satır bazında birim fiyata göre sıralı görünür. Kurulumcu fiyatı, notları, vadeyi ve teslim süresini birlikte değerlendirir.
• 6. Sipariş (kurulumcu ve toptancı): Seçilen teklif için adet, fiyat, teslim ve ödeme koşulları yazılı olarak teyit edilir ve sipariş bu teyide göre oluşur.

Sistemin tarafı: katalog eşleşmesi ve hedef toptancı seçimi

Sistem, talebi marka adına göre değil, satırdaki ürünün kataloğa bağlanmasına göre dağıtır. Model kodu katalogdaki bir ürünle eşleşirse o ürünü aktif ve stoklu listeleyen toptancılar hedef olur; eşleşme yoksa talep kalemi kimseye gitmez. Bu yüzden elle yazılmış, kısaltılmış ya da eksik bir kod, satırın hiç toptancıya ulaşmaması anlamına gelebilir.

Talep bir toptancıya iletildiğinde toptancı o talebi kendi panelinde görür. Toptancının görebildiği satırlar üç durumla sınırlıdır: ürünü şu an stoklu listeliyor olması, talebin ona iletilmiş olması ya da o satıra daha önce fiyat vermiş olması. Böylece bir toptancının stoğu bittiğinde bile daha önce verdiği teklif kaybolmaz ve kurulumcu o teklifi görmeye devam eder.

Talep, açıldıktan sonra sınırlı bir süre açık kalır; Bayifi'de bu süre şu an 48 saattir. Süre dolunca talep pasife geçer ve yeni teklif alamaz. Pazar yerinde fiyat vermenin dayanağı güncel stoktur; stok bilgisinin gerçekliği ve teyidi konusunda stok var yazısı gerçek mi yazısına göz atabilirsiniz.

Neden talep ürünü stokta listeleyene gider, markayı tutana değil?

Ürün eşleşmesi, marka eşleşmesinden daha isabetlidir; çünkü kurulumcunun ihtiyacı bir marka değil, belirli bir model koduna sahip, elde bulunan bir üründür. Aynı markayı satan bir toptancının istenen modeli stokta olmayabilir; marka eşleşmesiyle giden talep ona boşuna ulaşır, zamanını alır ve cevap vermeden bırakılır.

Bunun üç pratik sonucu vardır. Birincisi, toptancı yalnız gerçekten teklif verebileceği talepleri görür; gelen kutusu şişmez ve dikkati önemli taleplere kalır. İkincisi, kurulumcu açısından gelen her teklif, ürünü fiilen elinde bulunduran bir firmadan gelmiş olur. Üçüncüsü, teslim süresi ve stok sorusu baştan netleşir: teklif veren toptancı kalemi zaten raflarında ya da listesinde tutuyordur.

Bayifi bu nedenle markayı tutan herkese toplu dağıtım yapmaz. Bir markanın çok sayıda toptancı tarafından satılması, istenen modelin hepsinde stokta olduğu anlamına gelmez. Markaya göre toptancı keşfetmek istiyorsanız markalar sayfasından başlayabilir, ürünü doğrudan pazar bölümünde arayabilirsiniz; ancak RFQ dağıtımı ürün üzerinden çalışır.

Ayrıca kurulumcu belirli firmaları engelleyebilir; engellenen firma talebi görmez. Bu seçenek, geçmişte sorun yaşadığınız ya da çalışmak istemediğiniz firmalar için kullanılır.

Teklifleri karşılaştırma, pazarlık, geçerlilik süresi ve siparişe geçiş

Teklifler satır bazında görünür ve birim fiyata göre sıralanır; ancak sıralamadaki ilk teklif seçilecek teklif demek değildir. Aynı ürün için fiyat farkı vade, KDV durumu, kargo ve garanti koşullarından kaynaklanabilir. Toptancının nota yazdığı teslim süresi ve garanti bilgisi, toplam maliyet kadar önemlidir.

Küçük bir örnek akış: 12 dome kamera, 1 NVR ve 1 PoE switch isteyen bir kurulumcu Ankara için talep açar. Üç kalemi de stoklu listeleyen bir toptancı üçüne de teklif verir; yalnız kamera ve NVR stoku olan ikinci bir toptancı iki kaleme, switch'i stokta bulunduran üçüncüsü ise yalnız switch kalemine teklif verir. Kurulumcu üç kalemi tek toptancıdan alıp kargoyu birleştirmeyi de, kalemleri farklı firmalardan almayı da seçebilir; hangisi daha uygunsa teklif notlarına bakarak karar verir.

Pazarlık, teklif ekranına bağlı otomatik bir mekanizma değil, kurulumcu ile toptancı arasındaki doğrudan görüşmedir. Gelen tekliflerle elinizde somut bir referans olur; toptancıyla konuşurken adet artışı, peşin ödeme ya da birden fazla kalemin tek siparişte toplanması gibi gerekçelerle koşulları görüşebilirsiniz. Diğer tekliflerden yararlanmak serbesttir; ancak başka firmanın teklif belgesini paylaşmak gerekmez.

Geçerlilik süresi teklifin en kolay atlanan bölümüdür. Türk Borçlar Kanunu madde 3'e göre kabul için süre belirleyerek öneride bulunan kişi, o sürenin sonuna kadar önerisiyle bağlıdır; kabul süre içinde ulaşmazsa bağlılık sona erer. Süre belirtilmemişse madde 5 uyarınca makul bir cevap süresi esas alınır. Bu nedenle teklifin notunda ya da ayrı bir yazışmada geçerlilik süresi yoksa toptancıdan açıkça sorun, seçtiğiniz teklifi de süre bitmeden kabul edin. Döviz bazlı fiyatlarda kur değişiminin etkisi için kur dalgalanmasında teklif geçerlilik süresi yazısı yol gösterir.

Siparişe geçişte seçilen teklifin kapsamı yazılı olarak teyit edilmelidir: model kodları, adetler, birim fiyatlar, KDV durumu, ödeme şekli, teslim yeri ve tarihi. Bu teyit, sonradan çıkabilecek yanlış anlamaları önler ve stok uygunluğu da son kez onaylanmış olur.

Talepte sık yapılan hatalar

Teklif kalitesini en çok düşüren hatalar talebin eksik ya da belirsiz yazılmasıdır. Bunların çoğu, talep göndermeden önce birkaç dakikalık bir kontrolle önlenir.

• Eksik ya da kısaltılmış model kodu: Sonek ve varyantlar farklı ürünleri ifade eder. Kod, üretici etiketindeki veya datasheet'teki haliyle tam yazılmalıdır; kod katalogla eşleşmezse satır hiçbir toptancıya gitmez.
• Pazardan seçmek yerine elle yazmak: Mümkünse ürünü pazar listesinden seçin; böylece yazım farkı riski ortadan kalkar.
• Belirsiz teslim tarihi: 'Acil' ya da 'en kısa sürede' gibi ifadeler farklı yorumlanır. Gerekli tarihi gün olarak yazın ve teslim şehrini belirtin.
• Adedi sonradan değiştirmek: Birim fiyat adede bağlı olabilir. Kesin adet belli değilse aralığı açıklama alanında belirtin.
• Aynı işi iki ayrı talep olarak açmak: Tekrarlanan talepler toptancıyı yorar ve tekliflerin dağınık görünmesine neden olur. Eksik kalemleri baştan tek talepte toplayın; süre dolmuşsa tüm listeyi düzeltilmiş haliyle yeni bir talepte gönderin.
• Karşılaştırma ölçütü belirlememek: Fiyat dışında vade, KDV, kargo ve garanti açıklaması da isteniyorsa talepte baştan belirtilmelidir.

Teklifler gelmezse ne yapılır?

Beklenen sürede teklif gelmemesinin en sık nedeni, talebin hiçbir toptancıya iletilmemesi veya ürünün şu an stokta olmamasıdır. Önce talebin bildirim durumuna bakın: katalogda bulunamayan satırlar için sistem uyarı verir ve bu satırların kimseye gitmediğini bildirir.

Sorunu daraltmak için aşağıdaki sırayı izleyebilirsiniz:

• Model kodunu kontrol edin: Üretici etiketi veya datasheet ile birebir karşılaştırın, ürünü pazardan seçerek yeniden ekleyin.
• Ürünün pazarda listelenip listelenmediğine bakın: Ürünü stokta listeleyen toptancı yoksa talep kimseye gitmez; bu durumda stok oluşmasını beklemek ya da muadil model düşünmek gerekir.
• Muadil model ekleyin: Aynı işi gören eşdeğer ürünü ayrı satır olarak ekleyin; muadil kabul edilebilirliği için eşdeğer ürün onayı yazısına bakın.
• Engelleme listenizi gözden geçirin: Çok sayıda firmayı engellediyseniz hedef toptancı sayısı düşer.
• Süre dolduysa yeni talep açın: Pasife geçen talep yeni teklif almaz; düzeltilmiş bilgilerle yeni bir talep oluşturun.
• Doğrudan fiyat isteyin: Ürün sayfasından ya da sepetten, ürünü listeleyen belirli bir toptancıdan doğrudan fiyat isteyebilirsiniz.
• Stok sorusunu telefonla netleştirin: Ret nedenleri veya cevapsızlık stoğa dair ipucu verir; kritik işlerde ilgili toptancıyı arayın.

Bayifi'de bu akışın yeri

Bayifi, kurulumcular ile toptancıları buluşturan bir B2B pazar yeridir ve RFQ akışı, toptancıların listelediği stoklu ürünlere dayanır. Ürünleri ve stoklu toptancıları pazar bölümünden inceleyebilir, bölgenizdeki firmaları bayiler dizininden bulabilirsiniz. Kurulumcu ya da toptancı olarak akışa katılmak için kaydol sayfasından firmanızı kaydedebilirsiniz.