Eşdeğer Ürün Onayı Nasıl Alınır? Kamera, NVR ve Yangın Panelinde Muadil Marka Teklif Dosyası, Karşılaştırma Tablosu ve Datasheet

Eşdeğer ürün onayı nedir ve kim verir?

Eşdeğer ürün onayı, projede ya da şartnamede adı geçen marka yerine önerdiğiniz ürünün aynı işlevi, aynı performansı ve aynı standart uygunluğunu sağladığını yazılı belgelerle kanıtlayıp işveren, idare, müşavir veya yapı denetim kuruluşundan yazılı kabul almaktır. Sözlü anlaşma ya da saha görüşmesi onay sayılmaz; onay, imzalı bir malzeme onay föyüyle veya yazılı bir cevap yazısıyla kayda geçer.

Onayı veren taraf işin türüne göre değişir. Kamu ihalesinde bu taraf sözleşmeyi yapan idare ve onun kontrol teşkilatıdır. Özel sektör işinde işveren, proje müellifi, müşavir mühendislik firması veya yapı denetim kuruluşu olabilir. Hangi tarafın yetkili olduğunu sözleşme ve şartname belirler; bu yüzden ilk iş, onay makamını ve onay yöntemini sözleşme ekinde görmektir.

Kurulumcu için kural basittir: şartnamede marka yazıyorsa o markayı kurmak ya da yazılı onay almadan başka ürüne geçmemek gerekir. Onaysız değişiklik, hakedişte kesinti, söküm ve yeniden montaj riskini doğurur.

Şartnamede marka yazması ve “veya dengi” ibaresi ne anlama gelir?

Kamu ihalelerinde teknik şartnamede belirli bir marka, model, patent veya menşei göstermek kural olarak yasaktır; 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun 12. maddesi bunu düzenler. Standart bulunmadığında veya teknik özellikler tarif edilemediğinde marka ya da model anılabilir, ancak yanına “veya dengi” ibaresi yazılması gerekir. Aynı madde teknik kriterlerin verimlilik ve işlevselliği gözetmesini, rekabeti engellememesini ve isteklilere fırsat eşitliği sağlamasını ister.

Bu nedenle ihale dokümanında bir marka geçiyorsa o ifade bir referanstır; asıl ölçüt şartnamedeki teknik özelliklerdir. İsteklinin işi, önerdiği ürünün bu özellikleri karşıladığını göstermesidir. Dengi olup olmadığına idare, ihale dokümanında belirtilen kriterlere ve sunulan belgelere göre karar verir. Hangi belgenin hangi aşamada isteneceği ihale dokümanında yazar; bu yüzden idari şartname ve teknik şartnamenin tamamı okunmalıdır.

Özel sektör işlerinde 4734 doğrudan uygulanmaz; yine de iş sözleşmesindeki “marka veya muadili” ifadesi aynı mantıkla okunur. Muadil, ismen aynı sınıfta olan ürün değil, belgelenmiş özellikleri şartnameyle birebir örtüşen üründür. Kamu ihalesi kuralları için teknik şartnamede marka bağımsız ifade ve muadili ibaresi rehberine bakabilirsiniz.

Malzeme onay föyü (submittal) nelerden oluşur?

Malzeme onay föyü, önerilen ürünün kimliğini, teknik verilerini ve belgelerini tek dosyada toplayan ve onay makamının imzasına sunulan formdur. İyi hazırlanmış bir föy, okuyanın başka bir yere bakmadan karar verebilmesini sağlar; eksik föy genellikle tek bir cümleyle “ek bilgi istenmiştir” diye geri döner.

Föyün standart içeriği şu kalemlerden oluşur:

• Proje bilgisi: iş adı, sözleşme veya poz numarası, ilgili şartname maddesi, pafta numarası ve föy revizyon numarası.
• Şartnamede belirtilen ürün: marka, model, kod ve temel özellikleri.
• Önerilen ürün: üretici, model, ürün kodu, menşe ve tedarik şekli.
• Madde madde karşılaştırma tablosu: şartname kriteri, önerilen ürünün değeri ve datasheet sayfa numarası.
• Ekler: güncel datasheet, uygunluk ve test belgeleri, CE uygunluk beyanı, gerekiyorsa performans beyanı ve sertifikalar.
• Uyumluluk beyanı: mevcut veya şartnamedeki cihazlarla birlikte çalışacağına dair üretici belgesi ya da test kaydı.
• Gerekçe: neden öneri yapıldığı (temin süresi, ürünün sonlandırılması, performans eşitliği) ve varsa fark listesi.
• Onay bölümü: kabul, şartlı kabul, düzeltme istenir ve ret seçenekleri; imza, tarih ve kaşe alanları.

Karşılaştırma tablosu nasıl kurulur? Şartname kriteri ve önerilen ürün

Karşılaştırma tablosunun amacı farkları gizlemek değil, her şartname kriterine karşılık gelen değeri belgeyle göstermektir. Onaylayan kişi tabloyu satır satır kontrol eder; tek bir cevapsız satır tüm föyün bekletilmesine yol açabilir.

Tabloyu hazırlarken şu sıra izlenir: önce şartnamedeki her zorunlu özellik ayrı satıra yazılır, sonra önerilen ürünün değeri datasheet'ten aynen aktarılır, ardından “karşılıyor, üstün, farklı” sütunu doldurulur ve her satıra datasheet sayfa numarası eklenir. Şartnamede “en az” diye belirtilen değerlerin eşit ya da üstü olması yeterlidir; “tam” değer istenen satırlarda fark varsa açıkça yazılmalıdır.

Kamera ve kayıt cihazı için tipik kriterler şunlardır:

• Çözünürlük ve sensör boyutu, lens ve görüş açısı, kare hızı.
• Sıkıştırma: H.264, H.265 ve türevleri; kayıt cihazında kanal sayısı, giriş bant genişliği, disk yuvası ve azami disk kapasitesi.
• ONVIF uyumu ve profil desteği (Profile S, T, G ve gerekiyorsa M) ve yazılımın başka marka kameraları kabul edip etmediği.
• IEC 60529'a göre IP koruma sınıfı, darbe dayanımı (IK) ve çalışma sıcaklığı aralığı.
• Güç: PoE standardı (IEEE 802.3af/at/bt) ve en yüksek güç tüketimi; ağ arabirimi.
• Analitik işlevler: şartnamede isteniyorsa hareket, çizgi geçişi, yüz veya plaka tanıma gibi özellikler; siber güvenlik ve parola politikası maddeleri.

Datasheet ve sertifikalar: CE, EN 54, CPR ve TSE

Eşdeğerlik iddiası, üreticinin güncel teknik belgeleriyle yapılır; reklam broşürü ya da dağıtıcı katalog sayfası tek başına yeterli sayılmaz. Datasheet'in sürümü, ürün koduyla birebir eşleşmeli ve belge tarihi güncel olmalıdır. Kodu farklı varyantı (örneğin farklı lens ya da ısıtıcılı model) gösteren belge, onayı geri çevirtir.

Yangın algılama ürünlerinde işin niteliği değişir. Binaların Yangından Korunması Hakkında Yönetmelik'in yangın algılama bölümü, algılama sisteminin ve parçalarının TS EN 54'e uygun olarak üretilmesini, tasarlanmasını, tesis edilmesini ve işletilmesini şart koşar. EN 54 serisi bir tek standart değil, ürün parçalarına ayrılmış bir seridir: EN 54-2 kontrol ve gösterge ekipmanı (yangın paneli), EN 54-3 sesli uyarı cihazları, EN 54-4 güç kaynağı, EN 54-5 ısı dedektörü, EN 54-7 duman dedektörü, EN 54-11 elle alarm butonu ve EN 54-17 kısa devre izolatörü.

Bu serinin birçok parçası, Avrupa'da 305/2011 sayılı Yapı Malzemeleri Tüzüğü (CPR) kapsamında uyumlaştırılmış standarttır. Bu kapsamdaki üründe üretici performans beyanı düzenler ve CE işaretini taşır; yangın algılama ürünleri için uygunluk değerlendirmesi sistemlerinde onaylanmış kuruluşun ürün tip testi ve fabrika üretim kontrolü sertifikasyonu yer alır. Bu yüzden yangın föyünde yalnız “CE'lidir” demek yetmez: ilgili EN 54 parçası, performans beyanı ve onaylanmış kuruluş sertifika numarası gösterilmelidir. Güvenlik kameraları ve kayıt cihazlarında ise ürün türüne göre CE uygunluk beyanı ile test ve uygunluk belgeleri istenir; TSE belgesi gibi ek belgelerin zorunlu olup olmadığını şartname belirler.

Her belge üreticinin kendi adresinden doğrulanabilir olmalıdır. Sertifikanın kapsamında hangi model kodlarının yer aldığı, geçerlilik tarihi ve takip denetimi durumu üretici belgesinden teyit edilmelidir.

Uyumluluk teyidi: NVR-kamera ve panel-dedektör uyumu

Eşdeğer ürünün en büyük riski, tek başına uygun olan cihazın mevcut sistemle birlikte çalışmamasıdır. Datasheet'te “ONVIF destekli” yazması, kameranın seçilen kayıt cihazında tam işlevle çalışacağını garanti etmez; canlı görüntü gelebilir ama hareket algılama olayı, akıllı analitik, ses veya PTZ kontrolü çalışmayabilir.

Kamera ve kayıt cihazı uyumluluğunu kanıtlamanın yolları sıralıdır:

Yangın tarafında risk daha yüksektir. Adreslenebilir (loop) sistemlerde dedektör ve modüller çoğunlukla panel üreticisinin kendi haberleşme protokolüyle konuşur; bu nedenle başka markanın dedektörü aynı loop'a bağlanamayabilir ya da bağlansa bile sertifikalı bir sistem olmaktan çıkabilir. EN 54-13 bu noktada sistem bileşenlerinin uyumluluğu ve bağlanabilirliğinin değerlendirilmesini tanımlar. Panel markası değişiyorsa dedektör, modül, siren ve güç kaynağı da panel üreticisinin uyumlu listesinden seçilmelidir. Alarm tarafında EN 50131 serisi, ev ve ticari hırsız alarm sistemlerinin gereksinimlerini tanımlar; panel ve dedektör birlikte değerlendirilmelidir.

• Kayıt cihazı üreticisinin yayımladığı uyumlu kamera veya protokol listesini almak.
• ONVIF profil desteğini ve desteklenen sürümü iki cihazın belgesinde karşılaştırmak.
• Önce tek kamerayla pilot kurulum yapıp canlı izleme, kayıt, oynatma, olay tetikleme ve firmware güncelleme adımlarını denemek.
• Deneme sonuçlarını fotoğraf ve ekran görüntüsüyle test raporuna eklemek.
• Karışık marka kullanılacaksa hangi işlevlerin kaybedildiğini föyde açıkça yazmak.

Numune, onay süresi ve yazışma sırası

Onay süreci, föyün eksiksiz teslim edilmesiyle başlar ve cevap yazısıyla biter; arada numune istenebilir. Süreyi etkileyen en önemli etken, föyün iş programına göre ne zaman verildiğidir: onay beklerken sipariş ve tedarik süreleri yürüdüğünden föy mümkün olduğunca erken sunulmalıdır.

Tipik yazışma sırası şöyledir:

Numune gerekiyorsa genellikle aynı model kod, aynı yazılım sürümü ve çalışır halde cihaz teslim edilir. Onay süresi sözleşmede ya da şartnamede sayı olarak yazılıysa o süre geçerlidir; yazılı değilse cevap beklemeden sipariş verilmesi, ret halinde stok ve iade yükü doğurur. Onay sonrası yapı denetim kontrolü ve numune onayı aşamasında ürünün sahaya gelen halinin onaylı föye uygun olduğu da kontrol edilir.

• Şartname maddesi ve sözleşme hükmü okunur; muadil teklif edilebildiği teyit edilir.
• Toptancıdan güncel datasheet, sertifikalar, uyumluluk listesi ve varsa stok durumu istenir.
• Karşılaştırma tablosu ve eklerle föy hazırlanır, iç kontrolden geçirilir.
• Föy resmi yazıyla, tarih ve numaralı olarak müşavire veya idareye iletilir; iletim kaydı saklanır.
• Onay makamı kabul, şartlı kabul, düzeltme veya ret cevabı verir; numune istenirse teslim tutanağı düzenlenir.
• Onaylı föy iş programına ve satın alma siparişine işlenir; sahada onaylı kod dışında ürün kullanılmaz.

Ret gerekçeleri ve itiraz

Muadil önerisinin reddi çoğu zaman ürünün kötü olmasından değil, belgenin eksik veya şartnameyle çelişkili olmasından kaynaklanır. Sık görülen gerekçeler, föyü hazırlarken önceden kapatılabilir:

Ret geldiğinde ilk adım gerekçeyi yazılı istemek ve eksik kalemi belgeyle gidermektir. Çoğu durumda düzeltilmiş föy yeniden sunulur. Gerekçe şartnameye aykırı yorumlanıyorsa, kamu işlerinde itiraz yolları ihale dokümanı ve ilgili mevzuatta tanımlıdır; özel işlerde ise sözleşmedeki uyuşmazlık ve değişiklik maddesi geçerlidir. Her durumda yazışmayı ilgili madde numaralarına dayandırmak ve ton olarak teknik kalmak sonucu belirler. Önerilen değişiklik pafta ve metraja da yansıyorsa kamera projesi paftası revizyon yönetimi ve yangın algılama projesi onay süreci rehberleri de işinize yarar.

• Şartnamedeki bir özelliğin önerilen üründe eksik ya da daha düşük olması (örneğin disk kapasitesi, kanal sayısı, IP sınıfı).
• Sertifikanın başka model kodunu kapsaması ya da süresinin dolmuş olması.
• EN 54 gibi zorunlu standart belgesinin sunulmaması ve CPR performans beyanının eksik olması.
• Mevcut sistemle uyumluluğun belgelenmemesi; karışık marka riski.
• Datasheet'in eski sürüm veya genel katalog olması.
• Föyün proje, poz ve pafta bilgileriyle eşleşmemesi.

Toptancının rolü ve Bayifi'deki yeri

Toptancı açısından muadil onayı, kurulumcunun ihtiyaç duyduğu belgeleri hızlı ve eksiksiz sağlamak demektir. Güncel datasheet, model kodu eşleşmesi, sertifika ve performans beyanı kopyaları, uyumlu cihaz listesi ve gerekiyorsa numune temini, onay süresini doğrudan kısaltır. Ürün sonlandırıldığında yerine geçen model ile farkların yazılı verilmesi de aynı şekilde işe yarar.

Bayifi, kurulumcuları ve toptancıları buluşturan bir B2B pazar yeri ve il il firma dizinidir. Anlık stoklu ürünleri pazar bölümünde inceleyebilir, tek talepte birden çok toptancıdan teklif alabilir ve marka sayfalarında üreticilere göre ürünlere ulaşabilirsiniz. Bölgenizdeki kurulumcuları bayiler dizininde bulabilir, firmanızı kaydolarak ekleyebilirsiniz.