Toptancıdan Teklif İsterken RFQ (Fiyat Talebi) Nasıl Yazılır? Eksiksiz Talep Metni ve Örnek Şablon

RFQ nedir ve kurulumcu için neden yazılı olmalı?

RFQ, yani fiyat talebi, alıcının tedarikçilere belirli ürün ve miktarlar için fiyat ve koşul teklifi vermelerini yazılı olarak bildirdiği tekliflendirme yöntemidir. Türkçede genellikle "fiyat talebi", "teklif talebi" ya da "toplu teklif isteme" denir. Uluslararası ticarette ve kamu alımlarında yaygın olan bu yöntem, ürünü ve miktarı belli olan işlerde en verimli sonucu verir.

Kurulumcu açısından RFQ'nun asıl işlevi, farklı toptancılardan gelen cevapların aynı zemine oturmasıdır. "Şu kamerayı kaça verirsiniz?" diye sorulan bir telefon görüşmesinde her toptancı farklı varsayım yapar: biri eşdeğer ürün düşünür, biri nakliyeyi dahil eder, biri stokta olmayan ürünü stokta gibi fiyatlar. Yazılı talep bu belirsizlikleri baştan kapatır.

RFQ ile RFP (öneri talebi) karıştırılmamalıdır. RFQ'da ürün ve adet bellidir, tedarikçiden istenen fiyat ve koşuldur. Çözümün ne olacağının henüz bilinmediği, tedarikçiden tasarım önerisi beklenen işler ise başka bir süreçtir. Güvenlik kamerası, alarm, yangın ve geçiş kontrol malzemesi tedariki çoğunlukla RFQ mantığına uygundur, çünkü kalemler marka, model ve kodla tanımlanabilir.

Talep metninde ürün kalemleri nasıl yazılmalı?

Her kalem için marka, model, ürün kodu ve adet birlikte yazılmalıdır; yalnızca "4 MP kamera" gibi bir tanım toptancıya yorum payı bırakır. Mümkünse üreticinin tam sipariş kodunu (SKU ya da parça numarası) kullanın; aynı model adının lens, renk, gövde ya da bölge sürümü gibi farklı kodları olabilir.

Kalemleri tek tek numaralı bir listeyle verin ve her satırın birimini belirtin: adet, metre, makara, kutu ya da takım. Kablo gibi metre ile satılan ürünlerde makara boyunu ve tipini (örneğin kablonun kategorisi ve iletken türü) yazmak gerekir.

Teklif talebi hazırlarken müşteri adı, adresi ve proje ayrıntılarını paylaşmak zorunda değilsiniz. Kısmi liste paylaşmak yaygın bir yöntemdir: yalnızca teklif istenen kalemleri, adetleriyle birlikte gönderin; projenin tamamını, müşteri bilgisini ya da diğer tedarikçilerden aldığınız teklifleri eklemeyin. Müşteriye ait kişisel veriler (ad, adres, kamera yerleşimi) toptancıdan teklif almak için gerekmez; gereksiz paylaşım hem ticari hem hukuki açıdan sakıncalıdır.

• Marka ve model: üreticinin kullandığı tam ad.
• Ürün kodu: sipariş kodu ya da parça numarası; aynı model adının farklı sürümlerini ayırır.
• Adet ve birim: adet, metre, makara, kutu ya da takım.
• Teknik not: çözünürlük, lens, depolama kapasitesi, port sayısı gibi karışmaya açık özellikler.
• Kullanım yeri: iç mekân ya da dış mekân gibi genel bilgi; müşteri adı ve adresi yazılmaz.

Eşdeğer ürün kabul edilecek mi? Talepte nasıl belirtilir?

Talepte eşdeğer ürünün kabul edilip edilmediği açıkça yazılmalıdır; yazılmazsa toptancı kendi yorumuna göre karar verir. Üç seçenek vardır: yalnızca belirtilen marka ve model, belirtilen ürün ya da tüm teknik şartları sağlayan eşdeğeri, veya marka serbest olup yalnızca teknik şartların aranması.

Eşdeğerlik iddiası, kurulumcunun işine uygunluk açısından yazılı teknik ölçütlere bağlanmalıdır. Bu ölçütler çözünürlük, görüntü sıkıştırma biçimi (örneğin H.265), koruma sınıfı (IEC 60529'a göre IP kodu), PoE gereksinimi (IEEE 802.3af, 802.3at ya da 802.3bt) ve ONVIF uyumluluğudur. ONVIF, kameraların ve kayıt cihazlarının farklı üreticiler arasında haberleşmesini sağlayan açık bir arayüz standardıdır; Profile S, Profile T ve Profile G gibi profiller vardır ve uyumlu ürünler ONVIF'in kendi listesinde aranabilir. "ONVIF uyumlu" ifadesi kendi başına yeterli sayılmamalı, hangi profilin istendiği yazılmalıdır.

Eşdeğer önerisi gelirse teklifte hangi kalemin neyle değiştirildiği ayrı satırda gösterilmelidir. Bu durumda önerilen ürünün veri sayfasını (datasheet) istemek, gerekirse iki ürünü karşılaştırmak mümkün olur. Mevcut sistemle entegre edilecek ürünlerde (aynı marka kayıt cihazı, aynı panel ailesi) eşdeğer kabul etmemek makul bir tercihtir; nedenini kısaca yazmak talebi netleştirir.

• Eşdeğer kabul edilmez: yalnızca yazılı marka ve model teklif edilsin.
• Eşdeğer kabul edilir: önerilen ürün, belirtilen teknik şartları sağlamalı ve veri sayfasıyla gelmeli.
• Marka serbest: yalnızca teknik şartlar yazılır; her kalem için hangi ürünün teklif edildiği belirtilir.

Teslim yeri, istenen tarih, stok durumu ve termin nasıl sorulur?

Teslim koşulu tekliflerin en çok ayrıştığı yerdir; bu yüzden talepte teslim yeri, istenen tarih ve teslim biçimi açıkça yazılmalıdır. Teslim yeri bir depo, şantiye ya da kargo şubesi olabilir; "depodan elden teslim", "nakliye ile adrese teslim" ve "kargo" farklı maliyet ve süre demektir.

Stok durumu için her kalemde ayrı soru sorun: ürün şu an stokta mı, kaç adedi stokta, stokta olmayan kısım için tahmini termin nedir? "Stokta var" ifadesi yazılı olarak teklifte kalem bazında belirtilmelidir. Termin sorusu da kalem bazlı olmalıdır; çünkü birkaç kalem stoktayken bir kalem yoldaysa tüm sipariş o kalemi bekleyebilir ya da kısmi sevkiyat yapılabilir.

Kısmi sevkiyata izin verip vermediğinizi de yazın. Şantiye takvimi sıkı ise stoktaki kalemleri hemen almak, kalanı sonradan teslim almak mantıklı olabilir; ancak her sevkiyatın nakliye maliyeti ayrı doğabilir. Toptancıdan, kısmi sevkiyatta nakliye koşulunun ne olacağını da talepte sormak gerekir.

• Teslim yeri: depo, şantiye ya da kargo şubesi; il ve ilçe düzeyinde.
• İstenen tarih: tarih ya da "sipariş sonrası en geç şu kadar iş günü" biçiminde.
• Stok bilgisi: kalem bazında stokta mevcut adet.
• Termin: stokta olmayan kalem için tahmini teslim süresi.
• Kısmi sevkiyat: kabul edilip edilmediği ve nakliyenin nasıl işleneceği.

Garanti, fatura ve uygunluk belgesi beklentisi talepte nasıl yazılır?

Garanti ve belge beklentisi talepte baştan yazılırsa, teklif karşılaştırmasında "garantisiz ama ucuz" gibi yanıltıcı sonuçların önüne geçilir. Her kalem için garanti süresini ve garantiyi kimin verdiğini (üretici, ithalatçı ya da toptancı) sorun. Garanti kapsamında arıza halinde ürünün nereye gönderileceği ve değişimin nasıl yapılacağı da önemlidir. Bu konunun ayrıntısı için toptancı seçerken nelere bakılmalı ve güvenlik kamerası garanti ve servis rehberlerine bakabilirsiniz.

Fatura konusunda talepte, ürünün Türkiye'de yasal yoldan ithal edilmiş, üreticinin Türkiye'deki ithalatçı ya da dağıtıcısından gelen ve faturayla belgelenebilen bir ürün olmasını istediğinizi yazın. Faturaya ilişkin genel hükümler 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun 229 ile 232. maddelerinde düzenlenir. Ürünlerde seri numarasının faturayla ya da irsaliyeyle eşleştirilebilmesini istemek, garanti başvurusunda işleri kolaylaştırır.

Uygunluk belgesi tarafında, elektronik ürünlerin Türkiye'de piyasaya arzı için gereken CE işareti, Avrupa Birliği uygunluk beyanı ve Türkçe kullanım kılavuzu gibi unsurlar istenebilir. Belge isteğini talepte genel biçimde yazmak yeterlidir: "ürünler için uygunluk beyanı ve Türkçe kılavuz temin edilebilmelidir" gibi. Gerekirse bu belgeler müşteri teslimi sırasında dosyaya eklenir.

Ödeme koşulu, vade ve teklif geçerlilik süresi nasıl sorulur?

Ödeme koşulunu talepte yazmak, teklifin hangi vade ve ödeme yöntemine göre hazırlanacağını belirler. Peşin, havale, kredi kartı, çek-senet ya da cari hesap vadesi için fiyat farklı olabilir; bu yüzden "hangi ödeme yöntemiyle bu fiyat geçerli, diğer yöntemlerde fark nedir" sorusu teklifte açıkça cevaplanmalıdır. Ticari satışlarda ödeme sürelerine ilişkin sınırlar 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun 1530. maddesinde yer alır; vade pazarlığında bu çerçeveyi bilmek faydalıdır.

Teklif geçerlilik süresi ayrı bir soru olarak yazılmalıdır. Türk Borçlar Kanunu'nun 3. maddesine göre süre belirterek icapta bulunan kişi, bu süre bitene kadar icabıyla bağlıdır. Dolayısıyla toptancı teklifinde bir geçerlilik tarihi yazmışsa, o tarihe kadar yaptığınız sipariş genellikle aynı koşullarla kabul edilmelidir. Süre yazılmamışsa fiyatın ne zamana kadar geçerli olacağı belirsiz kalır; bu belirsizlik özellikle kura duyarlı ürünlerde sorun çıkarır. Kur kaynaklı fiyat değişimi ve geçerlilik süresi için kur dalgalanmasında teklif geçerlilik süresi yazısına bakın.

Rezervasyon sorusu da buraya girer: teklif onaylandığında ürünler belirli bir süre sizin adınıza ayrılıyor mu, bunun için avans ya da sipariş onayı gerekiyor mu? Bu bilgi talepte sorulmazsa, teklif geçerli olsa da stok bitmiş olabilir.

Gelen teklifler yalnız birim fiyata göre nasıl karşılaştırılmaz?

Teklifleri karşılaştırırken birim fiyat tek ölçüt olmamalı; teslim süresi, stok, garanti ve KDV ile nakliyenin dahil mi hariç mi olduğu aynı tabloya yazılmalıdır. Aksi halde bir teklif görünürde düşük, fiilî maliyette yüksek çıkabilir.

Karşılaştırma için her teklifi aynı biçime getirmek en pratik yoldur: kalem bazında birim fiyat, KDV dahil ya da hariç durumu, nakliye bedeli, teslim süresi, stok durumu ve garanti bilgisi yan yana yazılır. Bu işlemde kalemlerin hepsi aynı koşula çevrilmelidir. Biri KDV hariç, diğeri KDV dahil verilmişse doğrudan kıyaslanamaz.

Toplam maliyet için basit bir formül kullanılabilir: toplam maliyet = (kalemlerin birim fiyat × adet toplamı) + nakliye + varsa ödeme koşulu farkı; KDV tüm tekliflerde aynı esasa göre (hepsi dahil ya da hepsi hariç) hesaplanmalıdır. Ardından teslim süresinin projenize etkisi ayrıca değerlendirilir, çünkü şantiyede bir hafta gecikmenin maliyeti fiyat farkını aşabilir.

Tüm toptancılara aynı talep metnini gönderin ki cevaplar aynı varsayımlara dayansın; bir toptancının teklif ayrıntısını diğerine aktarmamak ticari ilişkiyi ve gizliliği korur. Teslimde ayıp tespiti için Türk Ticaret Kanunu'nun 23. maddesine göre açıkça belli ayıpların iki gün, sonradan fark edilebilecek ayıpların ise sekiz gün içinde muayene edilip bildirilmesi gerektiğini de teklif aşamasında hatırlamak, teslim kontrolünü planlamaya yardımcı olur. İade ve arıza sürecinin ayrıntısı için RMA ve iade süreci yazısına göz atın.

• Birim fiyat: kalem bazında, aynı birimle.
• KDV: dahil mi hariç mi; tüm teklifler aynı esasa çevrilmeli.
• Nakliye: bedeli, taşıyıcı ve sigorta durumu.
• Teslim ve stok: kalem bazında hazır olan ve beklenen ürünler.
• Garanti: süre, garantiyi veren taraf ve arıza halinde işleyiş.
• Ödeme koşulu: vade ve yönteme göre fiyat farkı.
• Geçerlilik süresi: teklifin hangi tarihe kadar bağlayıcı olduğu.

Örnek teklif talebi şablonu

Aşağıdaki şablon, rakam ve ürün bilgisi içermeyen bir iskelettir; yer tutucuları kendi projenize göre doldurabilirsiniz. Aynı metin e-postayla ya da bir teklif formu üzerinden birden çok toptancıya gönderilebilir. Teknik şartname yazımı gerekiyorsa kamera kurulum teklifi nasıl hazırlanır rehberi de işinize yarar.

• Konu: [Firma adı] adına malzeme fiyat talebi (RFQ) - [tarih].
• Talep eden: firma adı, yetkili adı, telefon ve e-posta.
• Teklif son gönderim tarihi: [tarih ve saat]; teklifler yazılı gönderilmelidir.
• Kalemler: her satırda sıra no, marka, model, ürün kodu, adet ve birim.
• Eşdeğer ürün: kabul edilir / edilmez; kabul ise teknik şartlar ve veri sayfası eklenmelidir.
• Teslim: teslim yeri (il, ilçe), istenen tarih, kısmi sevkiyat kabul edilir / edilmez.
• Stok ve termin: her kalem için stoktaki adet ve stokta olmayan kalemin tahmini teslim süresi belirtilsin.
• Garanti ve belge: garanti süresi ve garantiyi veren taraf; fatura, uygunluk beyanı ve Türkçe kılavuz temini; seri numaralarının fatura ya da irsaliye ile eşleştirilmesi.
• Ödeme: istenen ödeme koşulu; alternatif yöntemlerde fiyat farkı varsa ayrıca belirtilsin.
• Fiyat esası: KDV dahil ya da hariç, nakliye dahil ya da hariç açıkça yazılsın.
• Geçerlilik: teklifin geçerlilik süresi ve rezervasyon koşulu bildirilsin.
• Not: talep, fiyat bilgisi toplamak amacıyla gönderilmiştir; sipariş taahhüdü içermez.

Bayifi'de teklif isteme ve toptancı bulma

Bayifi'de ürün ve stok bilgisi için pazar yeri kullanılabilir; ürün kalemlerinin kodu ve adedi bilindiğinde aynı talep birden çok toptancıya iletilebilir. Talepte yer alan temel alanlar (ürün, adet, teslim yeri ve notlar) bu rehberdeki liste ile örtüşür; ne kadar ayrıntılı yazarsanız teklifler o kadar karşılaştırılabilir gelir.

Toptancıların kurulumculara nasıl ulaştığını merak ediyorsanız toptancılar kurulumculara nasıl ulaşır yazısına, firmanızı dizine eklemek isterseniz kaydol sayfasına, bölgenizdeki kurulumcuları görmek için bayi listesine bakabilirsiniz.