Toptancıda "Stokta Var" Yazısı Gerçek mi? Stok Teyidi, Teslim Süresi ve Kısmi Sevkiyat Nasıl Yönetilir

"Stokta var" ifadesi neden her zaman depoda var demek değildir?

"Stokta var" yazısı, toptancının sistemindeki bir sayının yansımasıdır; o sayının ürünün fiziksel olarak depoda durduğunu, sizin için ayrılabileceğini ve aynı gün sevk edileceğini garanti ettiği anlamına gelmez.

Yanlış anlaşılmanın birkaç yaygın nedeni vardır: stok bilgisi günde bir kez güncelleniyor olabilir, aynı ürün birden çok kanaldan (mağaza, internet sitesi, telefon siparişi) satılıyor olabilir, ürün başka bir şubenin deposunda ya da tedarikçide bulunuyor olabilir veya başkası için ayrılmış bir adet henüz stoktan düşülmemiş olabilir.

Bu yüzden doğru yaklaşım, "stokta var" bilgisini bir vaat değil bir ön bilgi olarak okumak ve kritik siparişlerde ikinci bir doğrulama adımı eklemektir.

Stok türleri: depo stoğu, yoldaki stok, tedarikçi stoğu ve rezerve stok

Toptancı bir ürün için "var" derken dört farklı durumdan birini kastediyor olabilir ve her birinin teslim süresi ve riski farklıdır. Teyit alırken hangisinin kastedildiğini açıkça sormak gerekir.

• Depo stoğu (fiziksel stok): Ürün toptancının kendi deposunda durur ve sayılabilir. Sevk süresi en kısa olandır; yine de başka siparişlere ayrılmış olup olmadığı sorulmalıdır.
• Yoldaki stok: Ürün sipariş edilmiş, sevk edilmiş ya da ithalat sürecindedir ama henüz depoya girmemiştir. Varış tarihi gümrük, nakliye ve depo kabul süreçlerine bağlıdır ve kayabilir.
• Tedarikçi stoğu: Ürün toptancıda değil, onun tedarikçisinde ya da üreticinin deposundadır. Toptancı siparişi aldıktan sonra tedarikçiden isteyecektir; bu da en az bir ek aşama demektir.
• Rezerve stok: Ürün depodadır ama başka bir müşteri, proje ya da teklif için ayrılmıştır. Rakamda görünse de sizin siparişinize uygun olmayabilir; rezervasyonun ne kadar süre geçerli olduğu da belirsizdir.

Sipariş öncesi yazılı stok teyidi nasıl istenir?

Yazılı stok teyidi, sipariş vermeden önce toptancıdan e-posta, mesajlaşma uygulaması veya platform mesajı üzerinden alınan ve ürünün stok durumunu, adedini ve sevk koşulunu açıkça belirten bir bilgi notudur.

Türk Ticaret Kanunu'nun 21. maddesinin üçüncü fıkrasına göre telefonla veya herhangi bir iletişim aracıyla kurulan sözleşmelerde, açıklamaların içeriğini doğrulayan yazıyı alan kişi bunu aldığı tarihten itibaren sekiz gün içinde itiraz etmezse, o teyit yazısının sözleşmeye ve açıklamalara uygun olduğunu kabul etmiş sayılır. Bu hüküm iki yönlüdür: toptancının gönderdiği teyit yazısını dikkatle okuyun, yanlış bir şey varsa sekiz gün içinde yazılı itiraz edin; telefonda konuştuklarınızı da kendiniz kısa bir mesajla özetleyerek karşı tarafa gönderin.

Teyit istemek için kısa bir kalıp yeterlidir: "Şu model kodundan şu adet için, serbest depo stoğundan, bu tarihe kadar rezerve edip bu tarihte sevk edebilir misiniz? Eksik çıkarsa kısmi sevk yapılacak mı?" Cevapta aşağıdaki bilgilerin bulunmasına dikkat edin.

• Tam model kodu ve adet: Marka, seri ve donanım versiyonu (ör. kamera lens seçeneği, PoE desteği, renk) net yazılmalı.
• Stok türü: Depo stoğu mu, yolda mı, tedarikçide mi olduğu belirtilmeli.
• Rezerve süresi: Ürünün sizin adınıza kaç saat veya gün tutulacağı yazılı olmalı.
• Sevk tarihi ve yöntemi: Ödeme ya da onay sonrası kaç iş günü içinde, hangi taşıyıcıyla çıkacağı sorulmalı.
• Teklif geçerlilik süresi: Stok ve fiyat bilgisinin ne zamana kadar geçerli olduğu belirtilmeli.
• Kısmi sevkiyat durumu: Eksik çıkarsa ne olacağı, kalan kısmın tahmini tarihi ve ek kargo bedeli sorulmalı.
• Teyidi veren kişi ve tarih: Mesajın hangi çalışandan, hangi gün ve saatte geldiği kayıtta görünmeli.

Müşteriye kurulum tarihi verirken teslim süresi payı nasıl bırakılır?

Müşteriye verilecek kurulum tarihi, toptancının teslim süresine eklenen güvenlik payı ile hesaplanmalıdır; toptancının iyimser senaryodaki süresi doğrudan müşteri taahhüdüne dönüştürülmemelidir.

Pratik bir hesap yöntemi şöyledir: Kurulum tarihi = Sipariş onayı + toptancı sevk süresi + taşıma süresi + teslim alma ve kontrol süresi + ön hazırlık süresi + güvenlik payı. Ön hazırlık, cihazların bürodan önceden IP planına göre yapılandırılması, disklerin takılması ve etiketlenmesi gibi işlerdir. Güvenlik payı için sabit bir kural yoktur; pratikte toptancının bildirdiği süreye yüzde yirmi beş ile elli arasında bir ek tampon, ya da tek ürüne bağlı kritik projelerde birkaç iş günü eklemek yaygın bir yaklaşımdır.

Müşteriye tek bir tarih yerine aralık vermek ve sözleşmede kurulum tarihini "ürünlerin teslimine bağlı" olarak yazmak, gecikme riskini yönetilebilir kılar. Teslim ve devir tutanağı ile ilgili ayrıntılar için kurulum sözleşmesi ve teslim tutanağı maddeleri rehberine bakabilirsiniz.

• Kritik ürünleri (kayıt cihazı, panel, ana anahtar) önce, kablo ve aksesuar gibi kolay bulunanları sonra sipariş edin.
• Büyük projelerde bütün ürünleri tek seferde değil, kurulum aşamasına göre parti parti sevk ettirin.

Kısmi sevkiyat: kabul mü, ret mi?

Kısmi sevkiyatı kabul etmek ya da reddetmek, sipariş vermeden önce yazılı olarak kararlaştırılması gereken bir tercihtir; sonradan "eksik olanı sonra gönderirim" demesi toptancıya, "bütün sipariş birlikte gelecekti" demesi size hak vermez.

Türk Borçlar Kanunu'nun 84. maddesine göre borcun tamamı belli ve muaccel ise alacaklı kısmen ifayı reddedebilir; kısmen ifayı kabul ederse borçlu, kendisi tarafından ikrar olunan kısmını ifadan kaçınamaz. Tacirler arası satışta ise Türk Ticaret Kanunu'nun 23. maddesinin birinci fıkrasının (a) bendi, satışın kısım kısım yerine getirilmesi mümkünse ya da alıcı çekince koymadan kısmi teslimi kabul etmişse, alıcının haklarını yalnızca teslim edilmeyen kısım için kullanabileceğini düzenler. Beklenen yarar zayıflıyorsa ya da kalan kısmın gereği gibi yerine getirilemeyeceği anlaşılıyorsa sözleşme feshedilebilir.

Bunun pratik anlamı şudur: kısmi teslimi "hiçbir şey demeden" teslim alırsanız ve çekince yazmazsanız, kalan kısım için haklarınız daha dar kalabilir. Teslim alırken irsaliye üzerine veya yazılı olarak "kısmi teslim, kalan adetler için çekincemiz saklıdır" notu düşmek iyi bir alışkanlıktır.

• Kısmi sevkiyatı kabul edin: Kurulum aşamalı ilerliyorsa, eksik ürün işin tamamını durdurmuyorsa ve ek kargo bedeli toptancıya ait ise.
• Kısmi sevkiyatı reddedin: Ürünler birbirine bağlıysa (kayıt cihazı olmadan kameralar çalıştırılamaz, panel olmadan dedektör test edilemez) veya parça parça gelmesi ekip planını bozuyorsa.
• Kalan kısım için yazılı tarih isteyin: "Yakında" yerine tarih ve teslim koşulu yazılmalı.
• Ek kargo bedelini baştan sorun: İkinci sevkiyatın kimin hesabına gideceği netleşmeli.

Stok bitince muadil model kabulü ve proje uyumluluğu

Muadil (eşdeğer) model kabul etmeden önce, ürünün projedeki işlevi ve mevcut sistemle uyumu yazılı olarak kontrol edilmelidir; aynı marka ve benzer görünüm uyumluluğu garanti etmez. Toptancının "aynısı, sadece model kodu farklı" demesi, özellikle teklif kapsamında müşteriye sunulmuş bir ürün varsa, tek başına yeterli değildir.

Kamera ve kayıt cihazı tarafında şunlara bakılır: ONVIF profil desteği (ONVIF, ürünlerin profil uyumunu kayıtlı ve uyumlu ürün listesi üzerinden doğrular; video sistemleri için Profile S, G ve T, erişim kontrol için Profile A, C ve M gibi profiller vardır), video sıkıştırma standardı (ör. H.265 ya da H.264), çözünürlük, lens ve görüş açısı, PoE standardı (IEEE 802.3af, at veya bt) ve güç tüketimi, IP koruma sınıfı (IEC 60529), ayrıca kayıt cihazının kanal sayısı, bant genişliği ve disk kapasitesi.

Alarm ve yangın tarafında muadil kabulü daha hassastır: panelle haberleşme protokolü ve frekans, kablosuz cihazların panele tanıtılabilirliği ve alarm sistemleri için EN 50131 derecesi ya da yangın cihazları için EN 54 uygunluğu gibi unsurlar proje şartnamesinde yazılıysa, muadilin bu şartları karşıladığı belgelenmelidir.

• Muadil önerisini yazılı alın; model kodu, teknik özellik farkları ve garanti koşulu belirtilsin.
• Teknik farkları müşteriyle paylaşın; müşteriye teklif edilen üründen farklı bir model onay almadan takılmamalı.
• Aynı projede karışık modeller kullanılacaksa yazılım, firmware ve yönetim arayüzü uyumunu önceden test edin.
• Muadil, daha düşük özellikli ise fiyat farkını ve teklif kapsamını yeniden konuşun.

Teslim süresi geçerse ne yapılır?

Teslim süresi geçtiğinde ilk adım, sorunu sözlü şikâyet olarak değil, yazılı bir ihtarla dosyalamaktır; çünkü yasal haklar çoğu zaman borçlunun temerrüde düşmesine ve bunun belgelenmesine bağlıdır.

Türk Borçlar Kanunu'nun 117. maddesine göre muaccel bir borcun borçlusu, alacaklının ihtarıyla temerrüde düşer; ifa günü sözleşmede birlikte belirlenmişse bu günün geçmesiyle temerrüt oluşur. Karşılıklı borç yükleyen sözleşmelerde temerrüde düşen tarafa borcun ifası için uygun bir süre verilebilir (madde 123). Verilen sürede ifa edilmezse alacaklı, madde 125 uyarınca ifayı ve gecikme tazminatını isteyebilir; ifadan vazgeçtiğini hemen bildirerek ifa edilmemesinden doğan zararın giderilmesini isteyebilir ya da sözleşmeden dönebilir. Madde 124'e göre süre verilmesinin etkisiz olacağı veya ifanın artık yararsız kalacağı durumlarda süre vermeye gerek yoktur. Somut olayda hangi yolun uygun olduğuna avukatla karar vermek gerekir.

Pratikte izlenecek yol şu sırayla olabilir:

• Sipariş onayı, teyit yazısı ve söz verilen teslim tarihini bir dosyada toplayın.
• Toptancıdan yazılı olarak yeni sevk tarihi ve gecikme nedenini isteyin.
• Yeni süre uygun değilse noter aracılığıyla ya da kayıtlı elektronik posta (KEP) gibi kanıt gücü yüksek bir yöntemle uygun bir süre vererek ifayı isteyin.
• Müşterinize gecikmeyi, nedeniyle birlikte, durum netleşir netleşmez bildirin; alternatif tarih ve gerekiyorsa geçici çözüm sunun.
• İade, hasar veya arıza gibi diğer sorunlar için arıza ve ürün iade (RMA) süreci rehberine de bakın.

Stok bilgisinin gerçek zamanlı takibi: B2B platform ve API avantajı

Stok bilgisinin güvenilirliğini artırmanın yolu, bilgiyi fiyat listesi gibi donmuş bir dosyada değil, toptancının stok sisteminden güncellenen bir kaynakta görmektir. PDF ve Excel fiyat listeleri hazırlandığı andaki durumu gösterir; birkaç saat içinde değişen adetleri yansıtmaz.

B2B platformlar ve toptancı sistemlerinin sunduğu API'ler (uygulama programlama arayüzü) stok adedini, depoyu ve güncellenme zamanını otomatik aktarabilir. Kurulumcu açısından fayda, aynı ürünü birden çok toptancıda karşılaştırırken bilginin ne kadar güncel olduğunu görebilmek ve teklif talebini tek seferde birden çok toptancıya iletebilmektir. Bayifi pazar yerindeki stoklu listeleme mantığı da bu yaklaşıma dayanır: toptancı yalnızca elinde olan ürünü fiyatı ve stok adediyle listeler, talep de ürünü stokta bulunduran toptancılara gider.

Yine de platform ya da API bilgisi tek başına yeterli sayılmamalıdır; adet kritikse veya proje büyükse son adım yine yazılı teyittir. Daha geniş bir tedarik yapısı için kurulumcu için stok ve tedarik yönetimi ve toptancıdan teklif isterken talep nasıl yazılır rehberlerini okuyabilirsiniz.

• Stok sayısının yanında son güncellenme zamanını da görebiliyor musunuz?
• Fiziksel ve serbest stok ayrı gösteriliyor mu?
• Stoklu listelemede ürünün hangi depoda olduğu ve sevk süresi yazıyor mu?

Bayifi'nin bu konudaki yeri

Bayifi, kurulumcular ile toptancıları buluşturan bir B2B pazar yeri ve il il firma dizinidir. Pazar bölümünde toptancıların anlık stoklu ürünlerini inceleyebilir, tek bir talep ile birden çok toptancıdan teklif isteyebilirsiniz; toptancı seçerken toptancı seçerken nelere bakılmalı rehberi de işinize yarayabilir.

Bölgenizdeki firmaları bayi listesinde ve bayi haritasında bulabilirsiniz.