Toptancı Teklif Karşılaştırma: Farklı Toptancılardan Gelen Teklifleri KDV, Vade, Kargo ve Garantiyle Eşit Zemine Getirme

Toptancı fiyat karşılaştırması nasıl yapılır?

Toptancı fiyatlarını karşılaştırmanın doğru yolu, her teklifi aynı alanlara bölüp aynı birimle yeniden yazmaktır. Biri KDV dahil, biri hariç; biri nakit, biri 60 gün vadeli; biri nakliyeyi içerir, biri içermez. Bu hâliyle satırları alt alta koyup en düşük rakamı seçmek, elmayı armutla kıyaslamaktır.

Bu yazı teklifi istemenin değil, gelen teklifleri değerlendirmenin rehberidir. Teklifin nasıl yazılacağı Toptancıdan teklif isterken RFQ nasıl yazılır yazısında anlatılır.

• Vergi durumu: fiyat KDV dahil mi, KDV hariç mi; KDV oranı ürüne göre doğru mu
• Ödeme şekli: nakit, havale, kredi kartı, çek/senet ya da vadeli; vade gün sayısı ve fark oranı
• Sevk: kargo ve nakliye bedeli, kimin ödediği, teslim noktası, sigorta
• Koşullar: minimum sipariş tutarı ya da adedi, teklif geçerlilik süresi, stok teyidi ve teslim süresi
• Ürün kimliği: marka, tam model kodu (SKU), varyant farkı, paket içeriği, ek aksesuarlar
• Güvence: garanti süresi, garantiyi kimin verdiği, arıza işleyişi, ürünün ithalatçı kaydı ve belgeleri
• Belge: fatura, e-irsaliye ya da kağıt irsaliyeli sevk, seri numarası kaydı

KDV dahil mi, hariç mi? Fiyatı aynı vergi zeminine çekme

Karşılaştırma her zaman KDV hariç tutarlar üzerinden yapılmalıdır; çünkü KDV hesaplanan bir vergidir ve fiyatın parçası değildir. 3065 sayılı Katma Değer Vergisi Kanunu'nun 25. maddesine göre hesaplanan KDV matraha dahil değildir; yani toptancının kendi kazancı ve maliyeti KDV hariç tutar üzerinden oluşur. KDV dahil yazılmış bir fiyatı, geçerli oranla bölerek KDV hariç tutara çevirmeden diğer tekliflerle kıyaslamayın.

KDV hariç tutarı bulmanın formülü: KDV hariç tutar = KDV dahil tutar ÷ (1 + KDV oranı). Oranı varsaymayın; ürün ve işlem türüne göre güncel oran faturada yazandır.

KDV'yi indirebilen bir şirket için fatura KDV'si kalıcı maliyet değil, geçici nakit çıkışıdır; Kanun'un 29. maddesi mükellefin kendisine yapılan teslimlerde faturada gösterilen KDV'yi indirebilmesini düzenler. İndirim hakkı olmayan alıcı için KDV dahil tutar gerçek maliyettir. Bu yüzden iki kolon tutun: kıyas için KDV hariç tutar, nakit planı için KDV dahil tutar.

• Teklif metninde ‘fiyatlara KDV dahildir’ ya da ‘KDV hariçtir’ ifadesi yoksa yazılı olarak sorun; sözlü cevaba güvenmeyin
• Tek bir toptancının iki kalemi bile farklı KDV mantığıyla verilmiş olabilir; her satırı ayrı kontrol edin

Nakit, kart ve vade farkı: ödeme şeklini eşitleme

Vadeli ve nakit fiyatı kıyaslamanın tek yolu, vadeli tutarı nakit eşdeğerine çevirmektir. Vadeli teklifin birim fiyatı yüksek görünebilir ama ödemeyi erteleme imkânı verir; nakit teklif ise düşük görünür ama kasadan hemen çıkış demektir. İkisi aynı satırda yarışamaz.

Önce vade farkı oranını bulun: vade farkı oranı = (vadeli tutar − nakit tutar) ÷ nakit tutar. Vadeli teklifi nakit eşdeğerine çevirmek için: nakit eşdeğer = vadeli tutar ÷ (1 + vade farkı oranı). Oranı vade ay sayısına bölerek aylık yaklaşık finansman maliyetini bulur ve kendi kredinizin ya da kasadaki paranızın maliyetiyle karşılaştırırsınız. Erteleme bu maliyetten düşükse vade mantıklıdır; değilse nakit fiyat tercih edilir.

Vade farkı faturada ayrı satır olarak da gelebilir. KDV Kanunu'nun 24. maddesi vade farkı, fiyat farkı ve kur farkı gibi unsurları matraha dahil sayar; yani bu bedeller de KDV'ye tabidir. Teklifte ‘vade farkı sonradan fatura edilir’ yazıyorsa, toplama KDV'siyle birlikte ekleyin. Çek ve senet riskleri için kurulumcu vadeli satış, çek, senet ve tahsilat riski yazısına bakın.

• Peşin iskonto varsa tutarı ve geçerli ödeme gününü yazılı alın
• Dövizle verilen tekliflerde kur tarihini ve hangi kurdan fatura edileceğini sorun
• Vade başlangıcının fatura tarihi mi, sevk tarihi mi, teslim tarihi mi olduğunu netleştirin

Kargo, sevk bedeli ve minimum sipariş toplam fiyatı nasıl değiştirir?

Sevk bedeli teklif tutarının parçasıdır ve toplamı doğrudan değiştirir; ürün bedeli düşük, nakliye yüksek bir teklif, ürün bedeli biraz yüksek ama kapıya teslim bir teklifle aynı noktaya gelebilir. Karşılaştırmada her teklifi aynı teslim noktasına, yani aynı adrese teslim edilmiş maliyete çevirin.

KDV tarafında da bir detay var: Kanun'un 24. maddesine göre teslim alanın gösterdiği yere kadar satıcı tarafından yapılan taşıma, yükleme ve boşaltma giderleri matraha dahildir. Bu yüzden ‘nakliye ücretsiz’ ya da ‘alıcıya ait’ ifadesi teklifte açıkça yazılmalıdır.

Minimum sipariş de karşılaştırmayı bozar. Bir toptancının birim fiyatı düşükse ama minimum sipariş tutarı projenizin ihtiyacından büyükse, fazla alınan ürün stokta bekler ve nakit bağlar. Fiyatı ancak minimum sipariş eşiğini aşarsanız geçerli olan teklifleri, yalnızca o eşiği aşan kısım için kıyaslayın.

• Ağır ve hacimli kalemlerde (kablo makarası, NVR, UPS, siren) nakliye türünü (kargo, kendi aracı, ambar) sorun
• Kargo hasarı ve eksik ürün durumunda sorumluluğun kimde olduğunu yazılı alın
• Sevk bedeli sipariş tutarı belli bir eşiği aşınca kalkıyorsa o eşiği not edin

Teklif geçerlilik süresi ve stok teyidi

Süresi belirsiz ya da çok kısa bir teklif, fiyatın siparişte aynı kalacağını garanti etmez. Teklif geçerlilik süresi, hangi tarihe kadar o fiyattan sipariş verebileceğinizi söyler; stok teyidi ise ürünün o gün gerçekten rafta olup olmadığını söyler. İkisi farklı bilgilerdir ve ayrı ayrı sorulmalıdır.

Süre kısaysa karar süreciniz buna sığmayabilir; müşteri onayı beklediğiniz bir işte 24 saat geçerli teklif ile 7 gün geçerli teklif aynı değerde değildir. Stoksuz bir ürünün fiyatla yer alması da teslim süresini bilinmez yapar.

Stok bilgisini yazılı alın ve teslim süresini gün olarak isteyin. Toptancıların anlık stoklu ürünlerini Bayifi'nin toptan ürün pazarında görmek, stok sorusunu baştan daraltır.

• Teklifin bitiş tarihini gün ve saat olarak yazdırın
• ‘Stokta var’ ifadesinin tam adedi ve depo konumunu kapsayıp kapsamadığını sorun
• Kur dalgalanan dönemlerde fiyat güncelleme hakkını teklif metninden kontrol edin

Ürün kodu eşleştirme ve ek aksesuar: aynı ürünü mü kıyaslıyorsunuz?

Karşılaştırmanın en sık bozulduğu yer, aynı gibi görünen ama farklı varyant olan ürünlerdir. Aynı marka ve aynı seride bile model kodunun son eki lens, ışık menzili, mikrofon, güç girişi ya da bölge versiyonu farkını gösterebilir. Tam model kodunu (SKU) karşılaştırma tablosuna ayrı bir kolon olarak yazın; ‘2 MP kamera’ ya da ‘8 kanallı NVR’ gibi genel tanımlarla yetinmeyin.

NVR ve switch gibi ürünlerde kod aynı olsa bile kanal sayısı, PoE port sayısı ve toplam PoE bütçesi (IEEE 802.3af/at/bt), disk yuvası, kodek (H.265) ve ONVIF uyumu fiyatı etkiler. Eşdeğer ürün kabul ediyorsanız hangi özelliklerin aynı kalacağını önceden belirleyin.

Ek aksesuarlar da sessiz fiyat farkıdır. Kutudan adaptör, montaj ayağı, bağlantı kutusu ya da konnektör çıkmıyorsa bu parçaları ayrıca almak gerekir; eksik olanın tamamlama bedelini o teklife ekleyin.

• Tam model kodunu, paket içeriğini ve varsa varyant adını teklife yazdırın
• Adaptör, montaj kiti, bağlantı kutusu, kablo ve konnektör gibi kalemlerin kutuda olup olmadığını kontrol edin
• Eşdeğer ürün önerilmişse özelliklerini tek tek asıl ürünle karşılaştırın; satır, ancak bu kontrolden sonra tabloya girer

Garanti, ithalatçı kaydı ve belge: aynı güvenceyi mi satın alıyorsunuz?

Garanti süresi tek başına yeterli bilgi değildir; garantiyi kimin verdiği ve arızada ne olacağı fiyat kadar belirleyicidir. Üretici ya da ithalatçı garantisinde servis süreci belgelidir ve ürün seri numarasına bağlıdır; toptancı garantisinde değişim süresi, geçici yedek ürün ve gönderim koşulları toptancının şartlarına kalır.

Garanti Belgesi Yönetmeliği, kapsamındaki mallarda garanti belgesini üretici ya da ithalatçının düzenlemesini, belgenin fatura ile ikame edilemeyeceğini ve garanti süresinin tüketicinin malı teslim aldığı tarihten başlamasını düzenler. Ticari alımlarda koşullar sözleşmeye ve üretici garanti şartlarına göre değişebilir; bu yüzden ‘garanti 2 yıl’ ifadesinin kimden, hangi başlangıç tarihiyle ve hangi servis süreciyle verildiğini yazdırın. Seri numarasını fatura veya irsaliyeyle eşleştirebildiğinizden emin olun.

Ürünün ithalatçı kaydı fiyatın görünmeyen yüzüdür. Kayıt dışı ya da gri yoldan gelmiş ürün çoğu zaman düşük fiyatla teklif edilir ama garanti ve yazılım güncellemesi sorunu çıkarabilir. Çok düşük kalan satırın nedenini sorun; ayrıntı için sahte ve kayıt dışı güvenlik ürünü riski yazısına bakın.

Sevk belgesi de değerlendirmenin parçasıdır. e-İrsaliye, kağıt sevk irsaliyesinin elektronik ortamda düzenlenmesi, iletilmesi ve saklanmasıdır ve 509 sıra no.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'ne dayanır; herkes için zorunlu değildir. Toptancının nasıl bir belgeyle sevk edeceğini önceden sorun; ayrıntı için e-irsaliye ve sevk irsaliyesi rehberi yazısına bakın.

• Garantiyi kimin verdiğini (üretici, ithalatçı veya toptancı) yazılı alın
• Arıza halinde ürünün nereye gideceğini, tahmini değişim ya da onarım süresini ve geçici yedek ürün olup olmadığını sorun
• Teslimde açıkça görülen ayıbı 2 gün, açıkça görülmeyeni teslimden sonra 8 gün içinde ihbar etmeniz gerektiğini bilin: Türk Ticaret Kanunu madde 23/1-c, tacirler arasındaki satışlarda bu süreleri düzenler
• Seri numaralarının fatura ya da irsaliyeyle eşleştirilebildiğinden emin olun

En düşük fiyatlı satır neden toplam maliyette en düşük olmayabilir? Formül ve karar akışı

En düşük birim fiyatlı satır, birim fiyat dışındaki bütün kalemler eşitlenmediği için çoğu zaman toplam maliyette de en düşük çıkmaz. Aşağıdaki formül her teklifi aynı zemine indirir: toplam teslim maliyeti (KDV hariç) = Σ (birim fiyat × adet) + eksik aksesuar tamamlama bedeli + sevk bedeli + vade veya kart farkı − iskonto. Sonuç, aynı adrese teslim, aynı kapsamda ve aynı ödeme şekliyle bulunan tutardır.

Bu formüle bir de risk payı eklenmelidir: teklif süresi dolunca fiyat değişebilir, stok yoksa teslim gecikir, garanti belirsizse arıza maliyeti size kalır. Bu riskler için tabloya ‘güvenceli / belirsiz’ gibi nitel bir kolon ekleyin.

Örnek (rakamsız) karar akışı: aynı kamera ve NVR kalemleri için üç toptancı teklif vermiş olsun. Birincisi en düşük birim fiyatı yazmış ama KDV hariç, nakliye alıcıya ait ve adaptörler yok; ikincisi biraz yüksek ama KDV, kargo ve adaptör dahil, ithalatçı garantili ve stok teyitli; üçüncüsü en uzun vadeyi veriyor ama vade farkı yüksek ve teklif iki gün geçerli. Üçünü KDV hariç, kapıya teslim, adaptör dahil ve nakit eşdeğerle yeniden yazdığınızda sıralamanın başta göründüğünden farklı çıktığını görürsünüz.

• Adım 1: Tüm teklifleri aynı tabloya alın; her alan için toptancıdan yazılı cevap isteyin
• Adım 2: Fiyatları KDV hariç tutara çevirin
• Adım 3: Ürün kodlarını eşleştirin; eşdeğer olmayan satırı eleyin ya da ayrı gösterin
• Adım 4: Eksik aksesuarı, sevk bedelini ve varsa vade/kart farkını ekleyerek toplam teslim maliyetini hesaplayın
• Adım 5: Vadeli teklifleri nakit eşdeğerine çevirin ve kendi finansman maliyetinizle kıyaslayın
• Adım 6: Teklif süresi, stok teyidi, garanti ve belge kolonlarını güvence açısından değerlendirin
• Adım 7: Kalan belirsizlikleri toptancıya yazılı sorun ve siparişi teklifte yazan koşullarla verin

Bayifi'de toptancı ve kurulumcu bulma

Bayifi, güvenlik kamerası, alarm, yangın ve geçiş kontrol sektöründe kurulumcular ile toptancıları buluşturan bir B2B pazar yeri ve il il firma dizinidir. Toptancıların anlık stoklu ürünlerini toptan ürün pazarından görebilir, tek talebi birden çok toptancıya iletip gelen teklifleri bu yazıdaki yöntemle tek tabloda karşılaştırabilirsiniz.

Bölgenizdeki firmaları bayi dizininden bulabilir, firmanızı kaydol sayfasından ekleyebilirsiniz.