E-İrsaliye Zorunluluğu Kimler İçin? Toptancı ve Kurulumcuda Sevk İrsaliyesi Nasıl Düzenlenir

Sevk irsaliyesi nedir, e-İrsaliye kağıt irsaliyeden nasıl ayrılır?

Sevk irsaliyesi, satılan malın alıcıya teslim edilmek üzere taşındığı sırada malın yanında bulunması gereken belgedir; dayanağı Vergi Usul Kanunu'nun (VUK) 230. maddesinin beşinci bendidir. Belgeyi, malı taşıyan ya da taşıtan taraf düzenler: satıcı malı kendisi taşıyor ya da taşıtıyorsa satıcı, alıcı kendi aracıyla alıyor ya da taşıtıyorsa alıcı irsaliye düzenler. Malın bir kargo ya da lojistik firmasının deposundan sevk edildiği durumlarda e-İrsaliyeyi malı taşıyan lojistik firması da düzenleyebilir.

E-İrsaliye, yeni bir belge türü değildir; kağıt sevk irsaliyesiyle aynı hukuki niteliklere sahiptir ve yalnızca elektronik ortamda düzenlenir, alıcıya iletilir, saklanır ve ibraz edilir. Fark, belgenin biçiminde ve izlenebilirliğindedir: e-İrsaliye elektronik sertifika ya da mali mühürle imzalanır ve Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemlerine iletilir; GİB sistemlerine başarıyla gönderilmeyen e-İrsaliye hükümsüz sayılır.

• Zorunlu bilgiler: düzenleme tarihi ve belge numarası; düzenleyenin unvanı, adresi, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası; alıcının unvanı, vergi kimlik numarası, adresi ve farklıysa teslimat adresi; taşınan malın nevi ve miktarı; fiili sevk tarihi ile saat ve dakika olarak sevk zamanı; GİB'in belirlediği karekod ya da barkod.
• Alıcıya iletim: alıcı e-İrsaliye kullanıcısıysa belge GİB sistemleri üzerinden gider; değilse belge yine GİB'e iletilir, alıcıya talebine göre elektronik ortamda ya da kağıt çıktı olarak verilir.

E-irsaliye kimler için zorunludur, kimler için isteğe bağlıdır?

E-İrsaliye, VUK Genel Tebliği (Sıra No: 509) uyarınca yalnızca tebliğde sayılan mükellef grupları için zorunludur; diğer mükellefler için isteğe bağlıdır. İsteğe bağlı kullanmak isteyen mükellefin önce e-Fatura uygulamasına dahil olması, e-İrsaliye düzenleyebilecek hazırlığı tamamlaması ve başvurusunu yapması gerekir.

Güvenlik, alarm, yangın ve geçiş kontrol ürünleri satan toptancıları ve kurulumcuları ilgilendiren kural, tebliğdeki e-Fatura kullanıcısı olup brüt satış hasılatı belirlenen eşiği aşan mükellefler başlığıdır. Tebliğin ilk metninde bu sınır 2018 ve sonraki hesap dönemleri için belirlenmişti; sonradan çıkan 535 sıra numaralı tebliğ (22 Ocak 2022 tarihli Resmî Gazete) 2021 ve sonraki hesap dönemleri için sınırı düşürdü. Güncel eşik tutarı ve geçiş takvimi değişebildiği için kesin rakamı GİB'in e-Belge sayfasından ve mali müşavirinizden doğrulayın.

Eşiği aşan mükellefin e-İrsaliyeye geçiş zamanı, eşiğin aşıldığı hesap dönemini izleyen yılın yedinci ayının başı olarak düzenlenmiştir (doğrulayın). Bu tarihten sonra hem düzenlediği hem aldığı sevk irsaliyelerini, istisnai haller dışında, e-İrsaliye olarak düzenlemek ve almak zorundadır.

• Sektöre bağlı zorunluluklar: EPDK lisansı olan akaryakıt ve benzeri faaliyetler, ÖTV (I) ve (III) sayılı listelerdeki malların imal, ithal ve ana bayi pazarlaması, maden ruhsat sahipleri, şeker üreticileri, Gübre Takip Sistemi kullanıcıları, sebze ve meyve komisyoncu ve tüccarları ile e-Fatura kullanıcısı olan demir ve çelik (GTİP 72 ve 73) imalatçı, ithalatçı ve ihracatçıları.
• Ciroya bağlı zorunluluk: e-Fatura kullanıcısı olup brüt satış hasılatı (veya gayrisafi iş hasılatı) tebliğdeki eşiği aşanlar.
• İdarenin bildirimiyle zorunluluk: GİB riskli ya da vergiye uyumu düşük gördüğü mükellefleri, ciro ve sektöre bakmaksızın yazılı bildirimle ve en az 3 ay hazırlık süresi vererek e-İrsaliyeye geçirebilir.
• Zorunlu olmayanlar: küçük toptancılar ve çoğu kurulumcu kağıt sevk irsaliyesi düzenlemeye devam edebilir; ancak muhatapları e-İrsaliye kullanıcısı olabileceğinden alım tarafını da gözden geçirmek gerekir.

E-irsaliye adım adım nasıl düzenlenir?

E-İrsaliye, mükellefin e-Fatura hesabı üzerinden kullanılır; ayrı bir hesap açmak gerekmez. Başvuru yöntemi, e-Faturada kullandığınız yöntemle aynı olmak zorunda değildir.

Yöntem seçildikten sonra düzenleme akışı kısaca şöyledir; ayrıntılar GİB'in e-İrsaliye Uygulama Kılavuzu'ndadır.

• 1. Yöntemi seçin: GİB Portal (portalda kullanıcı bilgileri alanından e-İrsaliye kullanma seçeneği), kendi yazılımınızla entegrasyon (dilekçe ve test aşaması gerekir) ya da GİB'den izin almış bir özel entegratör.
• 2. İmza aracını hazırlayın: e-İrsaliye için ayrı bir sertifika gerekmez; e-Fatura için kullandığınız elektronik imza ya da mali mühür geçerlidir.
• 3. Alıcıyı sorgulayın: alıcının e-İrsaliye kayıtlı kullanıcı olup olmadığı GİB'in kayıtlı kullanıcılar listesinden öğrenilir; belge buna göre iletilir.
• 4. İrsaliyeyi sevkten önce düzenleyin: belge fiili sevkten önce düzenlenmeli ve GİB sistemlerine başarıyla iletilmelidir. İrsaliye üzerinde düzenleme tarihine ek olarak fiili sevk tarihi ve saati yer alır.
• 5. Araçta bulundurun: malın sevki sırasında araçta e-İrsaliyenin bir kağıt çıktısı bulunur ya da elektronik olarak görüntülenebilir; yol denetiminde belge ibraz edilir ve GİB sistemlerinden doğrulanır. Yalnızca karekod ya da barkodun bulunması tek başına yeterli kabul edilmemiştir (güncel uygulamayı doğrulayın).
• 6. Yanıtı izleyin: alıcı isterse e-İrsaliye yanıtıyla malın ne kadarını kabul ettiğini bildirir; yanıt süresi fatura düzenleme süresi olan 7 günü aşamaz.

E-fatura ile ilişkisi: irsaliye bilgisi fatura içinde mi, fatura irsaliye yerine geçer mi?

E-İrsaliye ile e-Fatura ayrı belgelerdir: irsaliye malın hareketini, fatura satışı belgelendirir. Ortak noktaları iki belgenin birbirine bağlanmasıdır; e-Faturada satılan malların teslim tarihi ve irsaliye numarası bilgisi yer alır, faturadan önce düzenlenmiş bir faturası olan mal için e-İrsaliyede de faturanın tarihi ve numarası yazılmak zorundadır.

Belirli şartlarla fatura irsaliye yerine de geçebilir. Tebliğe göre düzenleme tarihine ek olarak saat ve dakikanın gösterildiği, malın teslimi anında düzenlenen e-Faturanın veya e-Arşiv Faturanın kağıt çıktısı, üzerine İrsaliye yerine geçer ifadesi yazılıp satıcı ya da yetkilisi tarafından imzalanırsa sevk irsaliyesi yerine kullanılabilir. GİB'in sık sorulan sorularında, bu şartlara uygun belge malla birlikte verildiğinde ayrıca matbu veya e-İrsaliye düzenlenmesine gerek olmadığı belirtilir.

• Şart 1: faturada düzenleme tarihi yanında saat ve dakika da gösterilir.
• Şart 2: fatura malın teslimi anında düzenlenir; sevkten günler önce kesilmiş fatura bu işlevi görmez.
• Şart 3: kağıt çıktıya İrsaliye yerine geçer ibaresi yazılır.
• Şart 4: çıktı satıcı ya da yetkilisince imzalanır.
• Dikkat: bu imkândan yararlanırken aynı sevk için ayrıca ikinci bir irsaliye düzenlemeye gerek kalmaz; yine de şartlardan biri eksikse fatura irsaliye yerine geçmez, bu nedenle uygulamayı mali müşavirinizle teyit edin.
• Fatura öncesi sevk: önce irsaliye, sonra fatura düzenleniyorsa fatura tarafında irsaliye numarası ve teslim tarihi alanları doldurulur; 7 günlük fatura süresi izlenir.

Kargo, şoför ve müşteri şantiyesine malzeme götürürken irsaliye

Malı kim taşırsa taşısın, yolda mal varken bir sevk belgesi bulunmalıdır; kargo ile gönderimde belgeyi çoğu zaman gönderen satıcı hazırlar. Satıcı malı kargo firmasına teslim ediyorsa taşıtan satıcı olduğundan irsaliye (ya da şartlara uygun irsaliye yerine geçen fatura) düzenleme yükümlülüğü satıcıdadır.

Kurulumcunun kendi aracıyla ya da şoförüyle müşteri şantiyesine malzeme götürmesinde de aynı kural geçerlidir. Teslim yeri müşterinin ticari adresinden farklıysa irsaliyeye teslimat adresi yazılır; şantiye adresi bu alanın doğal kullanım yeridir. Alıcının kendi aracıyla toptancı deposundan malı alması durumunda ise belgeyi alıcı düzenler ve alıcının e-İrsaliye zorunluluğu varsa bunu e-İrsaliye olarak yapması gerekir.

• Şoförle gönderim: irsaliye aracın içinde, şoförün erişebileceği yerde kağıt olarak ya da elektronik görüntülenebilir halde bulunur.
• Şantiye teslimi: teslimat adresi farklıysa irsaliyede gösterilir; mal şantiyede teslim edilip fatura sonradan kesilecekse irsaliye sevkten önce düzenlenmeli, faturada irsaliye numarası verilmelidir.
• Nihai tüketiciye satış: malı kendi taşıyan nihai tüketici için mala ait fatura veya perakende satış fişinin bulunması şartıyla ayrıca sevk irsaliyesi aranmaz (güncel hükmü doğrulayın).

İade ve değişim sevkiyatında irsaliye nasıl düzenlenir?

İade edilen ya da değiştirilen mal da yeniden taşındığı için yeni bir sevk belgesi gerektirir. E-İrsaliye kullanımında kısmi kabul ve geri gönderim kuralları tebliğde ayrıca düzenlenmiştir.

Alıcı e-İrsaliye yanıtıyla malın yalnızca bir kısmını kabul ettiğini bildirdiyse, kabul edilmeyen malın satıcıya geri gönderimi için yeni bir belge düzenlenir: ilgili tarafın e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı olması halinde e-İrsaliye, kayıtlı olmaması halinde matbu kağıt sevk irsaliyesi gerekir (hangi tarafın kayıtlı olması aranacağını tebliğ ve GİB sık sorulan sorulardan doğrulayın). Alıcı malın tamamını ya da yanlış alıcıya gittiğini bildirerek reddedecekse bu reddin fiili sevkten önce yapılması gerekir; sevkten sonra gönderilen ret yanıtı hükümsüzdür ve yeni bir e-İrsaliye düzenlenir.

• Değişim: geri gelen ve yeni giden mal için ayrı ayrı sevk belgesi düzenlenir.
• Satış iadesinin muhasebesi: iade faturası ya da düzeltme işlemi ayrı bir muhasebe konusudur; irsaliye yalnızca malın fiziki hareketini belgeler. Ayrıntı için kurulumcu e-fatura ve muhasebe rehberine bakabilirsiniz.

İrsaliyesiz mal taşımanın sonucu ve sistem arızasında ne yapılır?

İrsaliyesiz ya da kurallara uygun olmayan irsaliyeyle mal taşımak, VUK'un 353. maddesindeki özel usulsüzlük cezası hükümlerine tabidir; cezanın tutarı yeniden değerleme oranıyla her yıl güncellendiği için rakamı mevzuat.gov.tr ve GİB duyurularından doğrulayın. 2024'te 7524 sayılı Kanunla eklenen düzenleme, aynı belge türünde bir takvim yılı içinde tekrarlanan tespitlerde cezanın kademeli olarak artmasını öngörür; tespit sayısı belge türü bazında takvim yılına göre sayılır.

E-İrsaliye zorunluluğu getirilmiş mükellefin süresinde geçişi yapmaması, ya da düzenlenmesi ve alınması gereken irsaliyeyi e-İrsaliye yerine kağıt olarak düzenlemesi ve alması da kanundaki cezai hükümlere bağlanmıştır. Sistem tarafında yaşanan sorunlar için tebliğ istisna tanır: GİB veya ilgili kamu kurumlarının sistem arızası ya da bakımı, ispat edilmek şartıyla mükellefin veya özel entegratörün sistemindeki arıza ve planlı bakım, mali mühür ya da imza aracının arızalanması veya çalınması ve VUK 13. maddedeki mücbir sebepler bu kapsamdadır.

• Teknik nedenle düzenlenememe: önce matbu sevk irsaliyesi düzenlenir, üzerine e-İrsaliye ayrıca düzenlenecektir ibaresi yazılır; sonradan MATBUDAN tipinde e-İrsaliye oluşturularak matbu belgenin tarihi ve numarası bu belgeye işlenir.
• Yeterli matbu belge: e-Belge düzenleme yetkisi olan mükellefin, arıza ve mücbir sebep hali için yeterli miktarda matbu belge bulundurması beklenir; bu uygulama istisnai olup süreklilik göstermemelidir.
• Mükellefe ait nedenler: geçişi unutmak, imza aracının süresini kaçırmak gibi mükellefe ait nedenler istisna kapsamında sayılmaz.

Özel entegratör ve muhasebe programı seçerken nelere bakılmalı?

E-İrsaliye için kullanılacak yazılımı seçerken asıl ölçüt, aracın GİB'in e-İrsaliye iznine ve teknik kılavuzuna uygun olup olmadığıdır. Özel entegratör olarak çalışabilen kuruluşlar GİB'in e-İrsaliye özel entegratörler listesinde yayımlanır; seçimden önce hizmet sağlayıcının bu listede yer aldığını kontrol edin.

Fiyat-performans karşılaştırmasında kota ve lisans modeli kadar, sevkiyat akışının gerçekten kolaylaştırılıp kolaylaştırılmadığı belirleyicidir. Özellikle stoklu çalışan toptancıda irsaliyeyi stok çıkışı ve faturayla bağlayan bir yapı, tekrar veri girişini azaltır.

• GİB izni: sağlayıcı e-İrsaliye özel entegratörlük iznine sahip mi, güncel listede mi?
• Tek ekranda akış: sipariş, stok çıkışı, irsaliye ve fatura aynı programdan üretilebiliyor mu, irsaliye numarası faturaya otomatik taşınıyor mu?

Bayifi'nin bu konudaki yeri

Bayifi bir muhasebe ya da e-belge yazılımı değildir; irsaliye ve fatura işlemleri için mali müşavirinize ve GİB'e kayıtlı bir hizmet sağlayıcıya başvurmanız gerekir. Bayifi'nin katkısı, sevkiyat sürecinin öncesinde ve sonrasında yer alan ticari taraftır: toptancıların stoktaki güvenlik, alarm, yangın ve geçiş kontrol ürünlerini pazar sayfasında görebilir, tek talep ile birden çok toptancıdan teklif alabilirsiniz.

Bölgenizdeki kurulumcu ve toptancı firmalar için bayiler dizinine, ürün ithalat sürecine ilişkin bilgi için GTİP ve ithalat rehberine, müşteri takibi için teklif takibi rehberine bakabilirsiniz. Firmanızı dizine eklemek için kaydol sayfasını kullanabilirsiniz.