Kurulumcu İçin E-Fatura ve Muhasebe: Malzeme ve İşçilik Kalemleri, Tedarikçi Faturaları, Garanti Arşivi

E-fatura, e-arşiv ve e-belge: kurulumcu için ne anlama gelir?

E-belge uygulamaları, faturanın ve ilgili belgelerin kâğıt yerine elektronik ortamda düzenlenip saklanmasını sağlayan Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemleridir. GİB'in e-Belge sayfasında e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye, e-Defter, e-Serbest Meslek Makbuzu ve e-Müstahsil Makbuzu uygulamaları ayrı başlıklar olarak yer alır.

Kurulumcunun gündelik işinde en çok karşılaştığı ikili şudur: e-Fatura, bu uygulamanın kapsamındaki mükellefler arasında kullanılır; e-Arşiv Fatura ise e-Fatura kapsamına girmeyen mükellefler için elektronik fatura düzenleme yoludur. Hangisinin firmanız için geçerli olduğu mükellefiyet türüne ve GİB'in yayımladığı tebliğlere bağlıdır. Zorunluluk kapsamı zaman içinde değiştiği için tek bir cümleyle genellemek doğru olmaz.

Uygulamaya geçişin iki yolu vardır: GİB'in kendi portalı üzerinden düzenleme ya da GİB'den izinli bir özel entegratörün yazılımı. Portal yöntemi düşük hacimli işler için, entegratör ya da ön muhasebe programına bağlı çözüm ise günde birkaç fatura kesen ve stok takibi yapan firmalar için uygun olabilir. Entegratörlerin güncel listesi GİB'in e-Belge sayfasında yayımlanır.

E-faturaya ve e-arşive geçiş adımları

Geçişin ilk adımı, yükümlülüğün netleştirilmesidir; ardından yöntem seçilir, başvuru yapılır, test edilir ve ancak sonra gerçek faturalar elektronik ortamda kesilir. Aşağıdaki sıra genel bir yol haritasıdır; başvuru ayrıntıları için GİB'in e-Belge ve e-Arşiv Portal sayfaları esas alınmalıdır.

• Mali müşavirle yükümlülüğü netleştirin: firmanızın e-Fatura, e-Arşiv ya da kâğıt fatura kapsamında olup olmadığını ve e-İrsaliye, e-Defter gibi diğer uygulamalarla ilişkisini yazılı olarak teyit edin.
• Yöntemi seçin: GİB portalı mı, özel entegratör mü, ön muhasebe programı mı; günlük fatura adedi, stok takibi ve birden fazla kullanıcı ihtiyacına göre karar verin.
• Başvuru ve kimlik doğrulama: başvuru GİB'in ilgili portal sayfalarından yapılır; gerekli elektronik imza ya da mali mühür tipini başvuru sayfasından kontrol edin.
• Şablonu ve numaralandırmayı hazırlayın: unvan, vergi dairesi, adres ve seri yapısının doğru girildiğini ilk faturadan önce deneme belgesiyle kontrol edin.
• Alıcı bilgisini toplayın: her müşteri için unvan, vergi numarası ve adres bilgisini iş teklifi aşamasında alın; sonradan düzeltme faturası gerekmesin.
• Eski kâğıt düzenini kapatın: geçiş tarihinden sonra kullanılmayan matbu belgelerin ne yapılacağını mali müşavirinize sorun.

Fatura ile ilgili temel kurallar: Vergi Usul Kanunu çerçevesi

Fatura kuralları 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun (VUK) 229 ila 234. maddelerinde düzenlenir. Madde 229 faturayı, satılan mal ya da yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı tutarı gösteren ticari belge olarak tanımlar; madde 230 faturada bulunması gereken asgari bilgileri sayar: düzenleme tarihi, seri ve sıra numarası, satıcı ve alıcının unvanı ile adresi, malın veya işin cinsi, miktarı ve bedeli gibi.

Madde 231 faturaların sıra numarasına göre düzenlenmesini ve mal teslimi ya da hizmetin yapılmasından itibaren en geç yedi gün içinde kesilmesini ister; Hazine ve Maliye Bakanlığı bu süreyi kısaltma yetkisine sahiptir ve süresinde düzenlenmeyen fatura düzenlenmemiş sayılır. Kurulumcu için pratik sonuç şudur: iş teslim edildiğinde fatura bekletilmemelidir.

Madde 232 tacirlerin, serbest meslek erbabının ve diğer sayılan mükelleflerin sattıkları mal ve yaptıkları işler için fatura vermesini, aynı kişilerin yaptıkları alımlar için de fatura istemesini ve almasını zorunlu kılar. Madde 234 ise belge düzenleme yükümlülüğü olmayan kişilerden yapılan alımlarda gider pusulası düzenlenmesini anlatır. Bu maddelerin güncel metni ve istisnaları mevzuat.gov.tr'de bulunur.

Malzeme ve işçilik kalemleri neden ayrı yazılmalı?

Malzeme ve işçilik kalemlerinin ayrı ayrı ve teklifle aynı adlarla yazılması, hem müşteriyle yaşanabilecek anlaşmazlığı hem de muhasebe kaydındaki belirsizliği azaltır. Kamera, kayıt cihazı, kablo ve sarf malzemesi bir mal teslimidir; montaj, yapılandırma ve eğitim ise bir hizmettir. Bu iki grubun vergisel işleyişinin nasıl ele alınacağı firmanın mükellefiyet türüne ve işin niteliğine göre değişebilir, bu yüzden oran ve tutar konusunda mali müşavire danışmak gerekir.

Kalemlerin ayrıştırılması stok açısından da önemlidir: toptancıdan alınan cihaz stoktan çıkarken satış faturasında aynı adet ve model görünürse alış ile satış kaydı birbirini doğrular. Projelerde sıkça şu kalem yapısı kullanılır:

• Cihazlar: kamera, NVR/DVR, alarm paneli, dedektör, switch, monitör; marka, model ve adet olarak ayrı satırlarda.
• Kablo ve sarf malzemesi: ağ kablosu, konnektör, kanal, kutu, adaptör; metraj ya da adetle.
• Montaj işçiliği: nokta başına ya da gün/adam hesabına dayalı, teklifteki tanımla aynı biçimde.
• Programlama ve devreye alma: kayıt ayarı, uzaktan erişim, kullanıcı yetkileri, eğitim.
• Nakliye ve ekipman kullanımı: iskele, platform ya da uzak mesafe gibi ayrı kalem gerektiren giderler.
• Yıllık bakım ve servis sözleşmesi: tek seferlik kurulumdan ayrı, süreye bağlı hizmet olarak.

Tedarikçi faturaları ve stok eşleştirmesi

Toptancıdan alınan her cihazın alış faturası, müşteriye kesilen satış faturasıyla model ve adet bakımından eşleşebilir olmalıdır. Bu eşleşme garanti süreçlerinde, iade ve değişimlerde ve olası vergi incelemesinde firmanın elini güçlendirir. Güvenlik kamerası toptan nereden alınır rehberi tedarikçi seçimini anlatır; bu bölüm ise alım sonrasındaki kayıt düzenini ele alır.

Tek talep ile birden çok toptancıdan teklif alıyorsanız her teklifin kapsamını yazılı olarak saklayın: ürün adı, adet, teslim koşulu, ödeme şekli ve fatura kesecek firmanın unvanı. Teklif ile gelen fatura arasında fark çıkarsa, kayıt bu belgelerle çözülür. Pazar yeri üzerindeki stoklu ürün listeleri alım kararını hızlandırır, ancak alış belgesi her zaman ilgili toptancının kestiği faturadır.

• Fatura bilgisi: siparişte firma unvanı, vergi numarası ve teslimat adresini yazılı olarak verin.
• Seri numarası kaydı: özellikle kayıt cihazı, panel ve kamerada seri numaralarını alış faturası veya irsaliyesiyle birlikte kaydedin.
• İrsaliye ve teslim tutanağı: mal teslim alındığında irsaliye ile fiziksel sayımı karşılaştırın; eksik veya hasarı aynı gün bildirin.
• Fark ve iade: bedel farkı, iade ve değişimlerde düzeltici belgenin (iade faturası ya da muhasebenin önerdiği belge) türünü mali müşavirle belirleyin.
• Ay sonu mutabakatı: tedarikçi cari ekstresi ile kendi kayıtlarınızı ay sonunda karşılaştırın.

Garanti belgeleri ve belge arşivi: ne kadar süre saklanır?

Defter tutmakla yükümlü olanlar, defterlerini ve belgelerini VUK madde 253 uyarınca ilgili oldukları yılı izleyen takvim yılından başlayarak beş yıl saklar; defter tutmakla yükümlü olmayanlar için de fatura, gider pusulası ve müstahsil makbuzunun saklanması madde 254'te benzer biçimde beş yıl olarak düzenlenmiştir. Elektronik ortamda tutulan kayıtların, saklama süresi içinde yetkili makamlara ibrazı ise madde 256 kapsamında ele alınır.

Bu süreler mali belgeler içindir; müşteriye verdiğiniz garantinin süresi bundan farklı olabilir ve genellikle sözleşmede ya da üretici koşullarında belirtilir. Pratikte garanti süresi bitene kadar ilgili fatura, seri numarası, garanti belgesi ve devreye alma tutanağını birlikte tutmak gerekir. İşin sonunda hangi sürenin geçerli olduğunu şüphede bırakmamak için en uzun olanı esas alın.

Her iş dosyası için tek bir klasör yapısı kullanmak, aranan belgenin dakikalar içinde bulunmasını sağlar. Aynı dosya hem müşteri sorusuna hem de muhasebe talebine cevap verir. Saha ekibinin bu belgeleri toplaması için bir süreç kurmak isterseniz saha ekibi ve servis yönetimi yazısındaki iş akışı fikirlerine bakabilirsiniz.

• Alış ve satış faturaları: e-belgeler elektronik ortamda, yedeklenmiş biçimde; gerekirse çıktısı ayrıca.
• Garanti belgeleri ve seri numarası listesi: her iş için cihaz bazında; müşteriye teslim edilen kopyanın tarihi işlenmiş.
• Devreye alma tutanağı: kurulum tarihi, yapılan ayarlar, teslim alan kişinin imzası.
• Teklif, sözleşme ve yazışmalar: kapsam değişikliklerinin yazılı karşılığı.
• Yedekleme: belgeleri en az iki farklı ortamda tutun; kişisel veri içeren belgelerde erişimi sınırlayın.

Aylık muhasebe rutini için kontrol listesi

Aylık rutin, belgeleri sorun çıkmadan önce yakalayan küçük bir kontrol turudur. Aşağıdaki liste mali müşavirinizle birlikte uyarlayabileceğiniz bir başlangıç noktasıdır; vergi oranı ve beyanname takvimi gibi konular bu listenin dışındadır ve mali müşavirin sorumluluğundadır.

• Kesilmemiş faturalar: teslim edilmiş ama faturalanmamış işleri listeleyin; yedi günlük düzenleme süresini hatırlayın.
• Gelen faturalar: e-Fatura gelen kutusunu ve kâğıt belgeleri muhasebeye eksiksiz iletin.
• Stok sayımı: depodaki cihaz sayısı ile alış ve satış kayıtlarını karşılaştırın.
• Tahsilat takibi: vadesi geçen faturaları ve açık hesapları gözden geçirin.
• Garanti ve bakım takvimi: yaklaşan garanti bitişlerini ve yıllık bakım tarihlerini müşteriye bildirin.
• Mali müşavir görüşmesi: belirsiz kalan işlemleri yazılı soru olarak toplayın.

Bayifi'de bu düzenin yeri

Bayifi, güvenlik kamerası, alarm, yangın ve geçiş kontrol alanındaki kurulumcuları toptancılarla buluşturan bir B2B pazar yeri ve il il firma dizinidir; faturalama ve muhasebe işlemleri her firmanın kendi mükellefiyeti ve mali müşaviri üzerinden yürür. Alım tarafında pazar sayfasından toptancıların stoklu ürünlerine bakabilir, iş bulma ve görünürlük tarafında ise bayi listesi ile kurulumcu firmalar müşteriyi nasıl bulur rehberine göz atabilirsiniz. Firmanızı dizine eklemek için kaydol sayfası kullanılabilir.