PDKS Kayıtları Ne Kadar Saklanır? KVKK İmha Süresi, İş Hukuku Zamanaşımı ve Otomatik Silme Ayarı

PDKS kayıtları kaç yıl saklanır? Kısa cevap

PDKS kayıtları için tek ve sabit bir süre yazan özel bir madde yoktur; saklama süresi üç ayrı kaynağın birlikte okunmasıyla çıkar: iş hukukundaki zamanaşımı, SGK'nın işyeri kayıtlarına ilişkin saklama kuralı ve KVKK'daki 'amaç için gerekli süre' ilkesi. Bu yazı genel bilgi verir; kesin hukuki tavsiye değildir ve işletmenin özel durumu için bir hukukçuya ya da mali müşavire danışılmalıdır.

Pratikte işletmelerin çoğu şu çerçeveyi kullanır. Aşağıdaki süreler bir başlangıç noktasıdır; her işletme kendi gerekçesini politikasında yazılı hale getirmelidir.

• Ham giriş-çıkış olayları (kart okutma, parmak izi veya yüz doğrulama logu): ücret alacağı davalarındaki 5 yıllık zamanaşımını karşılayacak şekilde en az 5 yıl.
• Puantaj ve fazla mesai cetvelleri, bordroya esas rapor: bordro ve SGK belgeleriyle birlikte 10 yıl.
• Cihaz hafızasındaki ham olaylar: yazılıma aktarıldıktan ve kontrol edildikten sonra kısa sürede silinir; asıl saklama yazılım veritabanında yapılır.
• Anonimleştirilmiş istatistikler (ortalama devamsızlık, kapı bazlı yoğunluk): kişiyi belirlemediği için süre sınırı KVKK kapsamında aranmaz.
• Devam eden dava, denetim veya şikâyet bulunan kayıtlar: süre dolsa bile ilgili süreç bitene kadar silinmez.

Saklama süresini hangi üç kaynak belirler?

Saklama süresi bir takvim değil bir gerekçe meselesidir: kaydı tutmak için hukuki bir dayanak varsa tutulur, dayanak bittiyse silinir. Bu dayanakları üç grupta toplamak mümkündür.

Birincisi iş hukukudur. 4857 sayılı İş Kanunu'nun 75. maddesi işverene çalıştırdığı her işçi için özlük dosyası düzenleme, kanunlar uyarınca tutmak zorunda olduğu belge ve kayıtları saklama ve yetkili mercilere gösterme yükümlülüğü getirir; madde metni saklama süresini rakamla belirtmez. Aynı kanunun 32. maddesi ise ücret alacaklarında zamanaşımı süresinin beş yıl olduğunu söyler.

İkincisi sosyal güvenlik mevzuatıdır. 5510 sayılı Kanun'un 86. maddesi, işverenlerin işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yıl başından başlamak üzere on yıl süreyle saklamasını ve Kurum istediğinde ibraz etmesini öngörür. Puantaj cetvelinin bu 'belge' kavramına girip girmediği somut belgeye göre değerlendirilir; bordroya ve prim bildirimine dayanak olan puantajı 10 yıl saklamak temkinli ve yaygın bir yaklaşımdır.

Üçüncüsü KVKK'dır. 6698 sayılı Kanun'un 4. maddesi, kişisel verilerin ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmesini bir genel ilke olarak sayar. 7. madde ise işleme sebepleri ortadan kalktığında verinin silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini ister. Yani İş Kanunu ve SGK süreleri 'en az' süreyi, KVKK ise 'en fazla' sınırı belirler; ikisi arasındaki aralık politikada gerekçelendirilir.

Fazla mesai alacağı ve zamanaşımı: kayıtlar neden önemlidir?

PDKS kayıtları, fazla çalışma ücretinin hem ödendiğini hem de ödenmediğini gösterebilen en somut belgelerden biridir; bu yüzden zamanaşımı süresi boyunca elde tutulması işveren lehine de aleyhine de sonuç doğurabilir. İş Kanunu'nun 41. maddesi fazla çalışmayı haftalık kırkbeş saati aşan çalışma olarak tanımlar, her fazla saat için normal saat ücretinin yüzde elli artırılarak ödenmesini ve işçinin onayının alınmasını ister; yıllık fazla çalışma toplamı iki yüz yetmiş saati geçemez.

Ücret alacaklarındaki beş yıllık zamanaşımı, fazla çalışma ücretini de kapsayacak şekilde uygulamada ücret alacağı olarak ele alınır. Kıdem tazminatı gibi bazı alacaklar için de 7036 sayılı Kanun'la eklenen Ek Madde 3 uyarınca beş yıllık süre öngörülmüştür. Zamanaşımının başlangıcı ve kesilmesi dava türüne göre değiştiği için süreyi hesaplarken hukukçu görüşü almak gerekir.

Kayıt tutmanın pratik sonucu şudur:

• İşçi fazla çalışma yaptığını iddia ederse, işyeri giriş-çıkış kayıtları, vardiya çizelgeleri ve imzalı bordro birlikte değerlendirilir; kayıt yoksa işveren elinde karşı delil bulundurmakta zorlanır.
• Kayıtlar yalnız ham halde değil, düzeltme geçmişiyle birlikte saklanmalıdır: kim, hangi gün, hangi gerekçeyle bir girişi değiştirdi ya da ekledi. Bu konu kartı unutma ve eksik giriş-çıkış düzeltme rehberinde ayrıca ele alınmıştır.
• Fazla mesai hesabının dayandığı vardiya kuralları kayıtla birlikte saklanmalıdır; kural değiştiğinde eski sürüm silinmemelidir. Ayrıntı için PDKS vardiya tanımı ve fazla mesai hesabı yazısına bakılabilir.

KVKK'da 'amaç için gerekli süre' ilkesi ve Saklama ve İmha Politikası

PDKS kaydı bir kişisel veridir ve KVKK'ya göre yalnız belirli, açık ve meşru bir amaç için, o amaçla bağlantılı ve ölçülü biçimde tutulabilir. Çalışanın giriş-çıkış saati ücret, çalışma süresi ve iş güvenliği gibi amaçlara hizmet ettiğinde meşrudur; 'belki lazım olur' gerekçesiyle süresiz tutulması ise ilkeye aykırı olur.

Saklama süresini KVKK açısından savunulabilir kılan şey, her veri türü için bir amaç ve bir dayanak yazmaktır. Örneğin 'ücret hesabı ve fazla mesai ispatı: 5 yıl', 'SGK ve bordro belgeleri: 10 yıl', 'iş güvenliği için bina doluluk bilgisi: 1 ay' gibi ayrı satırlar, tek bir 'tüm veriler 10 yıl' ifadesinden daha doğru bir tablo çizer.

Kimlik tespiti için biyometrik veri (parmak izi şablonu, yüz verisi) kullanılıyorsa, Kanun'un 6. maddesi biyometrik verileri özel nitelikli kişisel veri sayar ve daha sıkı koşullara bağlar. Cihazın ham görüntü mü yoksa matematiksel şablon mu sakladığı üretici belgesinden teyit edilmelidir; biyometrik yöntem yerine kart ya da PIN gibi daha az müdahaleci alternatifin yeterli olup olmadığı da hukukçuyla değerlendirilmelidir.

PDKS verisi, işletmenin Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası'nda ayrı bir kalem olarak yer almalıdır. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik'in 5. maddesi, sicile kayıt yükümlüsü veri sorumlularının veri envanteriyle uyumlu bir politika hazırlamasını ister; 6. madde ise politikanın asgari içeriğini sayar. Sicil yükümlüsü olmayan işletmeler için de yazılı bir saklama düzeni kurmak iyi uygulamadır.

Politikada PDKS için şu başlıklar bulunmalıdır:

• Amaç ve hukuki dayanak: ücret hesabı, fazla mesai takibi, iş sağlığı ve güvenliği, İş Kanunu ve SGK yükümlülükleri.
• Saklama ortamları: terminal hafızası, yerel sunucu veritabanı, bulut hizmeti, dışa aktarılan Excel veya CSV dosyaları, bordro programı, yedek diskler.
• Veri türü başına süre: ham olay, puantaj raporu, düzeltme logu, biyometrik şablon, ziyaretçi kaydı.
• İmha yöntemi: silme, yok etme veya anonim hale getirme; hangi ortamda hangisinin uygulanacağı.
• Sorumlular: kaydı kim siler, kim onaylar, kim imha tutanağını arşivler.
• Periyodik imha aralığı: genellikle 6 ay veya daha kısa.

Periyodik imha aralığı: 6 ayı geçemez

Silme yükümlülüğü doğduktan sonra veri bir sonraki periyodik imha turunda silinmelidir ve bu aralık hiçbir durumda 6 ayı geçemez. Yönetmeliğin 11. maddesine göre politikası olan veri sorumlusu, yükümlülüğün doğduğu tarihi izleyen ilk periyodik imha işleminde veriyi siler, yok eder veya anonim hale getirir; aralığı politikada kendisi belirler ancak bu süre her halde altı ayı aşamaz. Politikası bulunmayan veri sorumlusu için yönetmelik üç aylık bir süre öngörür.

Yapılan her silme, yok etme veya anonim hale getirme işleminin kayıt altına alınması ve kaydın diğer hukuki yükümlülükler saklı kalmak üzere en az üç yıl saklanması gerekir (Yönetmelik, madde 7). Yani PDKS verisini silmek kadar, 'şu tarihte şu dönemin verisini şu yöntemle sildik' tutanağını bulundurmak da önemlidir.

Adım adım uygulama şöyledir:

• Her altı ayda bir (ya da politikadaki daha kısa aralıkta) saklama süresi dolan kayıtlar sorgulanır.
• Devam eden dava, denetim veya ilgili kişi başvurusu olan kayıtlar listeden çıkarılır.
• Kalan kayıtlar yazılım veritabanından silinir; gerekiyorsa kişisel alanlar anonimleştirilir.
• Cihaz hafızası, dışa aktarılan dosyalar ve yedekler için aynı tur tekrarlanır.
• İmha tutanağı hazırlanır, tarih, kapsam, yöntem ve sorumlu yazılır ve üç yıl saklanır.

Hangi kayıt kimlikle, hangisi anonim tutulur?

Bir kaydın kimlikle mi anonim mi tutulacağı, o kaydın hâlâ bir kişiyle ilişkilendirilmesini gerektiren bir amaca hizmet edip etmediğine bağlıdır. Ücret ve fazla mesai ispatı amacı bittiğinde kişiyi gösteren alanlar silinir; istatistiksel amaç sürüyorsa yalnız toplu veri kalır.

Yönetmeliğe göre anonim hale getirme, verilerin başka verilerle eşleştirilse bile kimliği belirli ya da belirlenebilir bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Yalnız ad sütununu silmek ya da kart numarasını bırakmak yetmez; sicil numarası, kart numarası, vardiya ve kapı bilgisinin birleşimi kişiyi hâlâ belirleyebilir.

• Kart numarası ve sicil numarasıyla tutulacaklar: ücret ve fazla mesai ispatına dayanak ham olaylar, puantaj cetveli, düzeltme logları, bordro eki raporlar.
• Anonim ya da toplu tutulabilecekler: günlük kapı geçiş sayısı, bölüm bazında ortalama mesai süresi, devamsızlık oranları.
• Süre bitince silinecekler: biyometrik şablonlar, çalışan fotoğrafı, ziyaretçi kimlik fotokopisi.
• Hiç saklanmaması gerekenler: işe yaramayan ek alanlar, amacı belirsiz konum izleri. Saha personeli için konum verisi ayrıca mobil PDKS ve KVKK rehberinde ele alınmıştır.

Eski çalışan, cihaz hafızası, veritabanı ve yedekler

Çalışan ayrıldığında verinin tamamı hemen silinmez; ama kimlik ve erişim verileri hızla temizlenir, ücret ve SGK ile ilgili kayıtlar ise saklama süresi boyunca ayrı bir arşivde tutulur. İş ilişkisi bittiği için PDKS'te aktif kullanım amacı kalmaz: kart iptal edilir, biyometrik şablon silinir, yetkiler kaldırılır. Giriş-çıkış geçmişi ise bordro ve zamanaşımı amacıyla saklanmaya devam eder.

Aynı verinin farklı yerlerdeki kopyaları ayrı ayrı ele alınmalıdır, çünkü silme işlemi bir ortamda yapılınca diğerlerinde otomatik tamamlanmaz.

• Terminal (cihaz) hafızası: Kart okuyucu ve kontrolörler sınırlı sayıda olayı kendi hafızasında tutar. Olaylar yazılıma çekildikten sonra cihazdaki kopyanın silinmesi ya da hafızanın dönmeli çalışması gerekir; kapasite için kontrolör kullanıcı ve olay hafızası rehberine bakılabilir.
• Yazılım veritabanı: Asıl saklama burada yapılır; silme işlemi veritabanı düzeyinde ve kullanıcı arayüzünde yapılan 'pasife alma' ile karıştırılmamalıdır. Pasife alınan kayıt silinmiş sayılmaz.
• Dışa aktarılan dosyalar: Bordro için üretilen Excel ve CSV dosyaları e-posta, ortak klasör ve masaüstünde kopya bırakır; bunlar da imha kapsamına alınır. Aktarım düzeni için PDKS verisini bordro programına aktarma yazısı faydalıdır.
• Yedekler: Yedekten silme, canlı veritabanından silmeden ayrı bir adımdır. Yedek döngüsü (örneğin 30 ya da 90 günlük dönen yedek) politikada yazılırsa, yedekteki veri en geç o döngü sonunda kendiliğinden kaybolur. Bu süre imha aralığının içinde kalmalıdır.
• Bulut hizmeti: Hizmet sağlayıcının silme süresi ve sunucu konumu sözleşmeden teyit edilmeli, hizmet bittiğinde veri iadesi ve silme belgesi istenmelidir. Lisans ve veri taşıma ayrıntıları için yerel sunucu, bulut ve abonelik karşılaştırması incelenebilir.

Kurulumcu müşteriye otomatik silme ayarını nasıl kurar?

Kurulumcu, saklama süresini kararlaştıran taraf değil, kararı yazılımda çalışır hale getiren taraftır; süreyi veri sorumlusu olan müşteri işletme belirler. Kurulum keşfinde bu süre sorulmalı ve yazılıma kaydedilmelidir; keşif soruları için PDKS kurulum keşif soruları rehberi kullanılabilir.

Önerilen sıra şudur:

• Müşteriden yazılı saklama kararını alın (ham olay kaç yıl, puantaj kaç yıl, yedek kaç gün). Karar yoksa 'müşteri belirler' notuyla teslim edin; süreyi kendiniz uydurmayın.
• Yazılımda otomatik temizleme ya da arşivleme görevi varsa, her veri türü için ayrı süre tanımlayın; yoksa takvime bağlı elle imha görevi ve sorumlusu yazılsın.
• Ayrılan çalışan için 'kart iptal, biyometrik şablon sil, yetki kaldır' kontrol listesi hazırlayın.
• Terminal hafızası için olay çekme aralığını ve cihaz üzerindeki silme ya da dönen hafıza ayarını kontrol edin; saat sapması kayıtların sırasını bozduğu için saat sapması ve NTP ayarını da teslimatta kontrol edin.
• Yedekleme düzenini (dönme süresi, yedeğin saklandığı yer) müşteriye yazılı verin ve yedeğin imha aralığı içinde döndüğünü gösterin.
• Silme işleminin denetim izini açın: kim, ne zaman, hangi dönemi sildi bilgisi raporlanabilmelidir. Bunun için yazılımın raporlama ve denetim izi özelliği önemlidir.
• Teslimat belgesine 'otomatik silme etkin / değil', 'süre', 'son test tarihi' satırlarını ekleyin.

Bayifi bu konuda nerede devreye girer?

Bayifi, PDKS ve geçiş kontrol kurulumu için kurulumcu arayanlarla toptancıları buluşturan bir B2B pazar yeridir; saklama süresi kararı ise her zaman işletmeye ve danışmanına aittir. Bölgenizdeki kurulumcuları /bayiler sayfasından ya da İstanbul gibi il rehberlerinden bulabilir, toptancıların anlık stoklu ürünlerini /pazar bölümünden görebilirsiniz. Kurulumcu ya da toptancıysanız firmanızı kaydol sayfasından ekleyebilirsiniz.