PDKS Verisini Bordro Programına Aktarma: Excel, CSV, API ve Sicil No Eşleştirme Rehberi

Ham geçiş kaydı ile puantaj çıktısı arasındaki fark nedir?

Ham geçiş kaydı, cihazın kart okutulduğu anda ürettiği tek satırlık olaydır; puantaj ise bu olayların bir çalışan ve bir gün için çalışma süresine çevrilmiş hâlidir. Bordro programı genellikle "kim, hangi gün, kaç saat çalıştı, kaç saat fazla mesai yaptı, hangi izin türünü kullandı" bilgisini bekler; "09:02 kart okutuldu" satırını doğrudan bordroya yazmaz.

Bu nedenle aktarılacak dosya mutlaka PDKS yazılımının puantaj hesabından sonra üretilmelidir. Ham kaydı olduğu gibi göndermek, bordro tarafında vardiya, tolerans ve gece vardiyası kurallarının yeniden yazılmasını gerektirir ve iki sistemin farklı sonuç vermesine yol açar. Vardiya ve fazla mesai kurallarının PDKS tarafında tanımlanması için PDKS nedir ve nasıl çalışır rehberine bakılabilir; bu yazı yalnızca aktarımın mekaniğini ele alır.

• Ham kayıt: sicil/kart, tarih-saat, cihaz, yön (giriş/çıkış). Denetim ve itiraz için saklanır.
• Puantaj satırı: sicil, tarih, ilk giriş, son çıkış, net çalışma süresi, fazla mesai, devamsızlık/izin kodu.
• Dönem özeti: sicil bazında ay toplamı (normal gün, hafta tatili, resmî tatil, fazla mesai saati). Birçok bordro programı doğrudan bu özeti ister.

Aktarım yolları: Excel/CSV, API, veritabanı köprüsü ve SFTP

Aktarım dört temel yolla yapılır ve hangisinin seçileceği çalışan sayısından çok bordro programının neyi desteklediğine ve aktarımın ne sıklıkla yapılacağına bağlıdır. Küçük işletmede ayda bir Excel/CSV dosyası çoğu zaman yeterlidir; çok şubeli yapılarda otomatik yollar insan hatasını azaltır.

• Excel/CSV dışa aktarma: PDKS yazılımı puantajı dosya olarak verir, bordro programı bunu şablon eşleştirmesiyle içe alır. Kurulumu en basit yoldur; hatanın en çok görüldüğü yoldur, çünkü dosyayı elle açıp kaydetmek biçimi bozabilir.
• API (web servis): PDKS yazılımı puantajı bordro programının ya da aracı yazılımın uç noktasına gönderir veya oradan çekilir. Kimlik doğrulama, sürüm ve hata dönüşleri tanımlıdır; ancak iki üreticinin de API belgesinin güncel olması gerekir.
• Veritabanı köprüsü: Ortak bir tablo ya da görünüm (view) üzerinden okuma/yazma yapılır. Hızlıdır, fakat bordro veritabanına doğrudan yazmak üretici desteğini ve veri bütünlüğünü riske atabileceği için çoğunlukla yalnız okunan ara tablo tercih edilir.
• SFTP ile otomatik dosya bırakma: PDKS yazılımı belirli bir günde dosyayı bir SFTP klasörüne bırakır, bordro tarafı onu alır. İnsan elini çıkarır; dosya adı kuralı, şifreli iletim ve alınan dosyanın arşive taşınması planlanmalıdır.

Sicil no, TC kimlik no ve kart numarası eşleştirmesi

Aktarımda "sicil no eşleşmiyor" hatasının asıl nedeni, iki sistemin çalışanı farklı anahtarla tanımasıdır. Kart numarası kapıdaki cihazın bildiği kimliktir, sicil numarası PDKS ve bordro arasındaki ortak anahtardır, TC kimlik numarası ise yalnızca gerekirse kullanılan yedek bir doğrulama alanıdır.

En sağlam kural, eşleştirmenin kart numarasına değil sicil numarasına yapılmasıdır; kart bir araçtır, kişi ise sicilde tutulur. Kart kaybolup yenisi verildiğinde kart numarası değişir ama sicil aynı kalır. Personel ayrılıp yeniden işe girdiğinde ise sicil çakışması çıkabilir: bazı işletmeler eski sicili geri verir, bazıları yeni sicil açar; bordro programında hangisinin uygulandığı PDKS tarafıyla aynı olmalıdır.

• Sicil numaralarını her iki sistemde aynı biçimde tutun: baştaki sıfırlar ("00123" ile "123"), boşluk ve harf içeren sicillerde Excel baştaki sıfırı silebilir; sütunu metin olarak biçimlendirin.
• Aynı kartın iki kişide kayıtlı olmadığını, eski kartın devre dışı bırakıldığını ve kart değişimi tarihinin kayda geçtiğini doğrulayın.
• Yeniden işe giren personelde eski dönem kayıtlarının yeni sicile karışmaması için işe giriş-çıkış tarihlerini aktarım aralığıyla karşılaştırın.
• Eşleşmeyen sicilleri sessizce atlamak yerine aktarım sonunda "eşleşmeyenler" listesi üreten bir akış kurun.

Tarih/saat, Türkçe karakter ve ondalık ayırıcı hataları

Dosya içe aktarılırken sessizce yanlış okunan üç şey vardır: tarih-saat biçimi, karakter kodlaması ve ondalık ayırıcı. Bunlar hata mesajı vermeden bordroya yanlış sayı taşıyabilir, bu yüzden küçük bir deneme dosyasıyla önceden sınanmalıdır.

Tarih için belirsizliği ortadan kaldıran biçim YYYY-AA-GG (ISO 8601 yazım düzeni) biçimidir; "03.04.2026" bir sistemde 3 Nisan, başkasında 4 Mart okunabilir. Saatlerde ise "7:30" ile "7,5" aynı süredir ama "7,30" yedi buçuk saat değildir; süreyi dakika cinsinden ya da programın istediği ondalık saat biçiminde, dönüştürme kuralını yazılı hâle getirerek vermek gerekir.

• Karakter kodlaması: Ğ, Ş, İ, ı gibi harflerin bozulmaması için dosyayı UTF-8 ile kaydedin; Excel bazı sürümlerde UTF-8 CSV'yi ancak başlangıç imi (BOM) varsa doğru açar. Eski programlar Windows-1254 (Türkçe) bekleyebilir.
• Ayırıcı: Türkçe yerel ayarlı Excel CSV dosyasında alanları noktalı virgülle ayırır, ondalık ayırıcı virgüldür; İngilizce ayarlı sistemde ise virgül alan ayırıcı, nokta ondalık olur. İki taraf aynı kuralı kullanmalıdır.
• Ondalık saat: 7 saat 30 dakika = 7,5 saat; 7 saat 20 dakika = 7,33 saat (20/60). Yuvarlamayı hangi tarafın yaptığını belirleyin; her satırda yuvarlayıp sonra toplamak, toplayıp yuvarlamaktan farklı sonuç verebilir.
• Excel'de açıp kaydetme: Dosyayı Excel'de açıp "Kaydet" demek tarih ve sicil sütunlarını dönüştürebilir; aktarım dosyasını yazılımın ürettiği hâliyle kullanın.

Aynı gün birden fazla giriş-çıkış ve eksik çıkış kayıtları

Aynı gün birden fazla giriş-çıkış, aktarımdan önce PDKS yazılımında tek bir günlük süreye birleştirilmelidir; bordro programı gün başına tek satır bekliyorsa ikinci giriş-çıkış ya reddedilir ya da üzerine yazılır. Öğle arası, sigara molası veya şantiye çıkışları nedeniyle günde dört, altı kayıt normaldir.

Eksik çıkış kaydı olan gün ise aktarılmadan önce çözülmesi gereken günlerin başında gelir. Çıkış yoksa yazılım süreyi sıfır, vardiya sonu veya hatalı bir değer olarak hesaplayabilir; hangisini yaptığı yazılıma ve ayara bağlıdır. Bu günlerin sorumlusu ve düzeltme süreci için PDKS'te kart unutma ve eksik giriş-çıkış düzeltme rehberi ayrıca ele alır.

• Aktarımdan önce "eksik çıkışlı günler" raporunu alın ve sıfıra yakın ya da 16 saati aşan süreleri tek tek inceleyin.
• Gece vardiyasında çıkışın ertesi güne düşmesi, çıkışı eksik gibi gösterebilir; vardiya gününün hangi tarihe yazıldığını kontrol edin.
• Cihaz saatleri sapmışsa giriş-çıkış sırası bozulur; ayrıntı için cihazlarda saat sapması ve yaz saati yazısına bakın.
• Manuel düzeltilen satırların kim tarafından ve neden değiştirildiği kayıt altında kalsın.

Hangi bordro programı hangi biçimi kabul eder?

Bordro programlarının içe aktarma biçimi ürüne, sürüme ve kuruluma göre değiştiği için tek bir "Excel şablonu" varsayılamaz; her işletmede bordro programının kendi içe aktarma ekranından güncel şablon alınmalıdır. Logo, Mikro, Luca, Zirve, Eta gibi programların her birinin kendi alan adları, sütun sırası ve kodları vardır.

Üreticilerin kendi sayfalarında bu konuda yazılanlar sınırlıdır: Logo Bordro Plus ürün sayfası, puantaj verilerinin bir tablolama aracıyla sisteme aktarılabildiğini belirtir ancak kabul edilen dosya türlerini ayrıntılandırmaz; Mikro tarafında sicil kartları, izin kartları ve puantaj işlemleri programın kendisinde tutulur. Luca, Zirve ve Eta için bu yazıda biçim iddiasında bulunulmamıştır; güncel içe aktarma şablonu için üretici belgesinden veya müşterinin mali müşavirinden teyit edin.

Pratik yöntem tersten çalışmaktır: bordro programından boş ya da birkaç personelli bir örnek puantaj şablonunu dışa aktarın, sütun başlıklarını, tarih biçimini ve kod listesini oradan öğrenin, sonra PDKS yazılımının çıktısını bu şablona eşleyin.

• Şablonun hangi düzeyde veri beklediğini sorun: gün bazlı satır mı, ay toplamı mı?
• İzin, rapor, ücretsiz izin ve fazla mesai için bordro tarafındaki kodları listeleyin; PDKS kodlarını bu listeyle eşleyin.
• Mali müşavir bordroyu dışarıdan hazırlıyorsa dosya biçimini onunla netleştirin; mali müşavirler çoğu zaman kendi şablonlarında ısrar eder.
• Üretici güncelleme yaptığında şablon değişebilir; aktarım dosyasının sürümünü not edin.

Aktarmadan önce kontrol listesi: kapanış tarihi ve kilitleme

Aktarım, dönem kapandıktan ve düzeltmeler kilitlendikten sonra yapılmalıdır; aksi hâlde bordro bir sayıyla, PDKS başka bir sayıyla kalır ve sonradan düzeltme iki yerde yapılır. Bu yüzden her işletmede bir "puantaj kapanış tarihi" belirlenir ve bu tarihten sonra PDKS tarafında değişiklik yönetici onayına bağlanır.

Kilitlemeden sonra bir düzeltme gerekirse, eski aktarımı silip yeniden yüklemek yerine farkı bir sonraki dönemde düzeltme satırı olarak taşımak ya da bordro programında ilgili kaydı sorumlu kişiyle düzeltmek daha güvenlidir. Hangi yolun seçildiği önceden yazılı olmalıdır.

• Dönem tarih aralığı bordro dönemiyle aynı mı (ayın 1'i–son günü, ya da 26'sı–25'i)?
• İşe giriş ve işten çıkış tarihleri doğru mu; çıkmış personel dosyada kalmış mı?
• Eksik çıkışlı, çift kayıtlı ve sıfır süreli günler çözüldü mü?
• İzin, rapor ve resmî tatil kodları PDKS'e girildi mi?
• Fazla mesai onayları tamamlandı mı; onaysız fazla mesai nasıl işlenecek?
• Düzeltmeler kilitlendi mi, kilidi kim açabilir?
• Denemeli aktarım yapıldı mı: 2–3 personelle sonuç, el hesabıyla karşılaştırıldı mı?
• Aktarım dosyasının bir kopyası ve aktarım tarihi arşivlendi mi?

KVKK: aktarım dosyasında asgari veri

Aktarım dosyasına yalnızca bordro için gerekli alanlar konmalıdır; çünkü 6698 sayılı KVKK'nın 4. maddesi, kişisel verilerin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmasını zorunlu ilke olarak sayar. Sicil numarasıyla eşleştirme yapılabiliyorsa TC kimlik numarasını dosyaya koymak gereksizdir.

Aynı kanunun 12. maddesi, veri sorumlusunu kişisel verilere hukuka aykırı erişimi ve işlenmeyi önlemek için gerekli teknik ve idari tedbirleri almakla yükümlü kılar. Pratikte bu, aktarım dosyasının e-posta eki olarak dolaşmaması, SFTP veya şifreli kanal kullanılması ve işi bitmiş dosyaların silinmesi demektir. Kayıtların ne kadar süre tutulacağı ayrı bir konudur; bunun için PDKS kayıtları ne kadar saklanır yazısına bakılabilir.

• Dosyada ad-soyad ile sicil yeterliyse TC kimlik numarasını çıkarın; zorunluysa yalnızca bordro programının istediği yerde bulundurun.
• Biyometrik veri, kart fotoğrafı ve konum bilgisi bordro aktarımına girmemelidir.
• Dosyaya erişimi bordro/İK sorumlusuyla sınırlayın, aktarım sonrası geçici kopyaları silin.
• Mali müşavire veya yazılım firmasına veri gönderiliyorsa veri işleme ilişkisini ve sorumlulukları sözleşmede belirleyin.

Kurulumcu için keşifte sorulacaklar ve Bayifi'nin yeri

Kurulumcu açısından en önemli adım, müşterinin hangi bordro programını ve hangi aktarım yolunu kullandığını keşifte sormaktır; cihaz seçimi bittikten sonra çıkan "bu dosya bizim bordroya girmiyor" sorunu çoğunlukla bu sorunun atlanmasından doğar. Sicil numarası biçimi, bordroyu kimin hazırladığı (iç ekip mi, mali müşavir mi) ve dönem kapanış günü de aynı görüşmede öğrenilir; tam soru listesi için PDKS kurulumu için keşif soruları rehberine bakılabilir.

Bayifi'de kurulumcu bulmak için il il kurulumcu dizinine bakılabilir, toptancıların stoklu geçiş kontrol ve PDKS ürünleri pazar bölümünde listelenir; firmanızı eklemek isterseniz kaydol sayfası vardır.