PDKS Kurulumu İçin Keşif Soruları: Çalışan Sayısı, Vardiya, Bordro Programı ve Müşteriye Sorulacak 15 Soru

PDKS keşfinde sorular neden teklifin temelidir?

PDKS teklifindeki hataların çoğu cihazdan değil, keşifte sorulmayan sorulardan doğar. Müşteri çoğu zaman yalnızca kaç çalışanı olduğunu ve kapıya cihaz isteyip istemediğini söyler; vardiya düzeni, bordro programı, ağ altyapısı ve hukuki belgeler ise ancak kurulum sırasında ortaya çıkar. O noktada iş kapsamı genişler, süre uzar ve tarafların beklentisi ayrışır.

Bu yüzden keşif, bir ölçü alma ziyaretinden çok bir bilgi toplama görüşmesi olarak ele alınmalıdır. Aşağıdaki 15 soru, kurulumcunun hem doğru cihaz ve yazılım kombinasyonunu seçmesini hem de teklifte neyin dahil, neyin kapsam dışı olduğunu net yazmasını sağlar. Sorular fiyat değil kapsam üretir; fiyatı etkileyen faktörler ancak cevaplar toplandıktan sonra hesaplanabilir.

Bu yazı PDKS ve geçiş kontrol işinin keşif aşamasına odaklanır.

Kapsam soruları: çalışan, giriş noktası, vardiya, saha ve taşeron

İlk beş soru, sistemin boyutunu ve çalışma biçimini belirler. Bunlar yanlış anlaşılırsa cihaz sayısı, lisans kapasitesi ve yazılım kuralları baştan hatalı kurgulanır.

• 1. Toplam çalışan sayısı ve yakın zamanda artış beklentisi nedir? Lisans kapasitesi ve kart sayısı bugünkü sayıya göre değil, önümüzdeki dönemde beklenen sayıya göre seçilir. Mevsimlik veya geçici çalışan varsa ayrıca sorulur.
• 2. Kaç giriş ve çıkış noktası var, hangileri personel kapısıdır? Ana kapı, yemekhane, depo, üretim sahası ve otopark girişi ayrı ayrı yazılır; her noktada giriş ve çıkış için ayrı okuyucu gerekip gerekmediği netleştirilir.
• 3. Vardiya düzeni nasıl işliyor: sabit mi, dönüşümlü mü, gece vardiyası var mı? Gece vardiyasında gün sınırının aşılması ve fazla mesai kuralları yazılım ayarını değiştirir; ayrıntılar için PDKS vardiya tanımlama ve gece vardiyası yazısına bakılabilir.
• 4. Şantiye veya sahada çalışan personel var mı? Sabit cihaza gelemeyen çalışan için mobil giriş gündeme gelir; konum verisi ayrı bir KVKK değerlendirmesi gerektirir (mobil PDKS ve konumlu giriş).
• 5. Bayi, taşeron veya ajans çalışanı da sisteme dahil edilecek mi? Bu kişiler farklı işverene bağlıysa kayıtların kim tarafından görüleceği, kartların kim tarafından verileceği ve ilişiği kesilenin kartının nasıl kapatılacağı sorulur.

Bordro programı ve rapor beklentisi

PDKS verisinin son durağı çoğu işletmede bordro veya muhasebe programıdır; bu yüzden aktarım beklentisi keşifte yazılı hale getirilmelidir. İşletme için sistemin değeri, ham giriş çıkış kaydından çok bordroya hazır çalışma saati raporudur.

• 6. Hangi bordro veya muhasebe programı kullanılıyor ve veri aktarımından ne bekleniyor? Program adı, sürümü, dosya biçimi (Excel, CSV, API) ve sicil numarası eşleşmesi sorulur. Aktarım yöntemleri için PDKS verisini bordro programına aktarma rehberi kullanılabilir.
• 14. Raporları kim görecek, kim onay verecek? İnsan kaynakları, bölüm yöneticisi ve muhasebe için ayrı yetki düzeyi gerekir. Eksik kayıt, mazeret ve manuel düzeltme için kimin onay vereceği baştan belirlenmezse yazılım sonradan yeniden kurgulanır.

Kimlik doğrulama ve turnike kararı: biyometrik konusunda dikkat

Mesai takibi amacıyla biyometrik veri işlenmesi, Kişisel Verileri Koruma Kurulunun 29.04.2026 tarihli ve 2026/921 sayılı ilke kararında ele alınmıştır. Kurum duyurusuna göre, mesai takibini biyometrik sistemlerle yapmayı açıkça öngören bir kanun hükmü yoktur; çalışan ile işveren arasındaki güç dengesizliği nedeniyle açık rızanın özgür iradeye dayandığından emin olunamaz ve ölçülülük ilkesi karşılanmadıkça açık rıza olsa bile işleme hukuka aykırı sayılabilir.

Kararda alternatif olarak şifreli kart veya PIN tabanlı sistemler, RFID/NFC kimlik kartları, imza ve kâğıt devam çizelgeleri ile denetçi gözetiminde elle giriş sayılmaktadır. Bu nedenle kurulumcu, müşterinin parmak izi veya yüz tanıma talebini keşifte hemen kabul etmek yerine kararı hatırlatmalı ve müşterinin hukuk danışmanına yönlendirmelidir. Kararın güncel kapsamı ve uygulama istisnaları için Kurum duyurusu ile Resmi Gazete metni okunmalıdır; bu yazı hukuki görüş değildir.

• 7. Kimlik doğrulama için hangi yöntem düşünülüyor: kart, PIN, kart artı PIN veya başka bir yöntem? Müşteri biyometrik isterse yukarıdaki karar anlatılır ve karar müşteri sorumlusuna yazılı not olarak bırakılır. Kart ve PIN birlikte de kullanılabilir.
• 8. Turnike mi, yalnızca okuyucu mu istiyor? Yalnızca kayıt tutulacaksa okuyucu yeterli olabilir; giriş fiilen engellenecekse turnike veya kapı kilidi gerekir. Turnike seçiminde engelli geçişi, yangın durumunda serbest açılma ve vardiya saatlerindeki yoğunluk birlikte değerlendirilir.

Altyapı soruları: ağ, yedek güç ve mevcut cihazlar

PDKS cihazı çoğu zaman bir ağ cihazıdır ve ancak kablo, güç ve ağ ayarı hazırsa çalışır. Bu üç konu keşifte sorulmazsa kurulum günü kablo çekme ve ağ izinleri için ek ziyaret gerekir.

• 9. Ağ ve internet durumu nedir? Her giriş noktasında ağ prizi var mı, cihazlar PoE ile mi beslenecek, sabit IP verilebilecek mi, BT sorumlusu kim ve güvenlik duvarında hangi portlar açılabilir sorulur. İnternet kesilince cihazın yerel kayıt tutup tutmayacağı ve verilerin sonradan aktarılması için geçiş kontrolörünün ağ bağlantısı ve çevrimdışı çalışma rehberine bakılabilir.
• 10. Yedek güç beklentisi var mı? Elektrik kesildiğinde kapıların açık mı kapalı mı kalacağı (fail-safe veya fail-secure), kayıt kaybının kabul edilip edilmediği ve UPS ihtiyacı sorulur.
• 11. Mevcut bir PDKS cihazı veya yazılımı var mı, eski veriler taşınacak mı? Eski sistemden geçmiş kayıt, sicil listesi ve kart numaraları taşınacaksa dışa aktarma biçimi, tarih aralığı ve kimin onayıyla taşınacağı yazılır. Eski cihazın sökümü ve atılması da teklife yansıtılır.

KVKK belgeleri ve çalışan bilgilendirmesi

PDKS, çalışanın giriş çıkış saatini kaydeden bir kişisel veri işleme faaliyetidir; kurulumcu veri sorumlusu değildir ama müşterinin belgelerinin hazır olup olmadığını sorması işini korur. Yönetmelik kapsamında Veri Sorumluları Siciline kayıt yükümlüsü olan veri sorumluları, işleme envanterine uygun bir saklama ve imha politikası hazırlamak zorundadır (Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik, madde 5); periyodik imha aralığı da bu politikada belirlenir ve altı ayı geçemez (madde 11).

• 12. KVKK belgeleri kimde: çalışan aydınlatma metni, kişisel veri işleme envanteri, Saklama ve İmha Politikası? PDKS kaydının ne kadar saklanacağı bu belgelere göre ayarlanır; süre kararı için PDKS kayıtları ne kadar saklanır yazısı kullanılabilir. Belgeler yoksa kurulumcu bunları hazırlamaz, müşteriyi hukuk veya KVKK danışmanına yönlendirir.
• 13. İşyerinde sendika veya çalışan temsilcisi var mı, çalışanlara yeni sistem hakkında nasıl bilgi verilecek? Toplu iş sözleşmesi veya iç yönetmelik hükümleri, sisteme geçiş duyurusu ve aydınlatma zamanlaması müşteri tarafından belirlenir. Kurulumcu bu aşamayı teklifte müşteri sorumluluğu olarak ayrıca yazar.

Keşif formu şablonu

Keşif formu tek sayfayı geçmemeli, imzalı veya e-posta ile onaylı olarak saklanmalıdır. Aşağıdaki alanlar teklif öncesi doldurulur; sol sütun soru, sağ sütun müşteri cevabı için ayrılır.

• Çalışan sayısı | Bugün: ___ | 12 ay sonra beklenen: ___ | Geçici veya mevsimlik: ___
• Giriş noktaları | Adet: ___ | Giriş ve çıkış ayrı mı: ___ | Turnike veya okuyucu: ___
• Vardiya | Sabit / dönüşümlü / gece: ___ | Fazla mesai kuralı: ___ | Resmi tatil: ___
• Saha ve taşeron | Saha çalışanı: ___ | Bayi veya taşeron: ___ | Kart veren taraf: ___
• Bordro programı | Program adı: ___ | Aktarım biçimi: ___ | Sicil eşleşmesi: ___
• Kimlik doğrulama | Kart / PIN / kart artı PIN: ___ | Biyometrik talep ve hukuki görüş: ___
• Ağ ve güç | Ağ prizi: ___ | PoE: ___ | Sabit IP: ___ | UPS ve elektrik kesintisi davranışı: ___
• Mevcut sistem | Eski cihaz ve yazılım: ___ | Taşınacak veri: ___ | Söküm: ___
• KVKK | Aydınlatma metni: ___ | Saklama ve İmha Politikası: ___ | Sorumlu kişi: ___
• Çalışan bilgilendirmesi | Sendika veya temsilci: ___ | Duyuru tarihi: ___
• Raporlama | Rapor görecekler: ___ | Onay yetkilisi: ___ | Rapor biçimi: ___
• Devreye alma | Hedef tarih: ___ | Kabul yetkilisi: ___ | Eğitim alacaklar: ___

Teklifte kapsam dışı, kabul testi ve eğitim

Teklif, neyin yapıldığını olduğu kadar neyin yapılmadığını da yazmalıdır. PDKS işlerinde en sık anlaşmazlık, kurulumcunun yalnızca cihaz ve kurulum teslim ettiğini sanması, müşterinin ise bordroya hazır bir çalışma çıktısı beklemesidir.

15. Kabul testi ve eğitim nasıl yapılacak? Kabul testi, keşif formundaki her giriş noktasında kart okutma, yanlış kart, vardiya dışı giriş, internet kesintisi ve elektrik kesintisi senaryolarının denenmesini kapsar. Test sonuçları kısa bir tutanakla müşteri yetkilisine imzalatılır; eğitim ise insan kaynakları ve sistem yöneticisi için ayrı oturumlarda yapılır ve kimlerin katıldığı kayıt altına alınır.

• Kapsam dışı: bordro hesaplama, ücret ve fazla mesai tutarı hesabı ve bordro programının kendisi.
• Kapsam dışı: müşterinin özel iş kurallarına göre yazılım uyarlaması veya yeni rapor geliştirme (ayrı iş olarak teklif edilir).
• Kapsam dışı: KVKK belgelerinin hazırlanması, aydınlatma metni, Saklama ve İmha Politikası ve sendika veya çalışan bilgilendirmesi.
• Kapsam dışı: müşterinin ağında güvenlik duvarı, VPN veya BT altyapısı değişikliği ve elektrik tesisatı hattı.
• Kapsam dahil: kurulum, cihaz ve yazılım ayarı, kart ve sicil tanımlama, kabul testi tutanağı ve yönetici eğitimi.
• Müşteri sorumluluğu: sicil listesinin doğruluğu, kartların dağıtımı, çalışan bilgilendirmesi ve veri saklama süresi kararı.

Bayifi'de ürün ve toptancı bulma

Keşif tamamlandıktan sonra gereken geçiş kontrol cihazı, okuyucu ve turnike için toptancıların anlık stoklu ürünlerine Bayifi pazar bölümünden bakılabilir; tek talep ile birden çok toptancıdan teklif istenebilir. Bölgenizdeki kurulumcu veya firmaları görmek için bayiler dizini kullanılır, firmanızı listeye eklemek için kaydol sayfası vardır.