PDKS'te Vardiya Tanımlama: Gece Vardiyası, Tolerans, Yuvarlama ve Fazla Mesai Hesabı

PDKS'te vardiya tanımı hangi kurallardan oluşur?

PDKS'te vardiya, bir çalışanın hangi saatlerde, hangi toleransla ve hangi düşümlerle çalışmış sayılacağını belirleyen kural paketidir. Kart okuyucu yalnızca ham giriş-çıkış zamanını üretir; geç kalma, erken çıkış, mola ve fazla süre gibi sonuçlar vardiya kurallarından çıkar. Kural paketi eksik ya da yanlışsa en kaliteli cihaz bile hatalı rapor üretir.

Bir vardiya tanımında en az şu parametreler bulunmalıdır. Kurulum sırasında bunların müşteriyle yazılı olarak netleştirilmesi, sonradan çıkan puantaj itirazlarını büyük oranda önler.

• Başlangıç ve bitiş saati: gece yarısını aşıyorsa bitişin ertesi güne ait olduğu açıkça işaretlenmelidir.
• İş günü sınırı (gün kesme saati): kaydın hangi güne yazılacağını belirleyen saat.
• Giriş ve çıkış kabul penceresi: vardiya başlamadan kaç saat önce, bittikten kaç saat sonraya kadar olan okutmaların bu vardiyaya eşleneceği.
• Tolerans: geç kalma ve erken çıkışta kaç dakikaya kadar kesinti yapılmayacağı.
• Mola düşümü: sabit süreli otomatik düşüm mü, kart okutmalı mola mı olduğu.
• Yuvarlama kuralı: süreler kaç dakikalık basamağa ve hangi yöne yuvarlanacak.
• Gün tipi kodu: normal gün, hafta tatili, resmi tatil gibi ayrı kodlama.

Sabit, dönüşümlü ve esnek vardiya nasıl tanımlanır?

Sabit vardiya, her gün aynı saatlerde çalışılan düzendir; tek bir vardiya tanımı çalışana atanır ve çoğu ofis ve mağaza için yeterlidir. Burada dikkat edilecek nokta hafta sonu ve tatil günlerinin takvimden doğru okunmasıdır.

Dönüşümlü vardiya, aynı çalışanın haftalar ya da günler içinde sabah, akşam ve gece postaları arasında dönmesidir. Yazılımda her postanın ayrı vardiya olarak tanımlanması ve çalışana dönüş planının (örneğin bir hafta sabah, bir hafta akşam, bir hafta gece) takvim olarak atanması gerekir. Plan atanmazsa sistem çalışanı varsayılan vardiyaya göre değerlendirir ve gece postası yanlışlıkla devamsızlık ya da çok geç kalma olarak görünür.

Esnek vardiya, giriş ve çıkış saatinin belirli bir aralıkta serbest olduğu, ancak günlük ya da haftalık toplam sürenin tamamlanması beklenen düzendir. Örneğin 07:30-09:30 arası giriş serbest olup net süre tamamlanıyorsa geç kalma sayılmaz. Esnek mesaide kural saat değil süre üzerinden kurulur; yazılımda bu seçenek genellikle çekirdek saat ve günlük ya da haftalık hedef süre olarak bulunur.

Üç tipte de ortak kural şudur: vardiya atamasının dayanağı yazılı iş sözleşmesi ve işyeri düzenidir. PDKS bu düzeni uygular, yeni bir düzen yaratmaz.

Gece vardiyasında gün sınırı ve iş günü nasıl belirlenir?

Gece vardiyasında doğru yöntem, kaydı takvim gününe değil vardiyanın başladığı iş gününe yazmaktır. Örneğin 22:00-06:00 vardiyasında pazartesi 22:00 girişi ve salı 06:00 çıkışı, pazartesi iş gününe ait tek bir kayıttır. Sistem gün sınırını gece yarısı (00:00) kabul ederse bu vardiya iki parçaya bölünür: pazartesi için eksik çıkışlı, salı için eksik girişli iki hatalı kayıt oluşur.

Bu hatayı önlemek için iş günü sınırı, gece yarısı yerine vardiya dışında kalan bir saate alınır. Örneğin gün kesme saati 12:00 olarak tanımlanırsa bir önceki gün 12:00 ile ertesi gün 12:00 arasındaki okutmalar aynı iş gününe sayılır. Kesme saati, hiçbir vardiyanın ortasına denk gelmeyecek biçimde seçilir.

Vardiya eşleştirme mantığı genellikle şöyle çalışır: sistem bir okutmayı, vardiya başlangıcından belirli saat önce başlayan ve bitişten belirli saat sonra biten kabul penceresi içinde arar. Pencere çok dar tutulursa erken gelen çalışanın girişi sayılmaz; çok geniş tutulursa iki ardışık vardiyanın okutmaları birbirine karışır. Ardışık iki vardiya arası boşluğun yarısından kısa pencere genelde güvenli bir başlangıçtır.

• Vardiyanın bitiş gününü +1 gün olarak işaretleyin.
• Gün kesme saatini gece yarısına değil, iki vardiya arasındaki boş saate koyun.
• Kabul penceresini ardışık vardiyalarla çakışmayacak genişlikte tutun.
• Ay sonuna denk gelen gece vardiyasının raporda doğru aya yazıldığını test kaydıyla kontrol edin.
• Cihaz saati, yaz saati ve zaman dilimi ayarını doğrulayın; ayrıntı için cihazlarda saat sapması rehberine bakın.

Geç kalma toleransı, mola düşümü ve yuvarlama kuralı

Tolerans, belirli bir dakikaya kadar sapmanın kesintisiz kabul edildiği eşiktir; yuvarlama ise süreleri sabit basamaklara getiren ayrı bir kuraldır. İkisi karıştırılırsa aynı gecikme iki kez cezalandırılabilir. Önce toleransın aşılıp aşılmadığına bakılır, ardından süre yuvarlanır.

Toleransın iki farklı çalışma biçimi vardır. Birinde sapma tolerans içindeyse hiç kesinti yapılmaz, aşılırsa gecikmenin tamamı düşülür. Diğerinde yalnızca aşan kısım düşülür. Yazılımda hangisinin seçili olduğu belirsizse bordro ile puantaj arasında farklar çıkar; seçim yazılı olarak kayda geçmelidir.

Mola düşümü, mevzuattaki ara dinlenmesiyle uyumlu kurulmalıdır. 4857 sayılı Kanun'un 68. maddesine göre ara dinlenmesi günlük çalışma süresi 4 saat veya daha kısaysa 15 dakika, 4 saati aşıp 7,5 saate kadar olan işlerde 30 dakika, 7,5 saatten uzun işlerde 1 saattir; bu süreler çalışma süresinden sayılmaz. Bu nedenle net süre hesabında mola, brüt süreden düşülür. Kart okutmasız sabit düşüm kullanılacaksa süre, vardiya tanımında açıkça yazılmalıdır.

Yuvarlamada tutarlılık esastır: örneğin 5 dakikalık basamak seçildiyse giriş ve çıkış için hangi yönün uygulanacağı baştan yazılmalı ve her iki uçta aynı ilke izlenmelidir. Yön yazılı kurala bağlanmazsa puantaj itiraza açık kalır.

• Tolerans: örneğin 10 dakika; aşılırsa tamamı mı yoksa yalnız aşan kısım mı düşülecek, açıkça seçin.
• Mola: brüt süreden düşülür; ara dinlenmesi çalışma süresine eklenmez.
• Yuvarlama: basamak (1, 5, 15 dakika) ve yön (yukarı, aşağı, en yakın) ayrı ayrı tanımlanır.
• Eksik kayıt ve unutulan kart durumlarında düzeltme akışı için PDKS'te kart unutma rehberine bakın.

Fazla mesai ile fazla sürelerle çalışma arasındaki fark nedir?

Fazla çalışma, 4857 sayılı İş Kanunu'nun 41. maddesine göre haftalık 45 saati aşan çalışmadır; fazla sürelerle çalışma ise haftalık süresi sözleşmeyle 45 saatin altında belirlenmiş işçinin, bu sürenin üstüne çıkıp 45 saate kadar yaptığı çalışmadır. İlkinde saat ücreti yüzde elli, ikincisinde yüzde yirmi beş yükseltilerek ödenir. Mevzuat bunu İş Kanunu ve İş Kanununa İlişkin Fazla Çalışma ve Fazla Sürelerle Çalışma Yönetmeliği ile düzenler.

Bu ayrım PDKS kurulumunda önemlidir, çünkü fazla çalışmanın ölçüsü günlük değil haftalıktır. Birçok PDKS şablonu günlük 8 saati aşan her dakikayı fazla mesai olarak işaretler; oysa Kanun'un 63. maddesine göre haftalık süre çalışılan günlere farklı dağıtılabilir ve günlük süre 11 saati aşmamak koşuluyla bir günün 9 saat olması fazla çalışma doğurmaz. İki ay (toplu iş sözleşmesiyle dört aya kadar) içinde haftalık ortalamanın 45 saati aşmaması koşuluyla denkleştirme de uygulanabilir.

Hesap yöntemi basittir: haftalık fazla çalışma süresi = haftalık net çalışma süresi - 45 saat (sonuç sıfırın altındaysa sıfır). Haftalık 40 saatlik sözleşmesi olan işçi 43 saat çalıştıysa 3 saat fazla sürelerle çalışma doğar, 47 saat çalıştıysa 5 saat fazla sürelerle çalışma ve 2 saat fazla çalışma ayrı ayrı kodlanır.

Yönetmeliğe göre fazla çalışma süresinin toplamı bir yılda 270 saati aşamaz ve fazla çalışma yaptırmak için işçinin yazılı onayı gerekir. Onay, 2017'de yapılan değişiklikle iş sözleşmesi imzalanırken ya da ihtiyaç doğduğunda alınır ve özlük dosyasında saklanır; işçi onayını 30 gün önceden yazılı bildirimle geri alabilir. Zorunlu nedenlerle ve olağanüstü durumlarda farklı kurallar geçerlidir. İşçi isterse yazılı başvuruyla zamlı ücret yerine serbest zaman da kullanabilir. Güncel hükümleri kontrol etmek için yönetmelik metnini ve mevzuat.gov.tr'deki son hâlini inceleyin.

• Fazla çalışma: haftalık 45 saati aşan süre; saat ücreti yüzde elli zamlı.
• Fazla sürelerle çalışma: sözleşmedeki haftalık süre ile 45 saat arası süre; yüzde yirmi beş zamlı.
• Yıllık üst sınır: fazla çalışma için 270 saat.
• Onay: işçinin yazılı onayı; özlük dosyasında tutulur.
• PDKS bu kategorileri ayrı süre kodları olarak raporlamalıdır.

Gece çalışması, hafta tatili ve bayram günleri nasıl kodlanır?

Gece çalışması, hafta tatili ve resmi tatil çalışmaları, normal mesaiden ayrı kodlanmalıdır; çünkü her birinin hukuki sonucu farklıdır. Süreyi bir tek toplam saate katarsanız bordro yapan kişi hangi saatin hangi kategoriden geldiğini ayıramaz.

Kanun'un 69. maddesine göre gece, en geç 20:00'de başlayıp en erken 06:00'da biter ve en çok 11 saat sürer; işçilerin gece çalışmaları 7,5 saati geçemez. Bu yüzden 22:00-06:00 gibi 8 saatlik brüt bir postada ara dinlenmesi çalışma süresinden sayılmadığından net süre 7,5 saat sınırının içinde kalacak biçimde planlanır. Gece postaları ve gece çalışmalarının usul ve esasları ayrı bir yönetmelikte düzenlenmiştir; kurulum öncesi işyerinin kendi durumuna uyan hükümleri müşterinin iş hukuku danışmanıyla netleştirin.

Hafta tatili, Kanun'un 46. maddesine göre yedi günlük süre içinde kesintisiz en az 24 saat dinlenmedir. Genel tatil günlerinde çalışılırsa 47. madde uyarınca çalışılan her gün için ayrıca bir günlük ücret ödenir. PDKS'in görevi bu günlerde yapılan çalışmayı ayrı bir kod (hafta tatili çalışması, resmi tatil çalışması) altında süre olarak vermektir; ödenecek tutarın nasıl hesaplanacağı bordroya aittir.

Resmi tatil takvimi yılda bir güncellenmeli, arife yarım günleri ve değişen dini bayram tarihleri ayrı tanımlanmalıdır. Takvimi güncel olmayan sistem bayram çalışmasını normal mesai olarak sayar.

PDKS'in hesabı ile hukuki hesap arasındaki fark

PDKS bir süre üretir; ücreti, zammı ve kesintiyi hesaplamaz. Süre; kart okutmaları, vardiya kuralları ve tatil takvimi üzerinden çıkan, tutarsız ise yönetici onayıyla düzeltilen bir veridir. Bunu ücrete çeviren işlem bordro programında yapılır ve hukuki sonuçlar işçinin iş sözleşmesine, toplu iş sözleşmesine ve mevzuata bağlıdır.

Bu ayrımı kurulum sırasında müşteriye açıkça anlatmak gerekir. Kurulumcu hukuki danışmanlık vermez; fazla mesai, denkleştirme, hafta tatili ve ücret konularında müşteriyi İş Kanunu, ilgili yönetmelikler ve işyerinin iş hukuku danışmanına yönlendirir. Yazılımın varsayılan şablonu hukuki doğruluk garantisi sayılmaz; her işyerinin sözleşme düzeni farklıdır.

Süre verisinin bordroya doğru aktarılması için sicil numarası eşleştirmesi, dönem kapanışı ve onaylı puantaj kuralları da önemlidir. Bu konuda PDKS verisini bordro programına aktarma rehberine göz atın.

Kurulumcu için vardiya tablosu şablonu

Keşif görüşmesinde her vardiya için aşağıdaki alanları doldurmak, yazılım kurulumunu hızlandırır ve sonradan çıkacak itirazları azaltır. Şablon, vardiya başına bir satır olacak şekilde kullanılabilir. Keşif soruları için ayrıca PDKS kurulumu keşif soruları rehberine bakın.

• Vardiya adı ve kodu: örneğin Sabah, Akşam, Gece, Esnek.
• Başlangıç / bitiş saati ve bitiş günü: örneğin 22:00 / 06:00 / +1 gün.
• Brüt süre ve mola süresi: örneğin 8 saat brüt, 1 saat mola.
• Net süre ve haftalık hedef: günlük net süre ile haftalık toplam; haftalık 45 saat sınırının referansı.
• Gün kesme saati: örneğin 12:00.
• Giriş ve çıkış kabul penceresi: örneğin başlangıçtan 2 saat önce, bitişten 3 saat sonra.
• Geç kalma ve erken çıkış toleransı: dakika ve kesinti biçimi (tamamı mı, aşan kısım mı).
• Yuvarlama: basamak ve yön.
• Gün tipi kodları: normal, hafta tatili, resmi tatil, fazla çalışma, fazla sürelerle çalışma.
• Dönüş planı: hangi çalışan hangi hafta hangi vardiyada; atamayı yapan yönetici.
• Onay sorumlusu: düzeltme ve fazla çalışma onayını veren kişi.

Bayifi'de PDKS ve geçiş kontrol işini nerede bulabilirsiniz?

Bayifi, PDKS ve geçiş kontrol kurulumu yapan firmalarla ürün tedarik eden toptancıları aynı yerde buluşturan bir B2B pazar yeridir. Bölgenizdeki kurulumcuları bayi dizininden ve bayi haritasından inceleyebilir, kart okuyucu, kontrolör ve turnike gibi ürünlerin toptan stok ve tekliflerini pazar bölümünde görebilirsiniz.

Firmanızı dizine eklemek ve talep almak için kaydol sayfasını kullanabilirsiniz.