PDKS ve Geçiş Kontrol Yazılımı: Yerel Sunucu mu Bulut mu, Lisans Türleri, Abonelik ve Veri Taşıma

Yerel, bulut ve karma kurulum arasındaki temel fark nedir?

Fark, yazılımın ve veritabanının nerede çalıştığı ile bunların bakımını kimin üstlendiğidir. Yerel (on-premise) kurulumda yazılım müşterinin kendi bilgisayarında ya da sunucusunda çalışır, kayıtlar orada saklanır, yedek ve güncelleme müşterinin ya da kurulumcunun işidir. Bulut (SaaS) modelinde yazılım sağlayıcının sunucularında çalışır; müşteri tarayıcıdan ya da uygulamadan bağlanır ve genellikle dönemlik abonelik öder.

Karma yapıda ise kapı kontrolörleri ve terminaller sahada kendi kararını verir, puantaj hesabı ya da raporlama bulutta yapılır; ya da yerel yazılım belirli verileri bulut servisine senkronize eder. Geçiş kontrolün kapıyı açma kararı mümkünse hiçbir zaman internete bağlı olmamalıdır; bunun ayrıntısı için geçiş kontrol kontrolörünün ağ bağlantısı ve offline çalışma rehberine bakılabilir.

Seçimi çalışan ve şube sayısı, müşterinin bilgi işlem kapasitesi, internet güvencesi ve verinin saklanma yeri belirler.

Yerel kurulumda müşteriye ve kurulumcuya düşen bakım işleri

Yerel kurulum, bakım yükünün müşteriye geçtiği modeldir; teklifte bu yük açıkça yazılmazsa ilk arızada kimin sorumlu olduğu tartışma konusu olur.

Veritabanı tarafında sık görülen bir sınır, ücretsiz sürümlerin kapasitesidir. Microsoft belgelerine göre SQL Server 2022 Express sürümünde ilişkisel veritabanı boyutu 10 GB ile, işlemci kullanımı 1 soket ya da 4 çekirdekle, arabellek belleği ise 1.410 MB ile sınırlıdır; ayrıca Express sürümünde SQL Server Agent bulunmaz, bu yüzden zamanlanmış yedek için Windows Görev Zamanlayıcı gibi başka bir yöntem kurmak gerekir. Yılların günlük giriş-çıkış kaydı, fotoğraf ve yüz şablonu büyüdükçe bu sınırlar gündeme gelebilir.

İşletim sistemi tarafında da destek tarihleri önemlidir: Microsoft, Windows 10 Home ve Pro sürümlerinin desteğinin 14 Ekim 2025'te sona erdiğini duyurmuştur. Hâlâ bu sürümde çalışan bir PDKS bilgisayarı güvenlik güncellemesi almaz; yazılım üreticisinin hangi işletim sistemi ve veritabanı sürümlerini desteklediği teklif aşamasında sorulmalıdır.

• Yedekleme: veritabanının günlük otomatik yedeği, yedeğin başka bir diske ya da ağ konumuna alınması ve düzenli aralıkla geri yükleme denemesi.
• İşletim sistemi: desteklenen sürüm, otomatik güncelleme saati ve güncellemeden sonra PDKS servisinin kendiliğinden başlaması.
• Veritabanı: sürüm, disk doluluğu, günlük (log) dosyası büyümesi ve edisyon sınırları.
• Uzak erişim: VPN ya da kurulumcunun kullandığı uzak bağlantı aracı; sunucuyu doğrudan internete açmak yerine korumalı bir yol seçilmesi.
• Güç ve donanım: UPS, disk sağlığı ve bilgisayarın uyku ya da otomatik yeniden başlatma ayarları.

Bulutta internet kesintisi, veri konumu ve KVKK

Bulut PDKS'te en kritik soru, internet kesilince terminallerin kayıt alıp almadığı ve kayıtları sonradan gönderip göndermediğidir. Terminalin kendi hafızasında kaydı tutup bağlantı gelince buluta iletmesi (tampon) beklenen davranıştır; bu özellik ve kapasitesi cihaz teknik belgesinden ve yazılım sağlayıcısından teyit edilmelidir. Kapının açılması içinse kullanıcı listesinin cihaz ya da kontrolörde bulunması gerekir.

Verinin yurt dışındaki sunucuda tutulması, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 9. maddesi kapsamında yurt dışına aktarım sayılır. KVK Kurumu'nun açıklamasına göre 1 Haziran 2024'te yürürlüğe giren düzenlemeyle aktarım üç ana yoldan yapılabilir: yeterlilik kararı, uygun güvenceler (standart sözleşme, bağlayıcı şirket kuralları, taahhütname) ve yalnızca arızi, düzenli olmayan durumlarda geçerli istisnalar. Standart sözleşme yolunda Kurula bildirim öngörülmüştür.

Bu çerçeve yalnızca PDKS ve geçiş kontrol verisi için ele alınmalıdır: personelin ad-soyadı, sicil numarası, kart numarası, giriş-çıkış saatleri ve varsa yüz ya da parmak izi şablonu. Biyometrik şablonlar özel nitelikli veri olabileceğinden ayrı bir değerlendirme ister. Kanunun 12. maddesine göre veri sorumlusu uygun güvenlik düzeyi için gerekli teknik ve idari tedbirleri almak zorundadır; verinin kendi adına başka biri tarafından işlenmesi hâlinde bu tedbirlerden o kişiyle birlikte sorumludur. Yani bulut sağlayıcısına geçmek, sorumluluğu bütünüyle devretmek anlamına gelmez.

Uygulamada müşteriye şu üç şey sorulmalıdır: veri hangi ülkede ve hangi sağlayıcıda tutuluyor, sağlayıcı ile veri işleme sözleşmesi ve gerekiyorsa aktarım güvencesi var mı, sözleşme bittiğinde veri nasıl iade ve imha ediliyor. Saklama ve imha süreleri için PDKS kayıtları ne kadar saklanır yazısı yol gösterir. Bu yazı hukuki görüş yerine geçmez; somut durumda müşterinin KVKK danışmanına başvurması gerekir.

Lisans modelleri: cihaz, kapı, personel sayısı, kalıcı lisans ve abonelik

Lisans, yazılımın neye göre sayıldığını ve ne kadar süreyle kullanılabileceğini belirler; iki ayrı soru birbirine karıştırılmamalıdır. Birincisi "neyi sayıyoruz" (cihaz, kapı, personel), ikincisi "ne kadar süre" (kalıcı ya da abonelik) sorusudur. Fiyat etkileyen faktörler bu iki eksenin birleşiminden doğar.

Cihaz başına lisansta her terminal ya da kontrolör bir lisans kalemidir; şubeye cihaz eklemek lisans eklemeyi gerektirir. Kapı başına lisans geçiş kontrolde yaygındır; iki yönlü okuyuculu bir kapı tek kapı sayılabilir ya da iki okuyucu ayrı sayılabilir, bu ayrım sözleşmede açık olmalıdır. Personel (kullanıcı) sayısına göre lisansta sistemdeki aktif çalışan sayısı ölçüdür; işten ayrılanların pasife alınınca sayıdan düşüp düşmediği önemlidir.

Kalıcı lisans tek seferlik alınır ve o sürüme süresiz kullanım hakkı verir; ancak güncelleme, yeni sürüm ve destek çoğu zaman ayrı bir yıllık bakım bedeline bağlıdır. Abonelik lisansında kullanım hakkı döneme bağlıdır; yenilenmezse yazılım kısıtlanabilir ya da kapanabilir. Bulut hizmetlerinde abonelik genellikle barındırma, yedekleme ve güncellemeyi de kapsar.

• Lisans hangi birimi sayıyor: terminal, okuyucu, kapı, aktif personel ya da eşzamanlı kullanıcı?
• Sınır aşılınca ne olur: yeni kayıt reddedilir mi, uyarı mı verir, ek lisans gerekir mi?
• Kalıcı lisansta hangi sürümler dahil; güncelleme ve teknik destek ayrı bir yıllık bedel mi?
• Abonelikte süre dolunca eski kayıtlara erişim ve dışa aktarma hakkı sürüyor mu?
• Lisans bir bilgisayara, donanım anahtarına ya da hesaba mı bağlı; devredilebilir mi?
• Yönetici paneli kullanıcıları (puantaj yöneticisi, İK) ayrıca sayılıyor mu?

Üretici yazılımı mı, üçüncü parti PDKS programı mı?

Seçimin teknik belirleyicisi, yazılımın cihazla hangi arayüz üzerinden konuştuğudur. Üretici yazılımı kendi cihazlarının tüm özelliklerini (yüz tanıma, sıcaklık, ekran mesajı gibi) genellikle eksiksiz destekler; üçüncü parti PDKS programı ise farklı markaları tek ekranda toplayabilir, vardiya ve bordro tarafında daha esnek olabilir ama cihaz uyumu kurulmadan doğrulanmalıdır.

Cihaz uyumu SDK, protokol ya da veritabanı köprüsü üzerinden sağlanır. Bazı cihazlar ONVIF Profile A ve Profile C gibi açık profilleri destekler; ancak çoğu PDKS terminali kayıt çekme, kullanıcı gönderme ve saat eşitleme için üreticinin kendi SDK'sına, ağ protokolüne ya da yazılım ara yüzüne dayanır. Bir yazılımın "cihazı destekliyor" demesi, belirli model ve yazılımsal sürümle denendiği anlamına gelir; cihaz yazılımı güncellenince uyumun bozulup bozulmadığı sorulmalıdır.

Doğru yol, cihaz modelinin tam adını ve yazılım sürümünü yazılım sağlayıcısına bildirip uyumu yazılı almak, mümkünse tek bir cihazla deneme kurulumu yapmaktır. Kontrolör seçimi için geçiş kontrol paneli ve kontrolör seçimi rehberi tamamlayıcıdır.

PDKS yazılımını değiştirirken verileri taşıma adımları

Yazılım değişiminde asıl risk, eski puantaj geçmişinin ve kullanıcı-kart eşleşmesinin kaybolmasıdır; bu yüzden eski sistem, yeni sistem doğrulanana kadar kapatılmaz. İş hukuku ve KVKK saklama yükümlülükleri nedeniyle eski dönem kayıtlarının erişilebilir kalması gerekebilir.

Taşıma sırasında üç veri grubu ayrı ele alınır: geçmiş giriş-çıkış (ham geçiş) kayıtları ve hesaplanmış puantaj, personel kartı bilgileri (sicil no, kart numarası, departman, vardiya), cihaz üzerindeki kullanıcılar ve biyometrik şablonlar. Sicil numarasının yeni sistemde aynı kalması, bordro aktarımının bozulmaması için kritiktir; ayrıntı PDKS verisini bordro programına aktarma yazısında anlatılmıştır.

• Eski sistemden tam dışa aktarma: ham kayıtlar, puantaj sonuçları ve personel/kart tablosu CSV, Excel ya da veritabanı yedeği olarak alınır; dosyanın açılabildiği ayrıca kontrol edilir.
• Sicil no ve kart numarası eşleştirme: kart numarasının biçimi (ondalık, onaltılık, bit uzunluğu) iki yazılımda farklı olabilir; birkaç gerçek kartla deneme yapılır.
• Cihazlardaki kayıtları çekme: terminal hafızasında henüz yazılıma ulaşmamış kayıt kalmadığı doğrulanmadan hafıza silinmez.
• Cihaz hafızasını boşaltma: veriler yeni sisteme alınıp doğrulandıktan sonra, kullanıcı ve biyometrik veriler yeni yazılımdan yeniden gönderilir; silme işlemi geri alınamaz olduğundan yedek şarttır.
• Paralel çalıştırma: en az bir puantaj dönemi iki sistemde karşılaştırılır; fark çıkan personel için kayıt incelenir.
• Lisans aktarımı: lisans bir bilgisayardan diğerine taşınacaksa eski kurulumda lisans serbest bırakılır, üretici ya da sağlayıcıdan aktarım onayı alınır; donanım kimliğine bağlı lisanslar yeniden tanımlama ister.
• Eski verinin korunması: eski sistemin yedeği, saklama süresi bitene kadar okunabilir biçimde ve erişim kontrolü altında saklanır.

Üretici desteği bitince ne olur?

Üretici desteği bittiğinde yazılım hemen çalışmayı bırakmaz, ancak güvenlik güncellemesi, yeni cihaz uyumu ve hata düzeltmesi durur. Asıl sorun, işletim sistemi ya da veritabanı güncellenince eski yazılımın çalışmamasıdır; bu durumda müşteri ya eski, desteksiz bir ortamda kalır ya da zorunlu geçiş yapar.

Bulut hizmetinde sağlayıcı hizmeti kapatırsa verilerin ne kadar süre içinde ve hangi biçimde iade edileceği sözleşmede yazılı olmalıdır. Kalıcı lisanslı yerel yazılımda lisans anahtarı ve kurulum dosyasının yedeği, yeniden kurulumda işe yarar.

Önlem olarak sözleşmeye şu maddeler eklenebilir: veriyi açık biçimde (CSV, veritabanı yedeği) dışa aktarma hakkı, destek bitiş tarihinin önceden bildirilmesi, kullanıcı/kart tablosunun belgelenmiş biçimde teslimi ve cihazların yazılımdan bağımsız çalışabilmesi.

Teklif hazırlarken müşteriye sorulacak sorular

Yazılım kararı keşifte verilen yanıtlara dayanır; bu sorular teklif öncesi sorulursa lisans ve kurulum eksiği sonradan ortaya çıkmaz.

• Kaç personel, kaç şube ve kaç kapı/terminal var; önümüzdeki iki yıl içinde artış beklenir mi?
• Müşterinin kendi sunucusu ya da sürekli açık bir bilgisayarı ve bunun bakımını yapacak biri var mı?
• İnternet bağlantısı her şubede sürekli mi; kesintide kayıt almaya devam etmesi gerekiyor mu?
• Mevcut bir PDKS ya da bordro programı var mı; eski veriler taşınacak mı?
• Mevcut cihazlar korunacak mı; yazılımın bu cihazları desteklediği yazılı olarak teyit edildi mi?
• Yüz ya da parmak izi gibi biyometrik veri kullanılacak mı; veri nerede tutulacak?
• Kalıcı lisans mı yıllık abonelik mi tercih ediliyor; güncelleme ve destek bedeli ayrı mı?
• Sözleşme bittiğinde ya da yazılım değişince veriyi dışa aktarma hakkı var mı?
• Yedekleme ve geri yükleme denemesinden kim sorumlu?

Bayifi'nin bu konudaki yeri

Bayifi, güvenlik, alarm, yangın ve geçiş kontrol alanında kurulumcularla toptancıları buluşturan bir B2B pazar yeri ve firma dizinidir; yazılım lisansı satmaz. Bölgenizdeki kurulumcuları /bayiler sayfasından, geçiş kontrol ve PDKS cihazlarının toptan ürün ve stok bilgisini /pazar sayfasından inceleyebilirsiniz. Kurulumcu ya da toptancıysanız firmanızı kaydol sayfasından ekleyebilirsiniz.