Kurumsal Firmaya Tedarikçi Olarak Kayıt: Borcu Yoktur Yazıları, İSG Evrakları ve Sözleşme Şartları

Kurumsal müşteriye tedarikçi kaydı için hangi evraklar istenir?

AVM, hastane, fabrika, zincir mağaza ve büyük site yönetimleri genellikle tedarikçiyi önce bir kayıt dosyasıyla tanır; iş verilmeden önce bu dosya satın alma, muhasebe ve iş güvenliği birimlerinden geçer. Evrak listesi müşteriden müşteriye değişir, fakat kalemler büyük ölçüde birbirine benzer.

Dosyayı hazırlamanın en pratik yolu, evrakı üç gruba ayırıp her biri için son geçerlilik tarihini bir listede tutmaktır. Böylece müşteri "güncel belge" istediğinde sıfırdan arama yapmak gerekmez.

• Firma evrakları: vergi levhası, imza sirküleri, ticaret sicil gazetesi, oda kayıt veya faaliyet belgesi, banka IBAN bilgisi.
• Borç ve bildirim evrakları: vergi borcu yoktur yazısı, SGK borcu yoktur yazısı, taşeron kullanılıyorsa SGK bildirim kayıtları.
• İş sağlığı ve güvenliği evrakları: çalışan eğitim belgeleri, sağlık raporları, yüksekte çalışma ve benzeri işe özel belgeler, risk bilgilendirme formları.
• Ticari evrak: mesleki sorumluluk sigortası poliçesi, tedarikçi değerlendirme formu, fiyat listesi, referans listesi, gizlilik ve KVKK taahhütleri.

Firma evrakları: vergi levhası, imza sirküleri ve ticaret sicil gazetesi

Firma evrakları, müşterinin kimin adına fatura kesileceğini ve sözleşmeyi kimin imzalayabileceğini doğrulamak için istenir. Bu üç belge birbirini tamamlar ve her birinin güncelliği önemlidir.

Vergi levhası firmanın vergi dairesini, vergi numarasını ve faaliyet konusunu gösterir; Gelir İdaresi Başkanlığı'nın internet vergi dairesi üzerinden elektronik olarak alınabilir. Faaliyet kodunun yaptığınız işle uyumlu olması, müşterinin sizi doğru kategoriye kaydetmesini kolaylaştırır.

İmza sirküleri noter tarafından düzenlenir; şirket adına imzaya yetkili kişilerin imza örneğini ve yetki sınırını gösterir. Müşteri sözleşmeyi ve teklifi imzalayanın yetkili olup olmadığını buradan kontrol eder.

Ticaret sicil gazetesi şirketin kuruluşunu ve sonraki değişikliklerini (unvan, adres, ortaklık, yönetim) gösteren ilan nüshalarıdır. Şahıs işletmelerinde sicil gazetesi yerine genellikle oda kayıt veya faaliyet belgesi istenir; hangisinin kabul edileceğini müşterinin evrak listesinden öğrenmek en sağlıklısıdır.

SGK borcu yoktur ve vergi borcu yoktur yazısı nereden alınır?

Vergi ve SGK borcu yoktur yazıları e-Devlet Kapısı üzerinden, firma yetkilisinin girişiyle elektronik olarak talep edilir; yazı, kurumun sistemindeki o günkü borç durumunu gösterir. Menü adları zamanla değişebildiği için e-Devlet'te ilgili kurumun (Gelir İdaresi Başkanlığı ve Sosyal Güvenlik Kurumu) hizmetleri arasında "borç durum" ya da "borcu yoktur" aramasıyla ulaşmak gerekir.

Kamu kurumları açısından bu yazının dayanağı kanundur: 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsil Usulü Hakkında Kanun'un 22/A maddesi, kamu idarelerinin yapacağı bazı ödemelerde vadesi geçmiş borç bulunmadığına dair belge aranmasına imkân verir. 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu'nun 90. maddesine göre de kamu idareleri işverenlerin hakedişlerini, Kuruma idari para cezası, prim ve prime ilişkin borçları olmaması kaydıyla öder.

Özel hastane, AVM, fabrika veya zincir mağaza gibi özel müşterilerde bu yazıyı isteme zorunluluğu kanundan değil, müşterinin tedarikçi politikasından ve sözleşmesinden gelir. Yazının ne kadar yeni olması gerektiğini mevzuat sabitlemez; talep eden kurum belirler. Bu yüzden kayıt tarihine yakın bir tarihte alınmış yazı sunmak uygundur.

• Adım 1: Firma yetkilisi e-Devlet'e giriş yapar; tüzel kişilikte yetkili sıfatıyla işlem yapılır.
• Adım 2: Gelir İdaresi Başkanlığı ve Sosyal Güvenlik Kurumu hizmetlerinden borç durum yazısı talebi seçilir.
• Adım 3: Borç yoksa yazı barkodlu PDF olarak oluşur; borç varsa önce ödeme veya yapılandırma yapılır.
• Adım 4 (doğrulama): Belgeyi alan kurum, e-Devlet'in belge doğrulama hizmetinde belgedeki barkod numarasını girerek ya da e-Devlet mobil uygulamasıyla karekodu okutarak doğrulayabilir.
• Dikkat: Yapılandırılmış ya da taksitlendirilmiş borç varsa yazının ifadesi "borcu yoktur" olmayabilir; müşterinin bunu kabul edip etmediğini önceden sorun.

Taşeron SGK bildirimi ve asıl işverenin sorumluluğu

Kurumsal müşteri sahaya girecek kişilerin sizin çalışanınız olduğunu ve SGK'ya bildirildiğini belgelemenizi ister, çünkü 5510 sayılı Kanun'un 12. maddesine göre asıl işveren, sigortalıları üçüncü bir kişi aracılığıyla işe girmiş olsalar bile işverene yüklenen yükümlülüklerden alt işverenle birlikte sorumludur.

Bu nedenle sahada çalışacak teknisyenlerin işe giriş bildirgesi, aylık prim ve hizmet belgesi, tahakkuk fişi ve ödeme dekontu gibi kayıtlar sıkça istenir. Kayıtlarda kişisel veri bulunduğundan müşteriye gerekenden fazlasını vermemek ve ilgisiz bilgileri maskelemek iyi uygulamadır.

Kendi ekibiniz yerine başka bir firmayı ya da usta ekibini çalıştırıyorsanız, onların da aynı evrakı sağlaması gerekir. Alt işveren ilişkisinin sınırları ve SGK yükümlülükleri için taşeron teknisyen çalıştırma yazımıza bakabilirsiniz.

İş sağlığı ve güvenliği evrakları: eğitim, sağlık raporu, yüksekte çalışma

Kurumsal sahaya girişte en çok takılan belge grubu İSG evrakıdır; dayanağı 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ve ilgili yönetmeliklerdir. Kanunun 17. maddesi, tehlikeli ve çok tehlikeli sınıftaki işyerlerinde yapılacak işin riskleri hakkında eğitimin alındığına dair belge olmaksızın başka işyerlerinden gelen çalışanların işe başlatılamayacağını söyler.

2 Nisan 2026 tarihli Resmî Gazete'de yayımlanan Çalışanların İş Sağlığı ve Güvenliği Eğitimlerinin Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik, temel eğitimin asgari süresini az tehlikeli işyerlerinde 8, tehlikeli işyerlerinde 12, çok tehlikeli işyerlerinde 16 ders saati olarak belirler. Tekrar eğitimi ise çok tehlikeli sınıfta yılda, tehlikeli sınıfta iki yılda, az tehlikeli sınıfta üç yılda en az bir kez yapılır. Aynı yönetmelik, asıl işverenin alt işveren çalışanlarının eğitim belgelerini kontrol etmesini ve işe başlamadan önce işyerine özgü risk bilgisi vermesini de düzenler.

Kanunun 15. maddesine göre tehlikeli ve çok tehlikeli sınıftaki işlerde çalışacaklar, yapacakları işe uygun olduklarını belirten sağlık raporu olmadan işe başlatılamaz; işe girişte ve düzenli aralıklarla sağlık muayenesi yapılır. Aynı alanı birden fazla işverenin paylaştığı yerlerde ise 23. madde, işverenlerin iş birliği yapmasını ve birbirlerini risklerden haberdar etmesini ister; AVM ve site gibi yerlerde koordinasyon yönetimce sağlanır.

• Eğitim belgesi: temel İSG eğitimi, tekrar eğitimi ve işe başlama eğitiminin kayıtları; belgeler çalışan adına ve geçerli olmalı.
• Sağlık raporu: yapılacak işe uygunluk raporu; hangi iş için geçerli olduğu yazıda belirtilmeli.
• Mesleki eğitim belgesi: mesleki eğitim alma zorunluluğu bulunan tehlikeli işlerde, işle ilgili eğitimi belgeleyemeyenler çalıştırılamaz (6331 madde 17).
• Yüksekte çalışma: Yapı İşlerinde İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetmeliği düşme riski taşıyan her seviye farkındaki çalışmayı yüksekte çalışma sayar; önce toplu koruma önlemleri, yetersizse tam vücut kemeri gibi kişisel koruyucular ve yetkili kişinin gözetimi gerekir.
• Risk bilgilendirme ve iş izin formu: müşteri sahasına özgü riskler için imzalı bilgilendirme ve çoğu kurumda iş başlamadan alınan izin formları.

Sigorta, değerlendirme formu, fiyat listesi ve onaylı tedarikçi listesi

Evrak setinin ticari kısmı, müşterinin sizinle çalışma riskini ölçmek için hazırlanır.

Mesleki sorumluluk sigortası kurulum hatasından doğabilecek zararlar için istenir; poliçenin kapsamı, limiti ve süresi müşterinin sözleşmesindeki şartla uyumlu olmalıdır. Ayrıntı için mesleki sorumluluk sigortası yazımıza bakabilirsiniz.

Tedarikçi değerlendirme formu firma bilgilerini, referansları, mali ve operasyonel kapasiteyi, varsa kalite ve iş güvenliği yönetim sistemi belgelerini (ör. ISO 9001, ISO 45001) sorar. Form çoğunlukla gizlilik, etik kurallar ve KVKK taahhüdü ile birlikte imzalatılır.

Fiyat listesi ve onaylı tedarikçi listesi işin devamlılığını belirler. Müşteriler çoğunlukla onaylı tedarikçi listesi tutar ve yeni iş yalnızca bu listedeki firmalardan istenir; listeye girmek için fiyat listesinin geçerlilik tarihi, KDV durumu, iskonto ve güncelleme koşulları açıkça yazılmalıdır.

Ödeme vadesi, hakediş ve fatura rutini

Kurumsal işte ödemenin ne zaman geleceği fiyat kadar önemlidir ve Türk Ticaret Kanunu'nun 1530. maddesi ticari işletmeler arasındaki ödeme sürelerini düzenler. Madde, sözleşmede ödeme günü ya da süresi belirtilmemişse borçlunun faturanın alınmasını takip eden otuz günün sonunda ihtara gerek kalmadan temerrüde düşeceğini söyler.

Aynı madde, sözleşmedeki ödeme süresinin fatura ya da eş değer ödeme talebinin, malın veya hizmetin alındığı ya da kabul usulünün tamamlandığı tarihten itibaren en fazla altmış gün olabileceğini öngörür. Alacaklının KOBİ olduğu veya borçlunun büyük ölçekli işletme olduğu hâllerde ödeme süresi altmış günü aşamaz. Gecikme faizi hiç ödenmeyeceğini ya da ağır derecede haksız sayılacak kadar az faiz ödeneceğini öngören sözleşme hükümleri ise geçersizdir.

Pratikte vade, fatura tarihine değil müşterinin faturayı kabul ettiği ya da hakedişi onayladığı tarihe bağlanır. Bu yüzden iş akışını yazılı kurmak gerekir; fatura düzenleme biçimi için e-fatura ve muhasebe yazımızı ve vadeli satışın tahsilat riskleri için vadeli satış yazımızı inceleyebilirsiniz.

• Hakediş formülü: dönem hakedişi = (sözleşme bedeli x gerçekleşen iş yüzdesi) - önceki hakedişler - sözleşmede varsa teminat veya avans kesintisi.
• Vade formülü: ödeme tarihi = fatura kabul veya hakediş onay tarihi + sözleşmedeki gün sayısı.
• Rutin: teslim tutanağı, hakediş raporu, fatura ve gerekirse güncel borcu yoktur yazısı aynı dosyada ve aynı sırayla gönderilir.
• Takip: faturanın müşteriye ulaştığı tarih, onay yazışması ve vade bitişi bir tabloda izlenir.

Kurumsal sözleşmelerde ceza maddeleri ve gecikme şartları

Kurumsal iş sözleşmelerinde ceza maddesi çoğunlukla teslim gecikmesine bağlanır ve en çok sorun çıkaran madde türüdür. Türk Borçlar Kanunu'nun 179. maddesine göre sözleşmenin gereği gibi ifa edilmemesi için ceza kararlaştırılmışsa alacaklı borcun ya da cezanın ifasını isteyebilir; zamanında ifa edilmeme için konulan cezada ise alacaklı hakkından feragat etmedikçe veya ifayı çekincesiz kabul etmedikçe asıl borçla birlikte cezayı da isteyebilir.

Aynı Kanun'un 180. maddesi, alacaklı zarara uğramamış olsa bile cezanın ödenmesi gerektiğini söyler. 182. madde cezanın miktarını serbest bırakır ve hâkimin aşırı gördüğü cezayı kendiliğinden indirebileceğini belirtir. Ancak Türk Ticaret Kanunu'nun 22. maddesine göre tacir sıfatındaki borçlu, aşırı ceza kararlaştırıldığı iddiasıyla mahkemeden indirim isteyemez. Bu nedenle ticari sözleşmede imzadan önce cezanın oranını ve üst sınırını pazarlık etmek, sonradan itiraz etmekten çok daha güvenlidir.

Gecikme cezasının hesabı genellikle günlük oran, gecikilen gün ve sözleşme bedelinin çarpımıdır. Örneğin günlük binde 5 oran ve sözleşme bedelinin yüzde 10'u kadar tavan varsa, ceza yirminci günde tavana ulaşır. Tavan, kısmi teslimde hangi bedel üzerinden hesap yapılacağı ve mücbir sebep hâlleri açıkça yazılmalıdır.

• Teslim süresi başlangıcı: sahanın hazır olduğu, onaylı projenin ve malzeme onayının alındığı tarih yazılmalı.
• Müşteri kaynaklı gecikme: saha açılmaması, geç onay veya iş artışı durumunda süre uzar; bu hâller tutanakla kayıt altına alınmalı.
• Ceza tavanı: toplam ceza için sözleşme bedelinin belirli bir oranı üst sınır olarak konmalı.
• Mahsup ve kesinti: müşterinin cezayı hakedişten kesme hakkı ve itiraz süresi netleştirilmeli.
• Sözleşme dosyası: teslim tutanağı ve sözleşme maddeleri için kurulum sözleşmesi ve teslim tutanağı yazımıza bakılabilir.

Evrak dosyası hazırlarken Bayifi'nin yeri

Evrak dosyasını düzenli tutmak ve geçerlilik tarihlerini izlemek yeni kurumsal kayıtları hızlandırır; fiyat listesi ve stok bilgisinin güncelliği de bunun parçasıdır.

Bayifi'de il il firma dizininden bayiler arasında kurulumcu ve toptancı bulabilir, toptan ürün ve anlık stok için pazar bölümünü kullanabilir, firmanızı eklemek için de kaydol sayfasından başvuru yapabilirsiniz.