Kurulumcu İçin EKAP Kaydı, Doğrudan Temin ve Küçük Kamu İşleriyle İlk Adım

EKAP nedir ve küçük bir kurulumcunun neden ihtiyacı olur?

EKAP (Elektronik Kamu Alımları Platformu), Kamu İhale Kurumunun yönettiği ve kamu alımlarının elektronik ortamda yürütüldüğü sistemdir. Kamu Alımlarının Elektronik Ortamda Yapılmasına İlişkin Uygulama Yönetmeliği, EKAP üzerinden yürütülecek kamu alımı süreçlerine katılacak gerçek ve tüzel kişilerin EKAP'a kaydolmasını zorunlu tutar; kayıt işlemlerinin elektronik ortamda yapılması esastır.

Kamu İhale Kurumunun duyurusuna göre 1 Ağustos 2025 ve sonrasında ilanı yapılan işlerde 4734 sayılı Kanun veya istisna kapsamındaki ihale, doğrudan temin ve sözleşme süreçleri EKAP üzerinde yürür. Yani küçük bir kamera ya da alarm alımı bile artık çoğu zaman EKAP'taki bir kayıt, bir duyuru ve bir e-teklif olarak karşınıza çıkar.

Bu rehber, büyük ihale usullerini değil ilk kaydı ve küçük alımları anlatır. İhale usullerinin genel çerçevesi için kamu ihaleleri ve güvenlik sistemi projeleri rehberine bakabilirsiniz.

EKAP kaydı için gerekenler: e-imza, firma bilgileri ve yetkilendirme

EKAP kaydı için önce firmanın yasal olarak kurulmuş ve vergi kaydının açılmış olması gerekir; bu adımlar için güvenlik kamerası kurulum firması açmak: şahıs, limited, anonim ve kurulum firması NACE kodu ve faaliyet kodu yazılarına göz atabilirsiniz.

Yönetmelik, kimlik doğrulama yöntemlerini Kamu İhale Kurumunun belirlemesine bırakır; kullanıcı adı ve şifre, e-imza ve e-Devlet Kapısı doğrulaması gibi yöntemlerden biri ya da birkaçı kullanılabilir. Kayıtlı gerçek ve tüzel kişiler EKAP'taki işlemleri yapmak üzere e-imza ile yetkilendirme de yapabilir. Güncel kayıt ekranı ve adımlar değişebildiği için kesin yöntemi her zaman EKAP'ın kendi sayfasından ve Kamu İhale Kurumunun kılavuzlarından teyit edin.

• Nitelikli elektronik sertifika (e-imza): sözleşme, sözleşme öncesi belgeler ve bazı teklif işlemleri e-imzayla imzalanır; firma yetkilisi için e-imza edinmek en baştan düşünülmelidir.
• Firma bilgileri: unvan, vergi numarası, adres ve yetkili kişi bilgileri ticaret sicili ve vergi kayıtlarıyla uyumlu olmalıdır.
• Kullanıcı adı ve şifre: kayıt sonrasında oluşturulur; teklif hazırlama bu girişle yapılır.
• Yetkilendirme: teklifi hazırlayacak çalışan varsa yetkisi EKAP içinde tanımlanır; yetki kimde ise sorumluluk da ondadır.
• Kayıt hazır olsun: duyuru ile son teklif saati arasında çok kısa süre bulunabileceği için kayıt, iş çıkmadan önce tamamlanmalıdır.

Doğrudan temin nedir? 4734 sayılı Kanun 22. madde

Doğrudan temin, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun tanımına göre ihtiyaçların idare tarafından davet edilen isteklilerle teknik şartların ve fiyatın görüşülerek temin edilebildiği usuldür. Kanunun 22. maddesi, belirli hallerde ihtiyaçların ilan yapılmaksızın ve teminat alınmaksızın doğrudan temin edilebileceğini söyler.

Küçük kamu alımlarında en sık karşılaşılan hal 22. maddenin (d) bendidir: idarenin belirlenen parasal sınırı aşmayan ihtiyaçları. Sınır tutarı idarenin büyükşehir belediyesi sınırları içinde olup olmamasına göre farklıdır ve Kamu İhale Kurumunun tebliğleriyle her yıl güncellenir; bu yüzden tutarı bu yazıdan değil, Kamu İhale Kurumunun güncel tebliğinden ve ilgili mevzuattan doğrulayın.

Kanun, bu maddeye göre yapılacak alımlarda ihale komisyonu kurma ve 10. maddedeki yeterlik kurallarını arama zorunluluğu olmadığını, ihtiyacın görevlendirilen kişilerce piyasada fiyat araştırması yapılarak temin edildiğini belirtir. Bunun anlamı, teklif verenden ağır bir yeterlik dosyası beklenmeyebileceğidir; fakat şartnamede ya da davette istenen belgeler yine eksiksiz sunulmalıdır.

Pazarlık usulü ise ayrı bir ihale usulüdür (Kanun md. 21). Yaklaşık maliyeti belirli sınıra kadar olan mamul mal, malzeme ve hizmet alımlarına ilişkin (f) bendinde ilan zorunlu değildir; ilan yapılmayan hallerde en az üç istekli davet edilir. Yaklaşık maliyet sınırı yine güncel tebliğlerle belirlendiği için tutar yazılmamıştır.

Küçük alımları nasıl takip edersiniz? Duyuru, davet ve alıcı türleri

Doğrudan temin alımları, Kamu İhale Kurumunun belirlediği formata uygun olarak EKAP'ta duyurulabilir; duyuru tarihi ile son teklif tarihi arasında en az yirmi dört saat bulunması gerekir. Duyuru yapılması idareye alım yapma zorunluluğu getirmez. İdare ayrıca duyuru yapsın ya da yapmasın, belirli kişilere e-posta, telefon veya EKAP üzerinden davet gönderebilir.

Bu yüzden iki yolu birlikte yürütmek gerekir: EKAP'taki duyuruları düzenli taramak ve potansiyel alıcılarla doğrudan tanışık olmak. Okul müdürlükleri, halk kütüphaneleri, muhtarlıklar, belediyenin müdürlükleri ve bağlı birimleri küçük kamera, alarm ya da geçiş kontrol ihtiyaçları doğduğunda fiyat araştırması yapar.

• Anahtar sözcüklerle tarama: kamera, güvenlik kamerası, kayıt cihazı, alarm, geçiş kontrol, yangın ihbar gibi sözcüklerle EKAP duyurularını izleyin.
• Bölgesel odak: hizmet verebileceğiniz il ve ilçelerdeki idareleri listeleyin; teslim ve montaj yeri sizin için erişilebilir olmalı.
• Alıcı türünü kontrol edin: alımın 4734 kapsamında mı yoksa başka bir mevzuat ya da harcama belgeleri yönetmeliğine göre mi yapıldığı duyuruda ve davette anlaşılır.
• Kısa süreye hazır olun: katalog, teknik fiyat tablosu, imza sirküleri ve kimlik bilgileri bir klasörde hazır bulunsun.
• Kayıtlı geçmiş: tamamlanan her kamu işinden sonra iş deneyim belgesi talep edin; sonraki işlerde referans olur.

Yaklaşık maliyet, teklif mektubu ve e-fiyat teklifi

Yaklaşık maliyet, idarenin fiyat araştırması yaparak KDV hariç belirlediği ve dayanaklarıyla hesap cetvelinde gösterdiği bedeldir (Kanun md. 9). İhale ilanlarında yer verilmez ve isteklilere açıklanmaz; yani duyuruda göremezsiniz. Doğrudan temin tebliği fiyat araştırmasının ilan, teminat, ihale komisyonu ve yeterlik şartı aranmadan yürütülebileceğini belirtir.

Doğrudan temin tebliğine göre e-fiyat teklifi EKAP üzerinden son teklif tarih ve saatine kadar gönderilir, teklifte yalnızca fiyat yer alır, son süreye kadar geri çekilip yenilenebilir ve süresinde gönderilmeyen teklif değerlendirmeye alınmaz. Duyuruda belirtilmişse ilk fiyatlar üzerinden eksiltme de yapılabilir.

Fiziki ortamda yapılan alımlarda teklif elden, posta, e-posta veya faksla verilebilir. Ana ihale usullerinde kullanılan teklif mektubu ise Kanun md. 30'a göre yazılı ve imzalı olmalı, dokümanın okunup kabul edildiğini belirtmeli, bedel rakam ve yazıyla uyumlu yazılmalı ve kazıntı ya da silinti içermemelidir. Küçük alımda biçimi davet belirler; talimata birebir uymak gerekir.

• KDV'yi ayırın: teklifin KDV dahil mi hariç mi istendiğine bakın; farklı toptancılardan gelen teklifleri eşit zemine getirme mantığı burada da geçerlidir.
• Teslim ve montaj süresini yazın: duyuruda belirtilen süreye uyamayacaksanız teklif vermeyin.
• Stok durumunu doğrulayın: kamu teslim süreleri sıkı olduğundan toptancıdan stok teyidi ve teslim süresi almadan fiyat vermeyin.

Teknik şartname okuma: ilk kez bakanlar için kontrol listesi

Teknik şartname, idarenin tam olarak ne istediğini ve teklifinizin neye göre karşılaştırılacağını gösterir. Şartnamede belirli bir marka ya da model adı geçiyorsa "eşdeğeri" ifadesinin bulunup bulunmadığına ve eşdeğerliğin nasıl kanıtlanacağına bakın; belirsiz kaldığı yerde idareye yazılı soru sormak teklifi riskten korur. Şartnamedeki koşulların uygun olmadığını düşünüyorsanız Kanunda şikâyet ve itiraz yolları ayrıca düzenlenmiştir.

• Çözünürlük, lens ve kayıt süresi: kameraların megapiksel değeri, hedeflenen gün sayısı ve disk kapasitesi birbiriyle tutarlı mı kontrol edin.
• Standartlar ve uyumluluk: ONVIF, H.265, PoE (IEEE 802.3af/at) gibi istenen özellikleri ürün kataloğuyla eşleştirin.
• Montaj kapsamı: kablo, direk, UPS, pano, eğitim ve ilk devreye alma teklife dahil mi, hariç mi anlayın.
• Garanti ve servis: süre, yerinde müdahale ve yedek parça koşulları yazılı olmalı.
• Teslim yeri ve kabul: işin nerede, kime teslim edileceği ve kabul işleminin nasıl yapılacağı net olmalı.
• İstenen belgeler: katalog, numune, deneyim ya da belgelendirme isteniyorsa süresi içinde sunulacak şekilde hazır tutun.

Vergi ve SGK borcu yok yazısı, yasaklılık ve teminat

Kanunun 10. maddesine göre kesinleşmiş vergi borcu ve kesinleşmiş sosyal güvenlik prim borcu olanlar ihaleye katılamaz. Kamu İhale Kurumunun duyurusuna göre yerli isteklilerin vergi ve SGK borcu ile yasaklılık kontrolü, teklif açılışında EKAP üzerinden yapılır. Doğrudan temin tebliği ise belge talebinin kriter ve teknik özelliklerin ispatı için olduğunu belirtir ve belirli sınırlar içindeki alımlarda alım yapılacak kişinin yasaklılar listesinde olup olmadığının kontrol edildiğini söyler.

Pratikte, iş çıkmadan önce vergi dairesi ve SGK'dan borcu yoktur yazılarını alabilmek için borçlarınızın düzenli ödenmiş olması gerekir. Firma evraklarınızı baştan derli toplu tutmak için güvenlik sistemi kurulumu için gerekli belgeler rehberine bakabilirsiniz.

Teminat konusunda Kanun 22. madde kapsamındaki alımların teminat alınmaksızın yapılabileceğini söyler; doğrudan temin tebliği de teminat alınmasını zorunlu kılmaz. Teminatın istendiği ihale usullerinde ise geçici teminat oranı ilanda belirtilir ve Kanun md. 24'e göre teklif edilen bedelin yüzde 3'ünden az olamaz. Teminat mektubu, nakit gibi kabul edilen değerler Kanun md. 34'te sayılmıştır.

Bayifi'de bu yol nasıl işinize yarar?

Kamu işine teklif verirken en büyük risk, toptancıdan fiyat alıp stok ve teslim süresi konusunda yanılmaktır. Bayifi'de pazar sayfasında toptancıların stoklu ürünlerine bakıp tek talep ile birden çok toptancıdan teklif isteyebilirsiniz. Kurulumcu dizininde yer almak ya da şehrinizdeki firmaları görmek için bayi listesine bakın; firmanızı eklemek için kaydol sayfasını kullanabilirsiniz.