Site ve Apartman Yönetim Şirketleriyle İş Ortaklığı: Kamera, Diafon ve Bakım İşi Nasıl Alınır?

Yönetim şirketi neden kurulumcu için tekrar eden iş kaynağıdır?

Profesyonel site yönetim şirketi, tek müşteriyle başlayıp birçok bina ve siteye yayılan iş getirebilen bir kanaldır. Bir bina yönetimi tek seferlik kamera ya da diafon işi verir; çok siteli bir yönetici ise aynı tedarikçiyle arıza, bakım, yenileme ve yeni site devri işlerini sürdürebilir. Bu rehber, müşteriyi genel olarak nasıl bulacağınızı değil, bu tek kanalı derinlemesine ele alır.

Kanalın avantajı tekrar ve referanstır; riski ise karar zincirinin uzun olması ve ödemenin sizi çağıran kişiden değil site hesabından yapılmasıdır. Yönetim şirketi çoğu zaman siteyi kat malikleri adına yönetir; yani şirketin kendi yetkisi, binanın yönetim planı ve kurul kararlarıyla sınırlıdır. Teklifinizi bu gerçeğe göre kurmak, işi kazanma olasılığını artırır.

Karar kimde: yönetici, yönetim kurulu ve kat malikleri kurulu

Ortak alandaki yatırım kararını genel kural olarak kat malikleri kurulu verir; yönetici ve yönetim kurulu kararı uygulayan organdır. Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) m.34'e göre kat malikleri yönetimi kendi aralarından ya da dışarıdan seçecekleri bir kişiye veya üç kişilik bir kurula verebilir; sekiz veya daha fazla bağımsız bölümü olan yapıda yönetici atanması zorunludur ve yönetici her yıl olağan toplantıda yeniden atanır. Dışarıdan seçilen yönetici, yani bir yönetim şirketi ya da profesyonel yönetici de bu yetkiyi ancak kurul ve yönetim planı ölçüsünde kullanır.

Yöneticinin görevleri KMK m.35'te sayılır: kurul kararlarını uygulamak, ortak yerlerin korunması, bakımı ve onarımı için gereken tedbirleri almak, avans toplamak ve yönetimle ilgili ödemeleri yapmak. Yönetim planında aksi yazılmadıkça arıza onarımı gibi bakım niteliğindeki işleri yönetici yaptırabilir; sistemin tamamen yenilenmesi ise yenilik sayıldığından kurul kararı ister. Yönetim planı sözleşme hükmünde olduğu için yöneticinin harcama limiti varsa onu da oradan öğrenmek gerekir.

Site, birden çok blok ya da parselden oluşan bir toplu yapı ise karar basamakları değişir. KMK m.69'a göre bloklar blok kat malikleri kurulunca, toplu yapının ortak yapı ve tesisleri ise toplu yapı kat malikleri kurulunca yönetilir; bu yetki yönetim planıyla toplu yapı temsilciler kuruluna verilebilir. Yönetim planının değiştirilmesi için m.70 toplu yapı temsilciler kurulunun temsil ettiği bağımsız bölümlerin üçte ikisinin oyunu arar; bu oran 7579 sayılı Kanunla (Resmî Gazete, 22 Mayıs 2026) beşte dörtten üçte ikiye indirilmiştir. Kararda hangi organın yetkili olduğunu öğrenmek için ilk sorunuz şu olmalıdır: bu site tek bina mı, toplu yapı mı?

Kat Mülkiyeti Kanunu karar nisapları: teklifiniz hangi oyla geçer?

Ortak yerleri daha rahat kullanmaya yarayan yenilik ve ilaveler için KMK m.42, kat maliklerinin sayı ve arsa payı çoğunluğunu arar; kamera ve diafon yenileme teklifleri çoğunlukla bu çerçevede tartışılır. Kanun kamera ya da diafonu adıyla anmadığından, nisap ve yenileme-bakım ayrımı somut olaya göre yorumlanır. Diafon özelindeki ayrıntı için apartman diafon değişimi ve oy çoğunluğu rehberine bakılabilir.

• Toplantı yeter sayısı (m.30): kurul, kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından yarısından fazlasıyla toplanır ve oy çokluğuyla karar verir.
• İkinci toplantı (m.30): yeter sayı sağlanamazsa ikinci toplantı en geç onbeş gün sonra yapılır; karar yeter sayısı katılanların salt çoğunluğudur, ancak kanunda ayrıca konmuş yeter sayılar saklıdır.
• Çağrı (m.29): olağanüstü toplantı için toplantıdan en az onbeş gün önce bütün maliklere imzalatılacak çağrı ya da taahhütlü mektup gerekir; ilk ve ikinci toplantı arası yedi günden az olamaz.
• Oy hakkı (m.31): her malik bir oya sahiptir; birden çok bağımsız bölümü olan malikin oyu toplam oyların üçte birini aşamaz; vekâlet sınırlıdır.
• Yönetici atama (m.34): yönetici, kat maliklerinin hem sayı hem arsa payı çoğunluğuyla atanır.
• İtiraz (m.33): kurul kararına karşı sulh mahkemesinde iptal davası, kararı öğrenmeden itibaren bir ay ve her halde karar tarihinden itibaren altı ay içinde açılabilir.

Onaylı tedarikçi havuzuna girmek için ne hazırlanır?

Yönetim şirketleri genellikle belge ve referans düzeni oturmuş kurulumcuyu havuza alır; kanunda tek tip bir havuz kaydı yoktur, kuralı şirketin kendisi koyar. Bu nedenle ilk iş, şirketin tedarikçi başvuru koşullarını yazılı istemek ve belgeleri tek dosyada hazır tutmaktır. Bu kapsamdaki belgeler ve sözleşme evrakları için kurumsal müşteriye tedarikçi olarak kayıt rehberi iyi bir kontrol listesidir.

• Vergi levhası, imza sirküleri ve faaliyet belgesi.
• Vergi ve SGK borcu olmadığını gösteren yazılar ile iş sağlığı ve güvenliği evrakları.
• Mesleki sorumluluk ya da işveren sorumluluk sigortasına ilişkin belge.
• Benzer site ve apartman işlerinden, iletişim kurulabilecek yazılı referanslar.
• Hizmet kalemlerini açıklayan iş tanımı, garanti ve arıza yanıt süresi taahhüdü.
• Kullanılan ürünlerin ve yedek parça erişiminin açıklaması.

Çok lokasyonlu bakım sözleşmesi nasıl kurulur?

Çok siteli yönetici için çerçeve sözleşme, her binanın ayrı hizmet ekiyle bağlandığı tek bir ana metindir. Böylece tek şartnameyle bütün lokasyonlar için aynı bakım kapsamı, yanıt süresi ve raporlama biçimi kurulur; her site yine kendi bütçesinden ve kendi kurul kararıyla sözleşmeye dahil edilir. Paket kademeleri ve SLA tanımı için bakım sözleşmesi paketleri ve müdahale süresi yazısına bakılabilir.

Çerçeve sözleşmede her lokasyon için ayrı ek bulunmalıdır; çünkü kamera sayısı, diafon tipi ve kayıt cihazı sitelerde farklıdır. Ayrıca bir sitede yönetim değişirse sözleşmenin akıbeti belli olmalıdır.

• Lokasyon eki: cihaz envanteri, kablolama ve kayıt cihazı konumu.
• Periyodik ziyaret takvimi ve ziyaret sonunda verilecek yazılı kontrol raporu.
• Bildirimin alınması, ilk yanıt ve yerinde müdahale süreleri ayrı ayrı.
• Kapsam dışı işler: kırma-dökme, elektrik pano işleri, vandalizm kaynaklı hasar.
• Fesih ve devir: site yönetimi değişirse sözleşmenin devri ya da sona erme koşulları.
• Raporlama: lokasyon bazında arıza sayısı ve çözüm süresi.

Ödeme site bütçesinden yapılır: ortak gider ve işletme projesi

Kamera, diafon ve bakım giderlerinin ödemesi site hesabından yapılır; bu hesabın nasıl doldurulduğu ise KMK m.20 ve m.37 ile belirlenir. M.20'ye göre aralarında başka türlü anlaşma olmadıkça kat malikleri ortak yerlerin bakım, koruma, güçlendirme ve onarım giderlerine, yönetici aylığı gibi giderlere ve ortak tesislerin işletme giderlerine arsa payı oranında katılır; kapıcı, kaloriferci, bahçıvan ve bekçi giderleri ise eşit paylaşılır. Ödeme yapmayan malike karşı yönetici dava açabilir, icra takibi yapabilir ve aylık yüzde beş gecikme tazminatı doğar.

Yıllık bütçenin adı işletme projesidir. KMK m.37'ye göre proje, yıllık tahmini gelir ve giderleri ile her malikin avans tutarını gösterir ve genel kurulda onaylanır; onaylı proje yoksa yönetici geçici bir işletme projesi hazırlar. M.35'teki avans hükmü de 7579 sayılı Kanunla 'işletme projesi onaylanıncaya kadar avans toplanması' biçiminde değiştirilmiştir. Kurulumcu açısından anlamı şudur: bakım sözleşmenizin tutarı işletme projesindeki bir kalem olarak yer alırsa ödeme kesintisiz olur; kalemde yoksa yönetici ek karar almak zorunda kalabilir.

Ödeme vadesini ve fatura kesilecek kişiyi baştan yazın. Fatura çoğunlukla site yönetimi adına kesilir; yönetim şirketi adına kesilmesi isteniyorsa gerekçesi ve onayı kayıt altına alınmalıdır. Bu konuda vergi ve muhasebe düzenlemeleri için mali müşavire danışılmalıdır. Gider paylaşımı yönetim planına ve kurul kararına göre belirlenir.

Yıllık bütçeye teklif girmenin zamanlaması

Teklifin bütçeye girmesi için sunumun işletme projesi onaylanmadan önce yapılması gerekir. KMK m.29'a göre kat malikleri kurulu yılda bir defadan az olmamak üzere yönetim planında gösterilen zamanda, böyle bir zaman yoksa her takvim yılının ilk ayı içinde toplanır; toplu yapılarda kurullar en geç iki yılda bir defadan az olmamak üzere toplanır. Yönetici ise m.39 uyarınca yönetim planındaki zamanda, yoksa takvim yılının birinci ayı içinde kuruluna gelir ve giderlerin hesabını verir.

Bu takvim, planlamanın ipucudur: çoğu sitede olağan toplantı yılın başında yapıldığından, bütçe hazırlığı bir önceki yılın son çeyreğinde başlar. Yönetim şirketinin bütçe tarihini sormak, sunumu o tarihten haftalar önce yapmak ve kurula gidecek dosyayı hazır vermek işe yarar.

Kamera kaydı izleme yetkisi ve KVKK aydınlatma

Site kamerasında kayda kimlerin erişebileceği, kurul kararı ve yönetim kayıtlarında yazılı olmalıdır. Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun 8 Haziran 2026 tarihli duyurusuna göre kamerayla görüntü almak 6698 sayılı KVKK kapsamında kişisel veri işlemedir; bu işlemin Kanunda dayanağı olmalı, 634 sayılı KMK'ya uygun yapılmalı ve Kanun'un 4. maddesindeki ilkelere (ölçülülük, amaçla sınırlılık, gerekli süre kadar saklama) uyulmalıdır. Duyuru kayıtlara yalnızca yetkili kişilerin erişebilmesini ister ama kimlerin yetkili sayılacağını belirtmez; bunu site kendi kararıyla yazmalıdır.

Yönetim şirketi çalışanının canlı görüntü izlemesi ya da kaydı çekmesi için de bu yazılı yetki gerekir. Veri sorumlusu rolü, duyuruya göre toplu yapı yönetiminde işleme kararlarını alan ve uygulayan kişi ya da kurumdur; yönetim şirketi talimatla çalışıyorsa bu rol sözleşme ve fiili duruma göre belirlenir, bu nedenle hukukçuyla netleştirilmelidir. Kurulumcunun uzaktan bağlantısı ise ayrı bir konudur ve kurulumcunun uzaktan erişiminde veri işleyen sorumluluğu rehberinde anlatılır.

• Yetki listesi: kayıt izleyecek kişiler adıyla ve rolüyle yazılır; her biri için ayrı kullanıcı hesabı açılır.
• Aydınlatma: kameralı alana giriş yapanlara KVKK m.10 uyarınca kayıt yapıldığı bildirilir; uyarı levhası ve ayrıntılı metin hazırlanır.
• Saklama: süre amaçla sınırlı belirlenir; olay kaydı yalnızca hukuki süreç boyunca ayrıca saklanır.
• Paylaşım: kayıtlar yetkisiz kişilere verilmez; talepler olay bazında kayıt altında karşılanır.
• Teknik sınır: ses kaydı ve yüz tanıma gibi özel hayata müdahale eden özellikler açılmaz; daire kapısı önü ve içi görünen açılar planlanmaz.
• Detay: apartman ve sitede güvenlik kamerası rehberi bu şartları ayrıntılı ele alır.

Arızada tek telefon numarası ve komisyon şeffaflığı

Çok siteli yönetici arıza anında tek bir numara ister; bu istek sözleşmede ve iş akışında karşılanmalıdır. Sakinler yöneticiyi arar, yönetici tedarikçiyi arar, sorun takip edilmediğinde sorumluluk yöneticiye döner. Bu yüzden tek telefon, tek WhatsApp ya da tek bildirim hattı kurup her bildirime kayıt numarası vermek, ilk yanıt süresini ölçmek ve lokasyon bazında geçmişi tutmak gerekir.

Komisyon ve yönlendirme ilişkisi yazılı ve açık olmalıdır. KMK m.38'e göre yönetici, kat maliklerine karşı aynen bir vekil gibi sorumludur; ödemeler de ortak giderlerden yapılır. Bir yönetim şirketi kurulumcudan komisyon ya da yönlendirme bedeli alıyorsa ve bu bedel site bütçesinden ödenen tutara yansıyorsa, sakinler bundan habersiz kalmamalıdır. Bunun hukuki ve vergisel sonucu somut sözleşmeye bağlı olduğundan avukat ve mali müşavir görüşü alınmalıdır.

Pratik kural: kurula giden teklifte kalemler gerçek maliyeti göstermeli, aracı payı varsa belgeli ve kurulca bilinir olmalı, aynı iş için farklı sitelere farklı gizli koşullar sunulmamalıdır. Şeffaflığı olmayan bir ilişki, yönetim değişince ya da bir malik itiraz edince tedarikçiyi de zor durumda bırakır.

Bayifi bu süreçte nerede durur?

Bayifi, kurulumcular ile toptancıları buluşturan bir B2B pazar yeri ve il il firma dizinidir; yönetim şirketleri için hukuki danışmanlık vermez. Yönetim şirketleri ve siteler kendi ilindeki kurulumcuları bayiler dizininden inceleyebilir. Kurulumcular teklif kalemlerindeki ürünlerin toptan stoğuna pazar sayfasından bakabilir, firmasını eklemek isteyenler kaydol sayfasından başvurabilir.