Toptancıda Proje Kaydı ve Fiyat Koruma: Aynı Projeye İki Kurulumcu Teklif İsterse Ne Olur?

Toptancıda proje kaydı nedir?

Proje kaydı (yabancı kaynaklarda deal registration), bir kurulumcunun tanımlı bir müşteri veya ihale için toptancıya yaptığı yazılı bildirimdir; onaylanırsa o proje için belirli süre geçerli bir fiyat ve öncelik güvencesi doğar. Amaç, müşteriyi bulmak, keşfi yapmak ve teklifi hazırlamak için emek harcayan kurulumcunun, aynı işe sonradan giren başka bir kurulumcu tarafından fiyat bakımından geride bırakılmamasıdır.

Güvenlik sektöründe bu ihtiyaç şu nedenle sık doğar: aynı kamera, alarm, yangın ya da geçiş kontrol projesi için bir müşteri, birden fazla kurulumcudan teklif ister; kurulumcuların hepsi de ürünü aynı toptancıdan sorar. Toptancı kural koymazsa aynı ürün aynı müşteri için farklı kurulumcuya farklı fiyatla gidebilir, işi kaybeden taraf da emeğinin karşılıksız kaldığını düşünür.

Proje kaydı bir yasal zorunluluk değil, ticari bir düzenlemedir. Kapsamı ve işleyişi toptancının ya da üreticinin yazdığı koşullara göre değişir; bu yüzden hakkınızı güvenceye alan şey sözlü anlayış değil, yazılı onaydır.

Aynı projeye iki kurulumcuya fiyat verilir mi?

Toptancı için en güvenli yaklaşım, bir projeye bağlı fiyatı yalnızca o projeyi önce ve eksiksiz kaydeden kurulumcuya vermektir; diğer kurulumcuya ise aynı koşulda proje fiyatı vermemek ya da herkese uygulanan standart liste koşullarını sunmaktır. İki kurulumcuya aynı proje için gizlice farklı fiyat vermek hem güveni zedeler hem de uyuşmazlık doğurur.

Uygulamada toptancılar çakışmayı genellikle şu ilkelerden biriyle çözer; hangisinin geçerli olduğu baştan yazılı duyurulmalıdır:

• İlk eksiksiz kayıt: bilgileri tam olarak ilk bildiren ve onay alan kurulumcu projeye bağlanır.
• Kanıtlı ön çalışma: keşif raporu, müşteriyle yazışma ya da şartnameyi alma belgesi gibi emeği gösteren kanıtı olan kurulumcu önceliklidir.
• Müşteri tercihi: müşteri yazılı olarak hangi kurulumcuyla çalışacağını bildirirse proje o kurulumcuya bağlanır.
• Herkese standart koşul: proje kaydı hiç uygulanmaz, her kurulumcu aynı koşulları görür; bu durumda kimseye özel güvence verilmez.

Proje onayı alırken toptancıya hangi bilgiler yazılı verilmeli?

Kurulumcunun proje kaydı talebi, toptancının tarafsızca karar verebileceği kadar somut olmalıdır. Eksik bilgiyle yapılan talep ya reddedilir ya da sonradan itiraz konusu olur. Talebi e-posta ya da pazar yeri üzerinden yazılı gönderip onayı da yazılı almak, ileride kimin ne zaman başvurduğunu ispatlamayı kolaylaştırır.

Aşağıdaki liste bir proje kaydı talebinde bulunması gereken asgari bilgileri toplar:

• Müşteri veya kurum adı: gizlilik gerekiyorsa ihale numarası ya da proje kodu; toptancının kayıtta çakışma kontrolü yapabilmesi için.
• Proje konusu ve yeri: kamera, alarm, yangın ya da geçiş kontrol; il ve ilçe düzeyinde konum.
• Ürün kalemleri ve adetler: marka, model ve miktar; ihale şartnamesi varsa kalem numarası.
• Beklenen sipariş zamanı: ihale tarihi, teklif son günü ve tahmini teslim süresi.
• Kurulumcunun yaptığı ön çalışma: keşif, çizim, şartname alımı veya müşteriyle görüşme kanıtı.
• İstenen geçerlilik süresi: projenin gerçekçi süresine göre; çok uzun süre talep etmek reddi artırır.
• Rakip teklif durumu: başka bir kurulumcunun aynı projede olduğu biliniyorsa bunu bildirmek, yalnızca fiyat bilgisi vermemek kaydıyla.

Kayıt süresi, kapsamı ve ayrıcalık dolunca yeniden başvuru

Proje kaydının geçerli olduğu süre, onay tarihinden başlar ve yazılı onayda açıkça belirtilmelidir. Süre, projenin satış döngüsüne uygun seçilir: kısa bir kurumsal alım için kısa, uzun ihale süreci için daha geniş tutulur. Sektörde farklı programlar farklı süreler uygular; bu nedenle genel bir süreye değil, elinizdeki yazılı onayın süresine güvenin.

Kayıt yalnızca onaylanan kalemler ve adetler için geçerlidir. Sonradan eklenen ürün, artan adet ya da farklı lokasyon aynı onayın içine otomatik girmez; kapsam değişirse kurulumcunun ek talepte bulunması, toptancının da güncel onay vermesi gerekir. Müşteri adı ya da ihale kodu değişirse kayıt yeni bir proje sayılabilir.

Ayrıcalık süresi dolduğunda proje kaydı kendiliğinden uzamaz. Satış döngüsü uzadıysa kurulumcunun süre bitmeden uzatma talebi göndermesi, toptancının da talebi aynı ölçütlerle değerlendirmesi beklenir. Süre sona erdikten sonra yapılan sipariş eski proje fiyatıyla karşılanmayabilir; yeniden başvuru gerekir ve o sırada başka bir kurulumcu projeye bağlanmış olabilir.

• Uzatma talebi: süre dolmadan önce, gerekçesi ve güncel proje durumuyla yazılı iletilir.
• Yeniden başvuru: süre dolmuşsa yeni kayıt gerekir; öncelik hakkı yeniden değerlendirilir.
• Kapsam değişikliği: ürün veya adet değişiyorsa onay güncellenir.

Üretici ve distribütör düzeyinde proje fiyatı onayı nasıl işler?

Bazı üreticiler proje fiyatını doğrudan toptancıya bırakmaz; kurulumcunun başvurusu üreticide ya da ülke distribütöründe onaylanır, onay bir proje referans numarasıyla toptancıya bildirilir. Üreticilerin yayımladığı kanal politikalarında da bu yapı görülür: proje fiyatı tek bir kurulumcunun tek bir müşteri projesine bağlanır, belirli süre geçerlidir ve onaylanan kayıt için referans numarası verilir.

Bu yapıda iki aşama vardır ve kurulumcu ikisini de takip etmelidir: önce üretici ya da distribütör düzeyindeki proje onayı, sonra o onayın toptancıdaki sipariş fiyatına yansıması. Onay üretici düzeyinde alınmış olsa bile, toptancı siparişte referans numarasını görmezse fiyatı uygulayamayabilir.

Kurulumcunun bu nedenle toptancıdan şunları sorması yerindedir:

• Proje fiyatı toptancının kendi kararı mı, yoksa üretici ya da distribütör onayına mı bağlı?
• Onay sonrası bir referans numarası veriliyor mu ve sipariş sırasında hangi belgeyle gösterilecek?
• Onay kime verilir: yalnızca başvuran kurulumcuya mı, yoksa onun adına başka bir kuruma da kullandırılabilir mi?
• Onay kapsamı dışındaki ürünler aynı projede standart koşulla mı satılır?

Fiyat korumanın sınırı: kur değişimi ve stok yetmemesi

Proje fiyatı koruması, fiyatın sabit kalacağı anlamına gelmez; yazılı olarak hangi koşulda değiştiği belirtilmedikçe sınırı belirsiz kalır. İki sınır özellikle sık sorun çıkarır: döviz kuru ve stok.

Kur değişimi: ithal ürün fiyatları döviz bazlı oluşuyorsa proje fiyatı da ya döviz cinsinden ya da belirli bir kur aralığı içinde verilir. Kurulumcu teklifini müşteriye bir süre geçerli sunduğuna göre, toptancı fiyatının hangi kura göre ve kaç günlük geçerli olduğu yazılı olmalıdır. Konunun ayrıntılarını kur dalgalanmasında teklif geçerlilik süresi ve fiyat güncelleme rehberinde bulabilirsiniz.

Stok yetmemesi: proje fiyatı çoğunlukla fiyat güvencesidir, stok güvencesi değil. Onaylanan adedin tamamı toptancıda yoksa kalan kısım sonradan gelen sevkiyatla karşılanır ve o sevkiyatın maliyeti farklıysa fiyat yeniden hesaplanabilir. Stok tutulacaksa bunun ayrıca, rezerv adedi ve süresiyle yazılması gerekir.

Fiyat korumanın hangi hallerde bozulacağını açıkça yazmak, hem toptancıyı hem kurulumcuyu uyuşmazlıktan korur.

• Süre: onayın ne zaman başlayıp bittiği.
• Adet: onaylanan en az ve en çok miktar.
• Kur: fiyatın hangi para birimi ve kura bağlı olduğu, kur sınırı aşılırsa ne olacağı.
• Stok: rezerv yapılıyor mu, kısmi sevkiyatta fiyat nasıl uygulanıyor.
• Ödeme koşulu: vade ya da peşin tercihinin fiyatı etkileyip etkilemediği.

Toptancı için şeffaf proje kaydı kuralı nasıl yazılır?

Toptancı için en işe yarar kural, kısa, herkese aynı biçimde duyurulan ve çakışma halinde nasıl karar verildiğini açıklayan bir metindir. Kural gizli ya da kişiye göre değişen olursa, kaydı alamayan kurulumcu haksız ayrım yapıldığını düşünür; yazılı ve nesnel ölçütler bu itirazı baştan azaltır.

İyi yazılmış bir proje kaydı kuralı şu başlıkları içerir:

• Kim başvurabilir: kayıtlı ve ticari bilgileri doğrulanmış kurulumcular.
• Talepte istenen bilgiler: müşteri, ürün, adet, süre ve ön çalışma kanıtı.
• Karar ilkesi: çakışmada ilk eksiksiz kayıt mı, kanıtlı ön çalışma mı, müşteri tercihi mi esas alınır.
• Cevap süresi: talebin kaç iş gününde yanıtlanacağı.
• Onayın kapsamı: ürün, adet, geçerlilik süresi, kur ve stok koşulu.
• Uzatma ve yeniden başvuru: süre dolmadan uzatma nasıl istenir.
• Red gerekçesi: reddedilen kurulumcuya gerekçenin yazılı bildirilmesi.
• Gizlilik: bir kurulumcunun bilgisinin başka bir kurulumcuya açıklanmayacağı.

Rekabet hukuku: fiyat bilgisini kurulumcular arasında paylaşmamak

Aynı toptancıdan teklif alan kurulumcular kendi aralarında rakiptir ve toptancının birine verdiği fiyatı ya da teklif bilgisini diğerine aktarması rekabet hukuku bakımından risklidir. 4054 sayılı Rekabetin Korunması Hakkında Kanun'un 4. maddesi, rekabeti engelleme, bozma veya kısıtlama amacını taşıyan ya da bu etkiyi doğuran anlaşma, uyumlu eylem ve kararları yasaklar; madde, alım veya satım fiyatının ve her türlü alım ya da satım şartlarının tespit edilmesini yasaklanan hallere örnek olarak sayar.

Rekabet Kurumu'nun Dikey Anlaşmalara İlişkin Kılavuzu da tedarikçinin alıcının yeniden satış fiyatını belirlemesini, tavsiye ve azami fiyatın fiilen sabit ya da asgari fiyata dönüşmesini sorunlu görür. Kılavuza göre alıcının satış fiyatını belirleme serbestisi engellenemez; tavsiye niteliğindeki fiyatların tavsiye olduğu da açıkça belirtilmelidir. Toptancının kurulumcuya verdiği proje fiyatı kendi tedarik fiyatıdır; ancak 'şu müşteriye şu fiyattan teklif ver' diye müşteriye yapılacak satış fiyatını dikte etmek ya da bir kurulumcunun teklifini diğerine aktarmak başka bir konudur.

Kanunun 16. maddesine göre 4. maddeyi ihlal eden teşebbüslere, belirlenen yıllık gayri safi gelirin belirli bir yüzdesine kadar idari para cezası verilebilir. Bu rehber hukuki danışmanlık değildir; somut bir uygulama için bir rekabet hukuku avukatına danışılmalıdır. Pratik kural şudur:

• Bir kurulumcunun teklif fiyatını, marjını ya da müşteri bilgisini başka bir kurulumcuya açıklamayın.
• 'Rakibin fiyatı şu, siz de altına inin' türü bilgi aktarmayın; kurulumcuya yalnızca kendi alış koşulunuzu bildirin.
• Kurulumcunun müşteriye satış fiyatını belirlemeyin; gerekirse yalnızca tavsiye olduğunu belirterek önerin.
• Proje kaydı kararlarını yazılı ve nesnel ölçütlere dayandırın, iç yazışmaları saklayın.
• İhale ortaklığı ya da ortak teklif söz konusuysa hukuki görüş alın.

Bayifi'de proje, firma ve toptancı bulmak

Bayifi, kurulumcuları toptancılarla buluşturan bir B2B pazar yeridir; toptancıların anlık stoklu ürünleri pazar bölümünde listelenir ve tek talep ile birden fazla toptancıdan teklif istenebilir. Çalışılacak firmayı seçmek için bayi listesi ve bayi haritası kullanılabilir.

Teklif sürecinin müşteri tarafı için teklif verip dönüş alamamak ve kapanış oranı rehberine, talebin nasıl yazılacağı için toptancıdan teklif isterken RFQ yazısına bakabilirsiniz. Firmanızı eklemek için kayıt sayfasını kullanabilirsiniz.