Toptancı Sevkiyat ve Kargo Anlaşması: Ambalaj, Sigorta, Hasar Tutanağı ve Aynı Gün Çıkış

Toptancı sevkiyat modeli nasıl seçilir: kargo, nakliye, kurye ya da kendi araç?

Sevkiyat modeli, siparişin boyutuna, değerine, teslim aciliyetine ve alıcının konumuna göre seçilir; tek bir model her siparişe uymaz. Güvenlik ürünleri toptancısı genellikle küçük koliler, orta boy paletler ve acil saha siparişleri arasında gidip gelir, bu yüzden birden fazla modeli yan yana kullanır.

Her sipariş tipine bir varsayılan model atayıp istisnaları yazılı tutmak, depo çalışanının her pakette karar vermesini önler.

• Kargo (koli bazlı dağıtım ağı): kamera, kayıt cihazı, alarm paneli ve aksesuar gibi küçük ve orta hacimli siparişler için yaygın modeldir; ülke geneline ulaşır, takip numarası verir. Kırılgan ürünlerde elleçleme sayısı yüksektir.
• Nakliye (parsiyel ya da komple araç): palet ve toplu proje siparişlerinde kullanılır; elleçleme daha az olur, fakat teslim süresi ve boşaltma koşulları önceden konuşulmalıdır.
• Şehir içi kurye: aynı şehirde acil ve küçük siparişlerde hızlıdır; ürün el değiştirmeden hedefe gider, teslim alan kişiyi kolayca doğrular.
• Kendi aracı ya da kendi sevkiyat ekibi: yoğun çalışılan bölgelerde, yüksek değerli ya da kurulum gününe bağlı siparişlerde kontrol sağlar; araç, sürücü ve sigorta yükü toptancıya aittir.
• Müşterinin kendi aracıyla alması: depodan teslimde sorumluluk teslim anında alıcıya geçer; irsaliye ve teslim imzası yine şarttır.

Kargo firmasıyla anlaşmada yazılı olması gereken maddeler

Kargo anlaşmasında en önemli şey, ‘sorun olursa ne olur’ sorusunun cevabının sözleşmede açık yazmasıdır. Sözlü vaatler ihtilafta işe yaramaz; hasar, kayıp ve gecikme süreçleri, süreler ve belgeler yazılı olmalıdır. Fiyat ve oran pazarlığı bu yazının konusu değildir; aşağıdaki maddeler fiyattan bağımsız olarak kontrol edilir.

• Hasar sorumluluğu: hangi durumlarda tazminat ödendiği, tazminatın hangi değere göre (fatura bedeli mi, belirli bir tavan mı) hesaplandığı ve hasarlı ürünün kimde kaldığı.
• Kayıp ve zayi tanımı: kaç gün sonra gönderinin kayıp sayılacağı ve tazminatın hangi süre içinde ödeneceği.
• Teslim süresi: şehirler arası hedef süre, gecikmede ne olacağı ve bu sürenin takvim günü mü iş günü mü olduğu.
• Değerli eşya ve değer beyanı: beyan edilebilecek en yüksek değer, beyanın etkisi ve elektronik cihazların kapsama alınıp alınmadığı.
• Ödeme biçimi: göndericiden ödemeli, alıcı ödemeli ve tahsilatlı (teslimde bedel alınan) gönderimin şartları, tahsil edilen bedelin göndericiye ne zaman aktarıldığı.
• Kesim saati ve alım düzeni: aynı gün çıkış için son teslim saati, depodan alım sıklığı ve yoğun dönem istisnaları.
• Bildirim yöntemi: hasar, eksik ve kayıp bildiriminin hangi kanaldan (yazılı, e-posta, portal) ve kaç gün içinde yapılacağı.
• Hariç tutulan durumlar: ‘yetersiz ambalaj’ gibi taşıyıcının sorumluluk kabul etmediği durumların açık listesi.

Hasar ve kayıpta sorumluluk: Türk Ticaret Kanunu ne söylüyor?

Karayolu eşya taşımasında taşıyıcı, eşyayı taşımak üzere teslim aldığı andan teslim edene kadar zıya, hasar ve gecikmeden sorumludur; bu kural 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun (TTK) 875. maddesindedir. Aynı kanun taşıyıcıya bazı kurtuluş sebepleri tanır ve bunların başında göndericinin yetersiz ambalajlaması ile yetersiz etiketlemesi gelir (madde 878).

Gönderici açısından kritik hüküm 862. maddedir: eşyanın niteliği ambalaj gerektiriyorsa gönderici onu zıya ve hasardan koruyacak şekilde ambalajlamak zorundadır. 864. madde, yetersiz ambalajdan doğan taşıyıcı zararlarında göndericiyi kusuru olmasa da sorumlu tutar. Yani kırılgan bir elektronik ürünün ambalajı yetersizse, hasarın bedelini taşıyıcıdan almak zorlaşır.

Tazminat hesabı ve sınırı da önemlidir. Zıyada tazminat, eşyanın teslim alındığı yer ve zamandaki değerine göre hesaplanır (madde 880); gönderinin tamamının zıyaı ya da hasarında ödenecek tutar ise net olmayan ağırlığın her kilogramı için 8,33 Özel Çekme Hakkı (SDR) karşılığı ile sınırlıdır (madde 882). Hafif ama değerli ürünlerde bu ağırlık bazlı sınır gerçek bedelin altında kalabilir; bu yüzden değer beyanı ve ek sigorta konuşulur. Taşıyıcının kasten ya da pervasızca davranması halinde bu sınırlardan yararlanamayacağı 886. maddede yazılıdır.

Taşıyıcı sözleşmenin gerektirdiği özel talimatlara uymamışsa kurtulma sebeplerine dayanamaz; bu yüzden ‘kırılır, dik tutulmaz’ gibi talimatları gönderi belgesine yazmak ve kayda geçirmek faydalıdır. Bu bölüm genel bilgidir; yüksek tutarlı uyuşmazlıkta avukat görüşü alın ve kargo firmasının güncel genel şartlarını ayrıca okuyun.

Hassas elektronik ürün için ambalaj standardı

Güvenlik elektroniğinde ambalaj standardı, ürünün orijinal kutusunun dış koliye nasıl yerleştirildiğiyle ilgilidir; orijinal kutu tek başına nakliye ambalajı sayılmaz. Üretici kutuları depolama ve raf için tasarlanmıştır, kargo ağındaki düşme, istif ve titreşimi karşılamayabilir.

Ambalaj kalitesini ölçmek için ISTA (International Safe Transit Association) test prosedürleri kullanılır. ISTA 3A, hava ya da karayoluyla paket dağıtım sistemiyle tek tek gönderilen, 70 kg ve altı ürünler için genel bir simülasyon testi olarak tanımlanır. Toptancı kendi ambalaj tasarımını bu tür testlere göre doğrulatabilir ya da ambalaj tedarikçisinden ilgili test raporunu isteyebilir.

• Çift koli: değerli ya da kırılgan ürünlerde orijinal kutu, iç koli içinde sabitlenir; iç koli de bir dış koli içine alınır ve aradaki boşluk dolgu ile doldurulur.
• Köpük ve hava yastığı: ürünün her yüzünde darbe emici dolgu bulunmalı; koli sallandığında içerik hareket etmemeli.
• Boşluk bırakmama: kolide boş hacim kalırsa ürün düşme anında hareket eder; boşluk doldurulmadan koli kapatılmaz.
• Nem ve statik: kayıt cihazı, panel ve kart içeren ürünlerde nem emici silika paketi ve gerekirse statik korumalı poşet kullanılır; elektrostatik korunma gereksinimleri IEC 61340 serisinde ele alınır.
• Bant ve etiket: koli, kenarlardan ‘H’ şeklinde bantlanır; ‘kırılgan’, ‘bu yüz yukarı’ ve alıcı bilgisi dışarıdan okunur olmalı. Etiketleme yetersizliği de kurtulma sebebidir.
• Kutuya ek bilgi: kolinin içine, dışındakinin aynısı olan ikinci bir irsaliye ya da paket kartı konur; dış etiket yırtılırsa koli yine tanınır.

Nakliyat sigortası ve değer beyanı: neyi kapsar, neyi doğrulamalı?

Nakliyat sigortası, taşıma sırasında oluşan hasar ve kayıp riskini sigortacıya devreden poliçedir; kapsamı poliçeye göre değiştiği için ‘sigortalıyız’ demek yetmez, kapsam yazılı doğrulanmalıdır. Taşıyıcının TTK'dan doğan sorumluluk sınırı, ürünün gerçek bedelini karşılamayabileceğinden, sigorta bu açığı kapatmak için kullanılır.

Poliçe teslim alınmadan önce sigorta şirketinden ya da acenteden aşağıdaki başlıklar yazılı olarak teyit edilmelidir:

• Teminat kapsamı: yalnız belirli rizikolar mı (kaza, yangın, devrilme), yoksa kırılma, çalınma ve kayıp dahil geniş kapsam mı olduğu.
• Ürün türü: elektronik cihazlar ve kırılgan ürünler özel şarta bağlı mı; ambalaj şartı aranıyor mu.
• Muafiyet (hasar payı): hasarın ne kadarının sigortalıda kaldığı ve küçük hasarların kapsama girip girmediği.
• Sigorta bedeli: fatura bedeli mi, yeniden temin bedeli mi esas alınıyor.
• Taşıma türü: kargo, nakliye ve kendi araç gönderilerinin hepsi aynı poliçe kapsamında mı.
• Hasar bildirim şartı: hasar tutanağı, fotoğraf ve irsaliye gibi hangi belgeler isteniyor, bildirim süresi ne kadar.

Aynı gün çıkış: kesim saati, takip numarası ve bayiye otomatik bildirim

Aynı gün çıkış sözü, ‘şu saate kadar onaylanan sipariş bugün çıkar’ şeklinde net bir kesim saatine bağlanmalıdır. Kesim saati kargo firmasının depodan alım saatinden geriye hesaplanır: alım saatinden önce toplama, kontrol, paketleme, etiketleme ve irsaliye için gereken süre toplanır ve sonuç sipariş kesim saati olur.

Kesim saatinden sonra gelen siparişin ertesi iş günü çıkacağını sipariş ekranında ve onay mesajında göstermek, yanlış beklentiyi ve sonraki aramaları azaltır. Kesim saatini yoğun dönemlerde (yıl sonu, kampanya) geriye çekmek gerekebilir; bu değişikliği bayilere önceden duyurun. Yoğun dönem planı için sezon ve kampanya takvimi yazısına bakabilirsiniz.

Takip numarası ise gönderi çıktığı anda bayiye iletilmelidir. Sipariş yönetim programınız ya da kargo firmasının entegrasyonu üzerinden SMS, e-posta veya WhatsApp ile otomatik bildirim kurulabilir; mesajda takip numarası, koli adedi, tahmini teslim günü ve irsaliye bilgisi bulunmalıdır.

• Çıkış bildirimi: ürün depodan çıktığında takip numarası ve koli adedi.
• Teslim bildirimi: teslim edildiğinde alan kişi ve saat bilgisi.
• İstisna bildirimi: adres bulunamadı, alıcıya ulaşılamadı ya da hasar şüphesi gibi durumlarda satış temsilcisine anlık uyarı.

Sevk irsaliyesi: belge nasıl düzenlenir ve neden önemlidir?

Sevk irsaliyesi, malın bir yerden başka yere taşındığını gösteren ve Vergi Usul Kanunu'nun 230. maddesine dayanan belgedir; hasar ve eksik teslim uyuşmazlığında hangi ürünün, kaç adet, ne zaman gönderildiğini kanıtlayan ana evraktır. Mal hareketi irsaliyesiz yapılırsa hem vergi açısından hem de hasar ispatı açısından zayıf kalırsınız.

Elektronik ortamda düzenlenen e-İrsaliye, kâğıt sevk irsaliyesiyle aynı hukuki niteliklere sahiptir ve Gelir İdaresi Başkanlığı'nın 509 sıra no.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'nde düzenlenir. Tebliğe göre e-İrsaliyede düzenlenme tarihi ve belge numarası, gönderen ve alıcı bilgileri, taşınan malın nevi ve miktarı ile fiili sevk tarihi ve saati bulunur. Kimlerin e-İrsaliyeye geçmek zorunda olduğu tebliğde ayrı bir bölümde belirlenmiştir ve zaman içinde değişebilir; kendi durumunuzu mali müşavirinizden ya da GİB duyurularından teyit edin.

Seri numaralı cihazlarda seri numaralarının irsaliyeye ya da eklerine yazılması hasar ve iade süreçlerini hızlandırır.

Teslimde kontrol, hasar tutanağı ve kayıp gönderide müşteri bilgilendirme

Hasarın hak kaybı olmadan bildirilmesi, teslim anındaki kontrole bağlıdır. TTK 889. maddeye göre eşyanın zıyaı ya da hasarı açıkça görülüyorsa en geç teslim anına kadar bildirilmezse, eşya sözleşmeye uygun teslim edilmiş sayılır; hasar açıkça görünmüyorsa teslimden sonra yedi gün içinde bildirim gerekir. Teslim süresinin aşıldığı ise teslimden itibaren yirmi bir gün içinde bildirilmelidir. Teslimden sonraki bildirimin yazılı olması şarttır, telekomünikasyon araçlarıyla yapılabilir.

Bu süreler hem alıcı hem gönderici için hatırlatılmalıdır; bayiye giden her gönderi mesajına ‘kuryenin yanında koliyi kontrol edin’ notu eklenebilir. Alıcı tarafında yapılacaklar için ayrıca kargo hasarı ve eksik ürün rehberine bakılabilir; bu yazı göndericinin süreciyle ilgilidir.

Zamanaşımı da dikkate alınmalıdır: eşya taşımasından doğan istemler, TTK 855. maddeye göre kural olarak bir yılda zamanaşımına uğrar ve süre eşyanın gönderilene tesliminden başlar. Kayıp gönderide ise teslim süresini izleyen yirmi gün içinde eşya teslim edilmezse hak sahibi onu zayi olmuş sayabilir (madde 874).

• 1. Teslimde koliyi açmadan önce kontrol: ezik, yırtık, ıslak ya da bantı bozuk koli kurye önünde fotoğraflanır.
• 2. Hasar tutanağı: kuryeye imzalatılan tutanakta koli numarası, hasarın türü ve ‘hasarlı teslim alınmıştır’ ifadesi bulunur; mümkünse çekim anı da kayda alınır.
• 3. Kolinin içi: kutuyu ve dolguyu atmayın; ürünün, ambalajın ve etiketin fotoğrafını çekin.
• 4. Yazılı bildirim: kargo firmasına aynı gün yazılı bildirim yapın; tutanak, irsaliye ve fatura kopyalarını ekleyin.
• 5. Gönderici bildirimi: bayi toptancıya haber verir; toptancı da kargo firmasına ve gerekiyorsa sigortaya bildirim yapar.
• 6. Yeniden gönderim: hasar kesinleşmeden müşterinin işi aksamasın diye yedek ürün ayrı irsaliye ile gönderilir; hesaplaşma sonra yapılır.
• Kayıp gönderi: müşteriye ilk fırsatta ‘gönderiniz aranıyor’ bilgisi verilir, arama kaydı numarası paylaşılır, yeni ürün gönderim ve sigorta bildirimi süreçleri açıklanır; sessiz kalmak güveni en çok zedeleyen davranıştır.

Aynı şehirde araçla teslim ve teknisyenin şantiyeye gönderim isteği

Aynı şehirde araçla teslim, kargo ağına girmeden ürünün doğrudan alıcıya ulaşması sayesinde en güvenli ve en hızlı seçeneklerden biridir; kurulum günü belli olan işlerde tercih edilir. Teslimde alıcı imzası, ürün kontrolü ve irsaliye aynı anda tamamlanır.

Teknisyen ‘ürünü şantiyeye gönderin’ dediğinde ise teslim adresi, teslim alan kişi ve saat aralığı netleşmelidir. Şantiyede teslim alacak yetkili olmayabilir, zemin ve depo koşulları uygun olmayabilir ve ürün hırsızlık riskine açıktır.

• Adres ve irtibat: şantiye adresi, kapı tarifi ve teslim alacak kişinin adı ile telefonu sipariş notuna yazılır.
• Yetki: siparişi veren bayi ile teslim alan teknisyen farklıysa teslim yetkisi yazılı onaylanır.
• Belge: irsaliyede teslim adresi şantiye adresi olarak, fatura adresi ise bayi adresi olarak ayrı yazılır.

Bayifi'de toptancı ve kurulumcu için sevkiyat konusu

Bayifi'de toptancılar stoklu ürünlerini pazar bölümünde listeleyebilir; kurulumcular tek talep ile birden çok toptancıdan teklif alabilir. Sevkiyat ve teslim koşulları teklifi karşılaştırırken önemlidir, bu yüzden toptancı kendi kesim saatini ve gönderim yöntemini açık yazarsa kurulumcu karar verirken zaman kazanır.

Yeni bayiyi karşılama sürecinde sevkiyat bilgisinin nasıl verileceği için yeni kurulumcuyu bayi olarak kaydetme rehberine bakabilirsiniz; stok ve teslim bilgisini paylaşmak için online stok listesi yazımızı okuyabilirsiniz. Şehrinizdeki kurulumcuları görmek için bayi listesi kullanılabilir; firmanızı eklemek için kaydol sayfasına geçebilirsiniz.