Kamera Nedeniyle KVKK Kurumuna Şikayet: Başvuru Süreleri, İnceleme Süreci ve İşletmenin Savunması

Kamera için KVKK'ya şikayet hangi yolla yapılır?

Kamera görüntüsü kişisel veri olduğu için, kamerası yüzünden hakkı ihlal edildiğini düşünen kişi 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na (KVKK) dayanarak Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikayette bulunabilir. Şikayetin doğrudan yapılması mümkün değildir; Kanun'un 13. maddesine göre yol önce veri sorumlusuna başvurmaktan geçer.

Kurum'un yayımladığı şikayet hakkı sayfasında da bu şart açıkça belirtilir: ilgili kişilerin veri sorumlusuna başvurmadan doğrudan Kurul'a şikayet yoluna gitmesi mümkün değildir. Kurum'un şikayet modülüne sikayet.kvkk.gov.tr adresinden ulaşılır.

Kurul, şikayet olmasa da bir ihlali öğrenirse resen inceleme başlatabilir. Yani şikayet edilmeyen bir kameranın da, medyaya yansıma, ihbar veya başka bir dosya nedeniyle incelenmesi mümkündür.

Önce veri sorumlusuna başvuru: adım adım

Şikayetten önceki zorunlu adım, kamerayı işleten kişi ya da kuruma yazılı başvuru yapmaktır. Kamerayı işleten işletme, site yönetimi veya işveren, KVKK açısından veri sorumlusudur.

Başvuru için genel yöntem yazılı başvurudur; güvenli elektronik imzalı başvuru da bu şartı karşılar, diğer yöntemler ise Kurul'un belirlediği usul ve esaslara tabidir. Başvuruda neyin talep edildiğini açık yazmak gerekir.

• Kimlik ve iletişim bilgilerinizi, kameranın bulunduğu yeri ve tarihi yazın.
• Talebinizi netleştirin: kaydınızın tutulup tutulmadığını öğrenmek, aydınlatma yapılmasını istemek, kadrajın düzeltilmesini veya kaydın silinmesini talep etmek gibi.
• Başvurunuzu noter, iadeli taahhütlü posta, KEP veya güvenli elektronik imza gibi tesliminin kanıtlanabildiği bir yolla gönderin.
• Gönderim ve teslim belgesini saklayın; 30 ve 60 günlük sürelerin başlangıcı bu tarihlerdir.
• Veri sorumlusunun cevabını bekleyin. Cevap vermezse veya cevap yetersizse Kurul'a şikayet yolu açılır.

30 gün ve 60 gün kuralı nasıl işler?

KVKK'da iki ayrı süre vardır ve ikisi birbirine karıştırılır. Veri sorumlusu başvuruya kural olarak en geç 30 gün içinde cevap vermelidir; bu süre dolmuşsa veya cevap reddedici ya da yetersizse Kurul'a gidilebilir.

Kurul'a şikayet süresi, veri sorumlusunun cevabını öğrenmenizden itibaren 30 gündür. Cevap hiç verilmemişse süre cevap vermek için tanınan sürenin bitiminden başlar. Her halükârda şikayet, veri sorumlusuna başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde yapılmış olmalıdır. Bu süreler geçirilirse Kurul'a şikayet hakkı kaybolabilir; Kurul resen inceleme yetkisini ise ayrıca kullanabilir.

Örnek: 1 Mart'ta başvuru yapılmış ve 20 Mart'ta cevap alınmışsa şikayet için son gün cevabın öğrenildiği günden 30 gün sonrasıdır; ancak 1 Mart'tan itibaren 60 günü aşmamak şarttır. Süre hesabında hangi tarihin esas alınacağı konusunda tereddüt varsa bir avukata danışmak gerekir.

CİMER başvurusu ile Kurum'a şikayet arasındaki fark

CİMER, devlet kurumlarına yapılan genel dilekçe, şikayet ve bilgi edinme kanalıdır; KVKK şikayeti ise Kanun'un 13. maddesindeki usule bağlı özel bir başvurudur. CİMER'e yazılan bir metin ilgili kuruma iletilebilir, ancak bu, veri sorumlusuna önceden başvuru şartını ortadan kaldırmaz.

Kurum'un kendi şikayet modülü, dilekçenin şekil şartlarını ve ekleri düzenli biçimde Kurul'a ulaştırır. Kurum ayrıca belirtir ki Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun'un 6. maddesindeki şartları taşımayan şikayetler incelemeye alınmaz; yani imzasız, adressiz veya konusu belirsiz başvuru sonuçsuz kalabilir.

Pratik sonuç şudur: asıl şikayetin dayanağı olarak veri sorumlusuna yaptığınız başvuruyu, onun cevabını ve teslim belgelerini şikayete eklemek gerekir. CİMER kaydı tek başına bu belgelerin yerini tutmaz.

Kurum'un işletmeden bilgi ve belge isteme yazısı

Şikayet kabul edilirse Kurum, şikayet edilen işletmeye yazı göndererek bilgi ve belge ister. Kurum'un şikayet hakkı sayfasına göre veri sorumluları, devlet sırrı niteliğindeki bilgiler hariç, istenen bilgi ve belgeleri 15 gün içinde Kurul'a göndermek zorundadır.

Bu süre kısa olduğundan yazıyı alan işletmenin ilk işi tarihi kaydetmek, hangi belgelerin hazır olduğunu çıkarmak ve gerekirse süre uzatımı için gerekçeli talepte bulunmaktır. Yazıyı yanıtsız bırakmak, ihlal olmasa bile ayrı bir yaptırım riski doğurur.

Kurul, gerekirse yerinde inceleme de yapabilir. Kayıt cihazı ayarları ve kullanıcı listesi bu aşamada işletmeden talep edilebilir; bu nedenle sistemin dokümantasyonunun hazır tutulması önemlidir.

Savunmada sunulacak belgeler

İşletmenin savunması, kameranın KVKK'nın genel ilkelerine ve yükümlülüklerine uygun işletildiğini belgeyle göstermeye dayanır. Cevap sözlü beyan değil, ek listeli yazılı bir dosya olmalıdır.

• Aydınlatma metni: Kamera ile izleme için hazırlanmış, veri sorumlusunu, işleme amacını, hukuki sebebi, aktarım ve saklama süresini ve ilgili kişi haklarını içeren metin. Ayrıntı için KVKK kamera uyarı levhası ve aydınlatma metni rehberine bakın.
• Uyarı levhasının fotoğrafı: Kamera alanına girmeden önce görülebilen, tarih ve konum bilgisi taşıyan fotoğraf.
• Saklama ve imha politikası: Kayıtların ne kadar süre tutulduğu ve nasıl silindiği; kayıt cihazının üzerine yazma ayarı ekran görüntüsüyle desteklenmelidir. Süre konusu için kamera kayıtları kaç gün saklanmalı yazısına bakılabilir.
• Erişim yetkileri: Kayıtları kimin izleyebildiği, kullanıcı hesapları, parola yönetimi ve erişim kaydı. Ayrıntı için kamera kayıtlarını kimler izleyebilir rehberi örnek bir yetki matrisi sunar.
• Kadraj görüntüsü: Kameranın tam olarak neyi gördüğünü gösteren güncel ekran görüntüsü; gerekirse maskeleme (privacy mask) ayarının kanıtı.
• VERBİS durumu: Kayıt yükümlülüğü varsa kaydın yapıldığına dair kanıt; ayrıntı için VERBİS ve kamera kaydı yazısına bakın.
• Veri güvenliği tedbirleri: Kayıt cihazının kilitli odada tutulması, ağ güvenliği, firmware güncellemesi ve varsa kurulumcu firmayla yapılmış veri işleme sözleşmesi.

Olası sonuçlar: ret, uyarı, talimat ve idari para cezası

Kurul, inceleme sonunda ihlal tespit etmezse şikayeti reddeder; ihlal tespit ederse hukuka aykırılığın giderilmesine karar verir ve ilgililere bildirir. Kurul kararının yerine getirilmesi için Kurum, ilgili sayfasında kararın tebliğinden itibaren en geç 30 gün süre tanındığını belirtir.

Kanun'un 18. maddesi idari yaptırımları düzenler. Aydınlatma yükümlülüğüne, veri güvenliği yükümlülüklerine, Kurul kararlarının yerine getirilmesine ve veri sorumluları siciline kayıt yükümlülüğüne aykırılık idari para cezası gerektirebilir. Ceza tutarları her yıl yeniden değerlendirilir; güncel tutarlar için Kurum'un yayımladığı duyurulara bakılmalıdır, bu nedenle burada rakam verilmemiştir.

Kurul'un elinde sıklıkla şu sonuçlar bulunur:

• Şikayetin reddi: İhlal tespit edilmemesi veya şikayetin şartları taşımaması.
• Uyarı veya talimat: Eksikliğin giderilmesi, levha ve aydınlatmanın tamamlanması, kadrajın düzeltilmesi, kaydın silinmesi gibi.
• İdari para cezası: Yükümlülüğün yerine getirilmemesi veya talimata uyulmaması halinde.
• Veri işlemenin durdurulması: Telafisi güç veya imkânsız zarar doğma ihtimali ve açıkça hukuka aykırılık halinde Kurul'un geçici tedbir olarak verebileceği karar.
• Kişilik hakları ihlali nedeniyle tazminat hakkı ayrıca saklıdır ve mahkemede kullanılabilir.

Kamera şikayetlerinde en sık görülen ihlal örnekleri

Kamerası şikayet edilen işletmelerde ihlaller genellikle teknik değil, usul ve ölçülülük eksikliğidir. Sık görülen durumlar şunlardır:

• Uyarı levhası ve aydınlatma metninin hiç bulunmaması ya da eksik olması.
• Kameranın komşunun penceresini, ortak alanı veya sokağı gereğinden fazla görmesi; kamusal alan çekiminin sınırları ayrı bir değerlendirme konusudur.
• Tuvalet, soyunma odası ve mola alanı gibi mahremiyet alanlarında kamera bulunması.
• Kayıtların süresiz saklanması veya silme politikasının olmaması.
• Kayıtlara yetkisiz kişilerin erişebilmesi, parolasız veya varsayılan parolalı cihaz kullanımı.
• Kamera görüntüsünün mesajlaşma gruplarında paylaşılması.
• Kayıtların sızması veya cihazın ele geçirilmesi halinde bildirim yapılmaması; bkz. kamera kaydı sızdı, ihlal bildirimi.

Bayifi'de bu konuda ne bulunur?

Kamera kurulumunu KVKK'ya uygun planlamak isteyen işletmeler, kadraj ve kayıt ayarlarını yapabilecek bir kurulumcuyu Bayifi bayi dizininden veya il rehberlerinden bulabilir. Toptan ürün ve stok için pazar sayfası, firmanızı eklemek için kaydol sayfası kullanılabilir. Bu yazı hukuki danışmanlık değildir; somut dosya için avukat veya KVKK uzmanı görüşü alınmalıdır.