Toptancı İçin Bayi Cari Limit Belirleme: Başvuru Belgeleri, Findeks Raporu, Kademeli Limit ve Teminat

Bayi cari limiti nedir ve neden yazılı bir politika gerekir?

Cari limit, toptancının bir müşterisine açık hesap ve vadeyle mal verirken o müşteriden aynı anda tahsil edilmemiş halde tutmayı kabul ettiği toplam alacak üst sınırıdır. Limit yalnızca bir rakam değildir; hangi belgelerle, hangi teminatla, hangi vadeyle ve hangi şartlarda artırılacağını da içeren bir karardır. Güvenlik kamerası, alarm, yangın ve geçiş kontrol ürünlerinde proje bazlı alımlar büyük, ödemeler ise iş bitimine bağlı olduğundan, limit politikası olmayan toptancı alacağını tesadüfe bırakmış olur.

Yazılı politikanın üç faydası vardır. Birincisi, satış ekibinin her bayiye aynı kurallarla davranmasını sağlar; kimseye sözlü söz verilmez. İkincisi, bir ihtilaf çıkarsa limitin ve şartların nasıl belirlendiğini belgeyle gösterir. Üçüncüsü, tek bir müşteriye bağımlılığı sınırlar: toptancının tahsil edilemeyen en büyük birkaç alacağı, işletmenin nakit akışını tek başına bozabilecek ölçüye gelmemelidir.

Bu yazı toptancının limit politikasını anlatır. Aynı konuya kurulumcunun gözünden bakmak için kurulumcu için vadeli satış, çek, senet ve tahsilat riski rehberini okuyabilirsiniz.

Bayi başvuru formu ve istenecek belgeler

Limit değerlendirmesi, bayinin kim olduğunu ve karşınızdaki tüzel kişi ya da gerçek kişi tacirin gerçekten var olduğunu belgeyle doğrulamakla başlar. Başvuru formu bu belgeleri tek yerde toplar ve imzalı bir beyanla bayiyi sorumlu kılar.

• Vergi levhası: unvanı, vergi dairesini, vergi kimlik numarasını ve faaliyet konusunu doğrular.
• Ticaret sicil kaydı ve sicil gazetesi örnekleri: şirketin türünü, sermayesini, ortaklarını ve yetkililerini gösterir; kayıt, ilgili ticaret odası ve MERSİS üzerinden de teyit edilebilir.
• İmza sirküleri: siparişi, çeki ya da senedi kimin imzalayabileceğini belirler; yetkisiz imza riskini azaltır.
• Kimlik ve iletişim bilgileri: yetkilinin kimliği, adres, telefon, e-posta ve depo ya da şantiye adresleri.
• Ticari referanslar: bayinin halen çalıştığı iki ya da üç toptancı veya tedarikçi, ödeme alışkanlığı hakkında bilgi için aranabilir.
• Beyan edilen alım hacmi ve vade beklentisi: aylık ortalama alım, istenen vade ve limit talebi bayinin kendi beyanıyla yazılır.
• Rıza ve aydınlatma metni: kredi geçmişi sorgularının yapılabilmesi için bayinin yazılı onayı bu aşamada alınır.

Findeks, KKB ve ticari risk raporu ile ön değerlendirme

Belgeler bayinin kimliğini doğrular; ödeme davranışını ise yalnızca kredi kayıt verisi ve çek geçmişi gösterir. Kredi Kayıt Bürosu (KKB), 1995'te dokuz bankanın ortaklığıyla kurulmuştur ve Findeks markasıyla bireysel ve ticari raporlar sunar. KKB'nin kendi sitesine göre TBB Risk Merkezi adına da hizmet verir.

Findeks'in ticari ürünleri arasında Ticari Risk Raporu, İşletme Değerlendirme Raporu, Diğer Kişi Findeks Kredi Notu, Çek Raporu ve Karekodlu Çek Raporu bulunur. Ticari Risk Raporu, müşteri, tedarikçi ve iş ortaklarının finansal geçmişi ve risk durumunu tek raporda sunmayı amaçlar. Karekodlu Çek Raporu ise çekin üzerindeki karekod okutularak keşidecinin geçmiş çek ödeme bilgisine ulaşmak için kullanılır; çek kabul etmeden önce yapılacak ilk kontroldür.

Başka bir kişinin ya da şirketin verisine ulaşmak için hukuki dayanak gerekir. Findeks, Çek Raporu'nu başkaları için de, onların onay vermesi hâlinde almaya imkân tanıdığını belirtir. Kişisel veri bakımından 6698 sayılı KVKK'nın 5. maddesi, verinin ilgili kişinin açık rızasıyla ya da maddede sayılan istisnalardan biriyle işlenebileceğini düzenler; sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olma ve veri sorumlusunun meşru menfaati bu istisnalar arasındadır. 10. madde ise veri toplanırken ilgili kişinin aydınlatılmasını ister. Uygulamada en güvenli yol, başvuru formuna rapor sorgulama onayını ve aydınlatma metnini koyup bayinin imzasını almaktır. Hangi rapor için hangi onayın gerektiğini Findeks'in güncel şartlarından ve hukuk danışmanınızdan doğrulayın.

Çek geçmişi de ayrı bir kontrol kalemidir. 5941 sayılı Çek Kanunu'nun 5. maddesi, karşılıksız çek yüzünden hakkında karar verilenler için adli para cezasının yanı sıra çek düzenleme ve çek hesabı açma yasağı öngörür. Bayinin ya da imza yetkilisinin yasaklı olup olmadığı, çek raporu ve ilgili bankadan alınacak bilgiyle ön değerlendirmede incelenmelidir; sorgulama yöntemini ve kapsamını güncel Findeks ürün sayfasından ve bankanızdan teyit edin.

Limit nasıl hesaplanır? Basit bir yöntem

Limit, tek bir sihirli formülle çıkmaz; ama üç sınırın en düşüğünü almak karar vermeyi kolaylaştırır. Aşağıdaki yöntem her toptancının kendi katsayılarını koyabileceği bir çerçevedir ve kasten rakamsız verilmiştir.

• İhtiyaç sınırı = bayinin aylık ortalama alımı × tanınan vade (ay cinsinden). Bayi 45 günlük vade alıyorsa alım hacminin yaklaşık bir buçuk katı kadar açık hesap oluşabilir.
• Risk sınırı = ihtiyaç sınırı × risk katsayısı. Findeks ve ticari risk raporu, çek geçmişi, referans geri dönüşleri ve sicil yaşı iyi ise katsayı yükselir; gecikme ya da yasaklı geçmişi varsa düşer ya da vadeli satış hiç açılmaz.
• Portföy sınırı = toptancının toplam alacak portföyünde tek müşteriye ayrılabilecek azami pay. Bu üst sınır, tek bir bayinin batması hâlinde işletmeyi korur.
• Önerilen limit = bu üç sınırın en düşüğü. Teminat varsa teminatla örtülen kısım, risk sınırına eklenebilir ama portföy sınırını aşmamalıdır.
• Vade ile limit birlikte düşünülür: aynı limit kısa vadede çok sayıda küçük siparişe, uzun vadede ise birkaç büyük siparişe karşılık gelir; risk uzayan vadeyle artar.

Kademeli limit artırma: küçük başla, davranışa göre büyüt

Yeni bir bayiye ilk günden yüksek limit tanımak yerine düşük bir deneme limitiyle başlamak, davranış verisi oluşana kadar riski küçük tutar. Limit artışını takvime değil ödeme disiplinine bağlayın.

• 1. aşama (deneme): kısa vade ya da peşin ağırlıklı satış, düşük limit; bayinin ilk ödemeleri ve siparişlerin düzeni izlenir.
• 2. aşama (tanışma): birkaç döngü vadesinde ödeme yapılmışsa limit ve vade bir kademe açılır; artış kararı yazılı not ve imzalı limit güncellemesiyle yapılır.
• 3. aşama (olgunlaşma): düzenli ve zamanında ödeme, güncel Findeks ve çek raporunda olumsuzluk bulunmaması hâlinde limit ihtiyaç sınırına yaklaştırılır.
• Geri çekme kuralı: gecikme, çek iadesi, adres ya da yetkili değişikliği, ortaklık yapısında ani değişim ya da olumsuz rapor çıkması durumunda limit dondurulur ve yeni siparişler peşin ya da teminatla alınır.
• Proje siparişleri ayrı değerlendirilir: tek seferlik büyük bir projede limit artırmak yerine, o sipariş için ayrı teminat ya da kısmi peşinat istenebilir.

Teminat seçenekleri: çek, ipotek, DBS ve kredi sigortası

Teminat, limitin riskli kısmını tahsilat sorunundan koruyan ek güvencedir; seçim, tutarın büyüklüğüne, bayinin mali yapısına ve toptancının işlem kapasitesine göre yapılır. Hiçbir teminat tek başına yeterli sayılmamalı, bayinin ödeme geçmişi ile birlikte değerlendirilmelidir.

• Teminat çeki ya da teminat senedi: bayinin imzaladığı, limit için güvence olarak tutulan kıymetli evraktır. Hangi amaçla alındığı yazılı bir teminat sözleşmesiyle belirtilmeli, bayinin kıymeti geri alma ve itiraz hakları dikkate alınarak düzenlenmelidir; kullanım şartlarını doğrulayın.
• İpotek: tapuya şerh edilen gayrimenkul teminatıdır. Güçlüdür ama tapu, değerleme ve harç süreci gerektirdiğinden genellikle yüksek limitlerde düşünülür.
• DBS (Doğrudan Borçlandırma Sistemi): bayinin bankasıyla toptancı arasında kurulan sistemde bayi faturaları vadesinde bankası üzerinden ödenir; toptancı ise banka limiti dahilinde tahsilatı güvenceye almış olur. Kapsamı ve işleyişi bankaya göre değişir.
• Alacak (kredi) sigortası: tahsil edilemeyen ticari alacaklara karşı sigorta şirketinin tazminat yükümlülüğü üstlendiği üründür. Kapsam, bayi başına sigorta limiti ve hasar koşulları poliçeye bağlıdır.
• Banka teminat mektubu: bayinin bankasından alınan, ödenmezse bankanın ödemeyi üstleneceği güvence belgesidir. Findeks'in ticari ürünleri arasında Teminat Mektubu Durum Sorgulama da yer alır.
• Şahsi kefalet: ortak ya da yetkilinin borca kefil olmasıdır; hukuki geçerlilik şartları sıkı olduğundan kefalet sözleşmesini mutlaka hukuk danışmanına kontrol ettirin.

Cari hesap takibi, geç ödeme ve vade farkı sözleşmesi

Limit bir kez tanımlanıp bırakılırsa değer kaybeder; cari hesabın düzenli izlenmesi, gecikmeyi büyümeden yakalamanın tek yoludur. Haftalık yaşlandırma raporu, hangi faturanın kaç gündür açık kaldığını, limitin ne kadarının dolduğunu ve hangi bayinin ödeme sırasını uzattığını gösterir.

Cari mutabakat ve fatura itirazı da kayıt altında tutulmalıdır. Türk Ticaret Kanunu'nun 21. maddesine göre faturayı alan kişi, aldığı tarihten itibaren sekiz gün içinde içeriğe itiraz etmezse içeriği kabul etmiş sayılır. Bu yüzden faturaların bayiye ispatlanabilir biçimde ulaşması ve itirazların yazılı gelmesi önemlidir.

Geç ödemeye yaklaşım tutarlı olmalıdır: gecikme günü başında hatırlatma, ikinci aşamada limiti dondurma ve yazılı uyarı, devam ederse yeni mal çıkışını durdurma. Gecikme faizi ya da vade farkı konusu, mal teslim edilmeden önce imzalanan satış ve cari hesap sözleşmesinde açıkça yazılı olmalıdır; sözleşmede ne oran ne de hesap yöntemi belirtilmemişse yasal ticari faiz hükümleri devreye girer. Oranlar ve üst sınırlar zaman içinde değiştiğinden güncel değerleri ve uygulanabilirliği doğrulayın.

Sözleşmeye ceza şartı eklenecekse, TTK'nın 22. maddesine göre tacir olan borçlunun Türk Borçlar Kanunu'ndaki bazı hâllerde aşırı ceza gerekçesiyle indirim isteyemeyeceğini bilmek gerekir; ancak hangi hükmün somut işte uygulanacağı sözleşmenin yapısına bağlıdır, hukuk danışmanından teyit alın.

İhtarname ve icra takibine ne zaman geçilir?

İhtarname ve icra takibi, hatırlatmalar sonuç vermediğinde devreye giren hukuki yoldur; ne zaman başlanacağı kararı, alacağın dayanağına ve zamanaşımı ile ispat durumuna göre verilmelidir. Gecikme uzadıkça bayinin başka alacaklılarla sıraya girme riski artar, bu yüzden bekleme süresini politikada baştan yazın.

Tacirler arasında temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe ya da sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbar ve ihtarlar, TTK'nın 18. maddesinin üçüncü fıkrasına göre noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemiyle yapılır. Toptancı için pratik anlamı şudur: sıradan e-posta ya da mesaj temerrüt ihtarı yerine geçmeyebilir; ihtarı sözleşmedeki adrese ve yukarıdaki yöntemlerden biriyle gönderin.

• Çek ya da senede dayanan alacak: İcra ve İflas Kanunu'nun 167. maddesi çek, poliçe ve emre muharrer senet alacaklısına, kambiyo senetlerine özgü haciz veya iflas yoluyla takip imkânı verir. 168. madde ise ödeme emrinde borcun on gün içinde ödenmesinin, imza ve borca itiraz için beş günlük süre içinde icra mahkemesine başvurulmasının ihtar edildiğini düzenler.
• Fatura ve cari hesaba dayanan alacak: kambiyo senedi dışındaki alacaklar için genel haciz yoluyla takip ya da dava yolu söz konusudur; ihtilaf riski daha yüksek, ispat yükü daha ağır olduğundan fatura, irsaliye, teslim belgesi ve cari mutabakat kayıtları düzenli saklanmalıdır.
• Karşılıksız çek: Çek Kanunu'nun 5. maddesi, kanuni ibraz süresi içinde ibrazda karşılıksız işlemi yapılması hâlinde şikâyet üzerine adli para cezası ve çek düzenleme yasağı öngörür; ibraz sürelerini ve şikâyet süresini çekin üzerindeki tarihe göre hemen kontrol edin.
• Bir hukukçuya erken başvurun: zamanaşımı, yetkili icra dairesi, ihtiyati haciz ve teminatın paraya çevrilmesi gibi konularda yanlış sırayla atılan adım hakkı zayıflatır; ayrıntıları doğrulayın.

Bayifi'nin bu konudaki yeri

Bayifi, kurulumcular ile toptancıları buluşturan bir pazar yeri ve il il firma dizinidir; limit, vade ve tahsilat kararları ise tamamen toptancı ile bayi arasındaki ticari ilişkinin konusudur. Platform kredi değerlendirmesi, teminat ya da tahsilat hizmeti vermez.

Toptancıysanız stoklu ürünlerinizi pazar bölümünde listeleyebilir, kurulumcu müşteri bulmak için bayi dizinine ve bayi haritasına bakabilirsiniz. Firmanızı eklemek için kaydol sayfasını kullanabilirsiniz.