Güvenlik Ürünü Katalog Verisi Düzenleme: Model Kodu, Datasheet ve Ürün Görseli Standardı

Katalog verisi neden toptancının en değerli varlıklarından biridir?

Katalog verisi, bir ürünü tanımlayan model kodu, marka, kategori, teknik özellik, datasheet ve görsel bilgilerinin tamamıdır; kurulumcunun doğru ürünü doğru zamanda bulması bu verinin düzenine bağlıdır. Güvenlik sektöründe iki ürün aynı kutuda, aynı görünümde ama farklı lens, farklı sonek ya da farklı ses özelliğiyle gelebilir. Listede model kodu yarım ya da hatalı yazılmışsa kurulumcu sahada uyumsuz cihazla karşılaşır.

Düzensiz katalog üç somut sonuç doğurur: yanlış model sipariş edilir, iade ve değişim yükü artar, ürün arama motorlarında ve pazar yerinde bulunamaz. Aynı ürün üç ayrı yazımla listelendiğinde stok da üç ayrı satıra bölünür ve toplam stok görünmez.

Katalogu düzenlemek bir kerelik bir iş değil, kurala bağlanmış bir alışkanlıktır. Aşağıdaki başlıklar, yeni ürün girerken uygulanacak kısa bir kontrol sırası olarak düşünülebilir.

Model kodu yazım standardı nasıl belirlenir?

Model kodu için tek kural, kodun üreticinin kendi yazdığı biçimde ve her yerde aynı şekilde girilmesidir. Üreticinin datasheetinde ya da kutusunda yazan kod esas alınır; toptancı kendi kısaltmasını veya sadeleştirilmiş halini model kodu alanına yazmaz.

Pratikte en sık görülen hatalar, aynı ürünün tire, boşluk ve harf büyüklüğü farkıyla ayrı kayıtlara dönüşmesidir. Bir arama kutusu “DS-2CD2143G2-I” ile “DS 2CD2143G2 I” yazımını farklı ürün sayabilir; kurulumcu da çoğu zaman hangisini araması gerektiğini bilemez.

• Tek yazım biçimi seçin: kodu üreticinin yazdığı gibi, büyük harfle ve tireleriyle girin; boşluk eklemeyin ya da kaldırmayın.
• Sonek farkını asla silmeyin: kodun sonundaki harf veya rakam grubu lens, ses girişi, bölge sürümü ya da gövde farkı gibi ayrı bir özelliği gösterebilir; anlamı üreticinin kendi adlandırma tablosunda yazar.
• Ürün adı ile model kodunu ayırın: “4 MP Bullet Kamera” ürün adıdır, model kodu değildir; ikisi ayrı alanlarda durmalıdır.
• Arama için ek yazımları ayrı alanda tutun: sık yapılan yazım hatalarını ve boşluklu halleri “arama etiketi” alanına koyun, ana model kodunu bozmayın.
• Sıfır ile O, bir ile I harflerini yan yana kontrol edin: elle yazılan listelerde en çok bu karışıklık görülür.
• Mükerrer kayıt taraması yapın: kodu tire, boşluk ve büyük-küçük harf farkı olmadan karşılaştıran basit bir kontrol aynı ürünün çift girilmesini yakalar.

Üretici part number ile iç stok kodu neden ayrı tutulur?

Üretici part number (model kodu), ürünün dünyadaki kimliğidir; iç stok kodu ise yalnızca toptancının deposu ve muhasebe programı için verdiği kısa referanstır. İkisi aynı alanda karıştırılırsa kod değişikliği, birleşme ya da yazılım geçişi sırasında bütün geçmiş bozulur.

Kural şudur: iç stok kodu hiç değişmez, anlam taşımaz ve ürünle birlikte yaşar; üretici model kodu ise üretici değiştirirse güncellenir. Bu ayrım sayesinde üretici bir ürünü yeni sonekle yeniden adlandırdığında depodaki raf adresi, maliyet geçmişi ve satış kayıtları aynı stok koduna bağlı kalır.

Aynı yapı tedarikçi koduna da uygulanır. Bir ürünün birden fazla ithalatçıdan ya da kaynaktan gelmesi mümkündür; her kaynağın kendi referansı ayrı bir alanda tutulur ve ürün kaydı çoğaltılmaz.

EAN/GTIN barkodu katalogda nasıl kullanılır?

GTIN (Global Trade Item Number), bir ticari ürüne verilen 8, 12, 13 veya 14 haneli uluslararası numaradır; EAN-13 ise GTIN-13 numarasını taşıyan barkod türüdür. Her ayrı ticari ürün ve her ayrı ambalaj düzeni kendi GTIN numarasını taşır; bu yüzden tekli kutu ile koli aynı numarayı taşımaz.

Katalogda GTIN, ürünün ikinci kimliği olarak ayrı bir alanda tutulur. Model kodu ürünü tanımlar, GTIN ise o ürünün belirli bir ambalajını tanımlar; depoda okutma, e-irsaliye eşleştirme ve pazar yeri yüklemelerinde bu numara kullanılır.

Son hane bir kontrol hanesidir ve mod 10 yöntemiyle hesaplanır. Pratik doğrulama için kontrol hanesi dışındaki rakamlar sağdan sola doğru sırayla 3 ve 1 ile çarpılır (en sağdaki rakam 3 ile), toplam bulunur ve toplamı bir üst onluğa tamamlayan sayı kontrol hanesidir. Elle girilen bir numaranın bu hesapla tutmaması, girişte yazım hatası olduğunu gösterir.

• GTIN alanı boş kalıyorsa uydurma numara girmeyin; numarayı kutudaki barkoddan okuyun ya da üreticiden isteyin.
• Sayısal olarak değil metin olarak saklayın: başındaki sıfır tablolama programlarında kaybolabilir.
• Koli ve adet GTIN’lerini ayrı kaydedin ve aralarındaki çarpanı (koli içi adet) yazın.
• Bir GTIN yalnızca bir ürüne ait olmalı; aynı numaranın iki farklı modelde görünmesi veri hatasıdır.

Marka, seri ve kategori hiyerarşisi nasıl kurulur?

Hiyerarşi, ürünün katalogda hangi markaya, hangi seriye ve hangi ürün grubuna bağlı olduğunu söyleyen üç katmanlı bir yapıdır. Kategori ağacı sade tutulur: kamera, kayıt cihazı (NVR/DVR), alarm, yangın, geçiş kontrol, kablo ve aksesuar gibi ana gruplar; bunların altında ise bullet, dome, PTZ gibi tür düzeyi yer alır.

Marka, kategoriden ayrı bir alan olarak girilir. Marka alanı serbest metin değil, önceden tanımlı bir listeden seçilir; böylece aynı marka iki farklı yazımla görünmez. Her marka kendi adıyla ayrı kalır; farklı markalar birbirinin kısaltması ya da alternatifi gibi gösterilmez.

Seri bilgisi de ayrı bir alandır. Üreticilerin seri adları çoğunlukla model kodunun ilk bölümünden anlaşılır; bu bölüm seri alanına işlenirse filtreleme çok kolaylaşır. Bir ürün yalnızca tek bir ana kategoriye bağlanır, ikinci bir görünüm gerekiyorsa etiketle çözülür.

Hangi teknik özellik alanları ayrı tutulmalı?

Teknik özellikler, açıklama metninin içine gömülmez; her biri ayrı, filtrelenebilir ve birimi belli bir alan olarak tutulur. Kurulumcu “4 MP, PoE’li, IP67 bullet kamera” diye arar; bu aramanın çalışması için her özelliğin kendi alanında olması gerekir.

Alanlar ürün grubuna göre değişir. Kamera için aşağıdaki liste temel alınabilir, kayıt cihazı ve alarm ürünleri için benzer bir şablon çıkarılır.

• Çözünürlük: megapiksel ve piksel cinsinden (ör. 4 MP, 2560×1440).
• Lens: odak uzaklığı mm olarak ve sabit ya da motorize ayrımı.
• Gece görüşü: IR mesafesi metre olarak; beyaz ışık ya da çift ışık özelliği ayrı işaretlenir.
• Sıkıştırma: H.265, H.264 ve üreticinin geliştirdiği türevler.
• Güç: 12 V DC ve/veya PoE; PoE için IEEE 802.3af (en çok 15,4 W), 802.3at (en çok 30 W) ya da 802.3bt sınıfı ayrıca yazılır.
• Koruma sınıfı: IP kodu IEC 60529 standardına dayanır; ilk rakam katı cisim ve toza, ikinci rakam suya karşı korumayı gösterir (IP66 toza tam, güçlü su jetine karşı; IP67 toza tam, 1 m’ye kadar daldırmaya karşı korumalıdır). Darbe dayanımı IK koduyla, IEC 62262 esas alınarak yazılır.
• Ses, alarm girişi/çıkışı ve kart yuvası var mı: evet/hayır alanı olarak tutulur.
• ONVIF desteği: hangi profili desteklediği (S, G, T, M gibi video profilleri) yazılırsa kayıt cihazı ve üçüncü taraf yazılım uyumu kolaylaşır.
• Çalışma sıcaklığı, ağırlık ve ölçü ile kutu içeriği.

Datasheet ve kılavuz PDF’leri nasıl bağlanır, sürümleri nasıl izlenir?

Datasheet, üreticinin ürün için yayımladığı teknik özellik belgesidir ve katalogdaki her bilginin dayanağıdır. Doğru kaynak, üreticinin kendi resmi sitesinin ürün ve indirme sayfalarıdır; üretici siteleri datasheet, kullanım kılavuzu, firmware ve hızlı kurulum belgelerini model koduyla ilişkilendirerek sunar.

Belgeyi ürün kaydına model koduyla bağlayın, dosyayı kopyalayıp başka yerde tutmak yerine mümkünse kaynağın adresini ve indirme tarihini saklayın. Aynı model için üretici belgeyi güncelleyebilir; bu yüzden belge adının yanında sürüm numarası ya da tarih bilgisi kayıt altına alınmalıdır.

Sürüm takibi için üç alan yeterlidir: belge türü (datasheet, kılavuz, hızlı kurulum, firmware notu), belgenin sürümü ya da yayın tarihi, kaynağa son bakış tarihi. Yeni parti geldiğinde bu tarih eskiyse belge kontrol edilir.

• Her ürün kaydında en az bir datasheet bulunsun; yoksa kayıt “belge eksik” olarak işaretlensin.
• Dosya adlarını model koduyla başlatın ve tutarlı yazın.
• Farklı bölge ya da donanım sürümü varsa her biri için ayrı belgeyi eşleyin.
• Teknik alanlarda belgeyle çelişki bulunursa belge esas alınır, katalog düzeltilir.

Ürün görseli: izin, telif ve çekim standardı

Ürün görseli, çoğu zaman telif hakkıyla korunan bir fotoğraf ya da çizimdir ve izinsiz kullanılmamalıdır. 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu’na göre bir eserin çoğaltılması ve ticaret mevkiine konulması (md. 22 ve 23) münhasıran eser sahibine aittir; bu nedenle üretici sitesinden alınan görselin kullanımı için üreticinin ya da yetkili kanalın yazılı izni veya yayımladığı kullanım koşulları aranır.

Birçok üretici, ürün görsellerini ortaklarına belirli koşullarla sunan medya ya da indirme alanları sağlar; koşullar markadan markaya değişir. Bu yüzden “internette bulduk” yaklaşımı yerine, izin kaydını görsel dosyasıyla birlikte saklamak güvenli yoldur. İzin yoksa en güvenli çözüm ürünü kendiniz çekmektir.

Kendi çektiğiniz fotoğraflar için de bir standart belirleyin; tutarlı görseller hem güven verir hem de pazar yeri yüklemelerinde sorun çıkarmaz.

• Beyaz ya da nötr zeminde, ürünü ortalayan ve kenarları kesmeyen çekim yapın.
• Her ürün için en az üç görsel: ön, yan/arka bağlantı yüzü ve kutu ya da kutu içeriği.
• Kare oran (1:1) ve en az 1000 piksel kenar uzunluğu gibi tek bir ölçü belirleyin; web için ayrıca küçük sürüm üretin.
• Dosya adına model kodunu yazın ve görsele açıklayıcı alternatif metin ekleyin; arama motorları bunu okur.
• Başka bir sitenin filigranlı ya da logolu görselini kullanmayın.
• İzin kaynağını (belge, e-posta ya da kullanım koşulları sayfası) görsel kaydına not edin.

Eşdeğer, ikame ve EOL ürünler katalogda nasıl işlenir?

EOL (end of life), üreticinin bir modelin üretimini veya satışını sonlandırdığı durumdur ve EOL ürün katalogdan silinmez, durumu işaretlenir. Silinen ürün, geçmiş siparişleri, garanti taleplerini ve arama motorundaki sayfayı bozar; kurulumcu da eski sistemine ekleme yapmak için aynı modeli aradığında hiçbir şey bulamaz.

EOL işlenirken ürün durumu “satıştan kalktı” olarak değiştirilir, kalan stok varsa açıkça yazılır ve ürün sayfasından üreticinin önerdiği halefe ya da uygun ikameye bağlantı verilir. Böylece eski model aranırken kurulumcu doğru yönlendirilir.

Eşdeğer ve ikame eşlemesi, iki ürünün teknik alanlarının karşılaştırılmasıyla yapılır; tahminle değil. Her eşleme için hangi özelliğin aynı, hangisinin farklı olduğu not edilir. Çünkü aynı çözünürlükte bir kamerada lens, PoE sınıfı ya da gövde ölçüsü değişebilir ve bu fark, mevcut montajı etkiler.

• Durum alanı: aktif, stok bitince kalkacak, EOL, yerine yenisi var gibi sabit değerler kullanın.
• İkame ilişkisini yönlü kurun: eski ürün yeni ürüne bağlansın; farklar belgelenmeden “birebir eşdeğer” denmesin.
• Uyumsuzlukları açıkça yazın: bağlantı tipi, güç, kablo ve montaj tabanı gibi farklar.
• EOL ürünlerin datasheet ve kılavuzlarını arşivde tutun; sahadaki eski sistemlerin bakımı için gerekir.

Bayifi’de katalog düzeni nerede işe yarar?

Düzenli katalog verisi, toptancının ürünlerinin Bayifi üzerinde de doğru eşleşmesine yardımcı olur. Toptancıların stoklu ürünleri Bayifi pazarında listelenir; model kodu temiz olan ürün kurulumcunun talebiyle daha kolay eşleşir. Marka bazlı gezinmek için markalar sayfasına bakılabilir.

Stok listesini kurulumcuyla paylaşma yöntemleri için online stok listesi rehberine, web sitesi ve aranabilirlik tarafı için ürün sayfası ve B2B aranabilirlik yazısına göz atabilirsiniz. Marka sayfalarından örnek olarak Hikvision ve Dahua ürün gruplarına ulaşılır. Firmanızı kaydetmek için kaydol sayfası kullanılır.