Alarm Sistemi Teslim Tutanağı ve Müşteri Eğitimi: Kurulumcu İçin Teslim Günü Kontrol Listesi

Alarm sistemi teslim tutanağı nedir ve neden yazılı tutulur?

Teslim tutanağı, kurulum işinin bittiği anı ve o andaki sistem durumunu belgeleyen, iki tarafın imzaladığı kayıttır. Kurulum adımlarından ayrı bir konudur: kablo çekimi, montaj ve panel programlama bitmiştir; burada cevaplanan soru, sistemin gerçekten çalıştığının ve müşterinin onu kullanabildiğinin nasıl kanıtlanacağıdır.

Yazılı kayıt olmadığında üç tartışma sık yaşanır: bir dedektörün teslim anında çalışıp çalışmadığı, müşteriye hangi kodların verildiği ve yanlış alarmın kullanım hatasından mı yoksa kurulumdan mı kaynaklandığı. Tutanak bu üç soruya tarihli ve imzalı cevap verir.

Tutanağın yasal bir şekil şartı olup olmadığını doğrulayın. Genel bir zorunluluk bulunmasa bile sigorta poliçesi, kurumsal müşteri sözleşmesi, ihale şartnamesi veya izleme merkezi aboneliği teslim belgesi isteyebilir; böyle bir talep varsa tutanağı o belgenin içeriğine göre uyarlayın.

Teslim günü her dedektör ve cihaz için test yapılır

Teslimden önce her dedektör, siren ve haberleşme yolu tek tek denenir ve sonuç cihaz cihaz tutanağa işlenir. EN 50131-1 standardı kurulu sistemin performans gereksinimlerini tanımlar; tasarım, planlama, kurulum, işletme ve bakım gereksinimlerini kapsamadığını kendi kapsam maddesinde belirtir. Bu nedenle teslim testinin içeriğini kurulumcunun prosedürü ve müşteriyle yapılan sözleşme belirler.

Hareket dedektöründe yürüme testi, korunan alanda gerçek bir kişinin izleyeceği yoldan yürüyüp her bölgenin tetiklendiğini görmektir. Ajax MotionProtect kılavuzu, dedektörün 5 denemenin 5'inde tepki vermemesi halinde cihazın yerini veya hassasiyetini değiştirmeyi önerir; bu ilkeyi her markada uygulayabilirsiniz: tek denemeyle geçti yazmayın. Yerleşim kaynaklı kör noktalar için hareket dedektörü yerleşim hataları yazısına bakılabilir.

• Manyetik kontaklar: kapı veya pencere açılınca bölgenin panelde ve uygulamada açıldığını, kapanınca normale döndüğünü görün.
• Hareket dedektörleri: her dedektör için birden çok yürüme geçişi yapın, mesafe sınırında ve kör nokta şüphesi olan yerde deneyin, sonucu bölge adıyla yazın.
• Kablosuz cihazlar: sinyal gücü testini son montaj noktasında yapın. Ajax kılavuzları 2–3 çubuğu hedefler; 1 veya 0 çubukta kararlı çalışma garanti edilmez.
• Siren: iç ve dış sirenin çalma süresini, ses seviyesini ve susturma işlemini müşterinin duyacağı biçimde deneyin; çevreyi önceden haberdar edin.
• Sabotaj (tamper) anahtarları: kapak açılınca sabotaj olayının panele düştüğünü doğrulayın.
• GSM/IP yolu: panelin internet ve hücresel hattan olayı ayrı ayrı gönderdiğini deneyin; birini devre dışı bırakıp yedeğin devreye girdiğini görün.
• Yedek akü: şebekeyi keserek panelin aküyle çalıştığını, şebeke dönünce uyarının temizlendiğini kaydedin.

İzleme merkezi sinyal testi: olay merkeze gerçekten ulaşıyor mu?

Müşteri izleme merkezine abone ise panelin merkeze olay gönderdiği teslim gününde operatörle birlikte doğrulanır. Panel ekranında gönderildi yazması yetmez; olayın merkez ekranında doğru müşteri kodu ve bölge adıyla belirdiğini operatörün ağzından duymak gerekir.

Sıra şudur: önce merkezi arayıp test yapılacağını bildirin ki gerçek müdahale başlamasın; sonra kurma, kaldırma, panik, sabotaj ve periyodik test sinyallerini sırayla gönderin; sonunda merkezden test modunu kapatmasını isteyin. Abonelik ve panel programlama için izleme merkezine bağlanma rehberi, çağrı listesi ve doğrulama şifresi için yanlış alarm müdahale akışı yazısı kullanılabilir.

Merkez bağlantısı olmayan yerel alarmlarda bu bölüm tutanakta açıkça iptal edilir: sistem yalnızca siren ve bildirim verir, müdahale hizmeti yoktur. Müşterinin bunu anladığı imzalı bir cümleyle kaydedilmelidir.

Kullanıcı kodları ve teknik kodun devri

Teslimde müşteriye ana kullanıcı kodu verilir ve fabrika varsayılan kodları değiştirilir; varsayılan kodlar üretici kılavuzlarında herkesin ulaşabileceği bilgilerdir. Her kullanıcıya ayrı kod tanımlamak, olay kaydında kimin kurup kaldırdığının görülmesini sağlar.

Teknik (kurulumcu) kodunu kendinizde saklayıp saklamayacağınız bir iş kararıdır ve tutanağa yazılmalıdır. Saklarsanız müşteri servis ayarlarına yanlışlıkla müdahale edemez, ama müşteri başka bir firmaya geçmek istediğinde erişim konusunda anlaşmazlık çıkabilir. Müşteriye devrederseniz yanlış ayar ve garanti dışı arıza riski artar. Hangi yolu seçerseniz seçin, kodun kimde olduğu ve ne zaman devredileceği yazılı olsun.

Uzaktan servis erişimi yapacaksanız bunu müşterinin bilgisi ve izniyle yürütmek, erişimleri kayda geçirmek ve müşteriye bildirmek gerekir; bu kısım kişisel veri işleme kapsamına girebileceğinden hukuki dayanağı doğrulayın.

• Ana kullanıcı kodu: müşteriye yüz yüze iletilir, e-postayla düz metin olarak gönderilmez.
• Ek kullanıcı kodları: aile bireyleri, temizlik personeli veya çalışanlar için ayrı kod, gerekirse zaman kısıtlı olarak tanımlanır.
• Zorlama kodu: panel destekliyorsa müşteriye anlatılır; ayrıntılar için zorlama (duress) kodu rehberi okunabilir.
• Teknik kod: kimde kaldığı, devir koşulu ve uzaktan erişim izni tutanakta yazılı olur.
• Varsayılan kodların değiştirildiği tutanağa işlenir; kodların kendisi tutanağa yazılmaz.

Müşteriye bire bir eğitim: kurma, kaldırma, gece ve kısmi modlar

Eğitim, müşterinin modları kendi eliyle yapmasıyla biter; kurulumcunun gösterip geçmesi eğitim sayılmaz. Her mod için müşteri en az bir kez kendisi kurar, kaldırır ve sonucu panelde okur; bu uygulama tutanakta eğitim verildi satırıyla onaylanır.

Terimler panel markasına göre değişir, ancak mantık aynıdır: tam kurma tüm bölgeleri korur ve evden çıkarken kullanılır; gece veya içeride kalma modu iç hareket dedektörlerini devre dışı bırakıp çevre kontaklarını açık tutar; kısmi kurma ise belirli bölge gruplarını korur. Müşteri hangi bölgenin hangi modda aktif olduğunu bilmiyorsa yanlış alarmın büyük kısmı buradan doğar.

• Giriş ve çıkış gecikmesi: kaç saniye olduğu, bu sürede neyin yapılacağı gösterilir.
• Tam kurma ve kaldırma: müşteri kapıdan çıkarken kurar, girişte süre bitmeden kaldırır.
• Gece veya kısmi mod: hangi odaların korunduğu, hangilerinin serbest olduğu haritada gösterilir.
• Bölge bypass: arızalı veya kapalı bırakılmış bölgenin sistemde nasıl görüneceği anlatılır.
• Panik düğmesi: kimin, ne zaman ve hangi sonuçla kullanacağı açıklanır.
• Kilitlenme: yanlış kod girişinde tuş takımının kilitlenebileceği ve bekleme süresi sonunda ya da teknik kodla açılacağı anlatılır; süre panele göre değişir.

Uygulama kurulumu, bildirim izni, evcil hayvan ve çocuk senaryoları

Uygulama müşterinin telefonunda kurulur, giriş yapılır ve bildirim izni birlikte verilir; bildirim izni açık olmayan telefon alarmı hiç göstermeyebilir. Telefonun pil tasarrufu ayarlarının uygulamayı kısıtlamadığını da teslim anında kontrol edin. Bildirim gecikmelerinin nedenleri için push, SMS ve arama gecikmesi yazısı ayrıntılıdır.

Evcil hayvan senaryosunda dedektörün sınırları müşteriye açıkça söylenir. Örneğin Ajax MotionProtect kılavuzuna göre dedektör doğru kurulum ve ayarla 50 cm yüksekliğe ve 20 kg'a kadar hayvanları yok sayabilir, 2,4 m yükseklikte montajı önerilir; dedektörün altına çıkabilen bir hayvan yanlış alarma yol açar. Kılavuz değerleri modele göre değiştiği için kullandığınız cihazın belgesini doğrulayın.

Çocuk senaryosunda amaç, çocuğun panik düğmesine basması, kod denemesi yapması veya gece kalkıp dedektöre girmesi gibi durumları önceden planlamaktır. Çocuğa kod verilecekse ayrı kod tanımlanır ve kısmi mod kullanımı öğretilir; çocuk odası gece modunda içeride bırakılacak bölgeye alınır.

Yanlış alarm sonrası ilk adım ve müşteri sorumluluk metni

Yanlış alarmda ilk adım sireni kullanıcı koduyla kaldırarak susturmak, sonra neyin tetiklediğini olay kaydından okumaktır; izleme merkezi varsa merkez aradığında doğrulama şifresi söylenerek müdahale iptal edilir. Müşteri, sireni susturmak için panelin elektriğini veya aküsünü sökmeye çalışmamalıdır; bu hem sabotaj olayı oluşturabilir hem de sistemi korumasız bırakır.

Müşteri sorumluluk metni kısa ve anlaşılır olmalıdır. Müşterinin yükümlülükleri tipik olarak şunlardır: kodları gizli tutmak, çağrı listesindeki telefon numaralarını güncel tutmak, dedektörlerin önüne eşya koymamak, sistemi gerekli zamanlarda kurmak ve arızayı fark edince bildirmek. Çağrı listesine yazılan kişilerin kişisel verileri de işlendiğinden, bu kişilere aydınlatma yapılması gerekir; 6698 sayılı KVKK madde 10, aydınlatmanın veriler elde edilirken yapılmasını ve veri sorumlusunun kimliği, işleme amacı, aktarım, toplama yöntemi ile hukuki sebep ve ilgili kişi haklarını içermesini ister.

Kurulumcunun yükümlülükleri de aynı metinde yer alır: tesliminde sistemin çalışır olduğu beyanı, eğitim verildiği, servis iletişim bilgisi ve yanıt süresi. Sorumluluğu sınırlayan ifadelerin tüketici mevzuatı ve sözleşme hukuku bakımından geçerliliğini hukukçuyla doğrulayın.

İmzalı teslim tutanağında bulunması gereken alanlar ve garanti koşulları

İyi bir teslim tutanağı tek sayfayı geçmez ve her satırı işaretlenebilir, imzalanabilir olur. Garanti kısmında şu çerçeve bilinmelidir: 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun'un 56. maddesine göre garanti süresi malın teslim tarihinden başlar ve en az iki yıldır; garanti belgesini üretici ve ithalatçı düzenler, belgenin doldurulup tüketiciye verilmesinden satıcı sorumludur. Alıcı tüketici değil ticari işletme ise hükümlerin aynen uygulanıp uygulanmadığını doğrulayın.

Kurulum işçiliği için verilen garanti ayrıdır ve sözleşmede süresiyle, kapsamıyla yazılmalıdır. Üretici garantisini cihaz seri numaraları, kurulum işçiliği garantisini ise iş sözleşmesi belirler; ikisini tutanakta ayrı satırlar halinde belirtmek karışıklığı önler.

• Müşteri adı, adres, teslim tarihi ve kurulumcu firma bilgileri.
• Cihaz listesi: panel, dedektörler, sirenler, tuş takımı, haberleşme modülü; marka, model ve seri numaraları.
• Test sonuçları: her bölge için yürüme testi, siren, GSM/IP, akü ve izleme merkezi testi geçti işareti.
• Kod devri: ana kodun teslim edildiği, varsayılan kodların değiştirildiği, teknik kodun kimde kaldığı.
• Eğitim onayı: kurma, kaldırma, gece, kısmi mod ve uygulama bildirimi müşteri tarafından denendi.
• Garanti ve servis: başlangıç tarihi, süre, kapsam dışı durumlar (darbe, su, elektrik dalgalanması, yetkisiz müdahale), servis çağrı yolu ve yanıt süresi.
• Müşteri sorumluluk metni ve KVKK aydınlatma bilgisi.
• Her iki tarafın adı, tarihi ve imzası; bir nüsha müşteride, bir nüsha kurulumcuda.

Bayifi bu süreçte nerede yer alır?

Bayifi, güvenlik sektöründe kurulumcu ve toptancıları buluşturan bir B2B pazar yeri ve il il firma dizinidir. Teslim kontrol listesi için gerekli alarm paneli, dedektör ve siren gibi ürünlerin toptancılardaki anlık stoklarını pazar bölümünde karşılaştırabilir, bölgenizdeki firmaları bayiler dizininde bulabilirsiniz.

Firmanızı dizine eklemek ve toptancılardan teklif almak için kaydol sayfasını kullanabilirsiniz.